出勤簿の保存方法について

デジタル媒体

人事情報システムの媒体は定期的に更新情報をバックアップする必要があるでしょう。
その前提で、紙媒体ではなく、デジタル媒体でもよいと考えられます。

投稿日：2010/12/10 19:29　ID：QA-0024318

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

出勤簿等労働関係に関する重要な書類の保存につきましては、データベースでの保存が行政通達上で認められるところとなりました（平成17.03.31基発第0331014号）。

また通達上では、労基署の臨検等の際、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ写しを提出できるシステムとなっていることが義務付けられていますので、こうした条件を満たしていれば通常問題はございません。

投稿日：2010/12/10 20:59　ID：QA-0024322

相談者より

投稿日：2010/12/10 20:59　ID：QA-0041840参考になった

回答いたします。

出勤簿は労働基準法第109条における労働関係に関する重要な書類に該当し、３年間の保存が義務付けられています。パソコン等で保存する場合は次の要件を満たす必要があります。
1） 法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
2） 労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
3） 誤って消去されないこと。
4） 長期にわたって保存できること
1については各事業毎に画面表示、印字するための装置を備え付ける措置を講じる必要があります。

保存の形態に関しては印刷できるデータとしての保存ではなく、印刷したデータの保存（帳票のＰＤＦ形式もしくはＥＸＣＥＬ形式による保存）が良いのではないかと思います。

誤ってデータを消去、データの改ざん防止、導入システム変更後も継続して保存が可能であるといった効果が見込める事が理由です。

投稿日：2010/12/13 08:33　ID：QA-0024325

相談者より

投稿日：2010/12/13 08:33　ID：QA-0041843大変参考になった