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内定通知書を出すタイミング

お世話になっております。

新卒採用において最終面接合格者に内定通知をしたいのですが、その際学生やその家族が安心できるよう、通知書を作成すべきと聞きました。そこで伺いたいのですが、通知書とは入社意思の確認前に、弊社の意思表示として内定者全員に渡すものですか？

それとも内定を伝え、入社意思を示した(＝承諾書に署名した)者にのみ渡すものでしょうか？

それとも内定式までそういった通知書は渡さないものなのでしょうか？

恐れ入りますがお答えいただければ幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。

投稿日：2009/05/11 18:46　ID：QA-0016007

新卒採用

*****さん: 栃木県／マスコミ関連（企業規模 1～5人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

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内定手続きの順番

内定書の目的ですが、
＞学生やその家族が安心できるよう、通知書を作成すべきと
ではありません。せっかくのご苦労の末獲得しようという御社の意向を固めるために、御社にとって絶対に欠かせない書類です。
ビジネスにおける「口約束」の意味の軽さ（法的意味とは異なります）からも、「内定書」書面による通知は候補人材「確保」に必須とお考えいただきたいと思います。

そのご認識の上タイミングを考えますと、御社が採用意思を固めた時点になります。採用意思を固めるということは、恐らく最低でも複数回の面接などで、学生と接しているはずですので、面接過程で意思確認をしているでしょう。
その回答に基づき、御社が採用の意向を固められましたなら、ただちに、遅滞なく、本人に「内定」を伝えて下さい。

ステップは以下のようになります。
①電話で本人に連絡。まずはその時点で口頭にて意思確認
②意思確認が取れたら内定書作成。確認のためメールを送る。
③内定書を作成し、押印の上郵送。
④本人から内定受諾の押印がされ、返送
（ちなみに③～④は相応の期間が置かれます）

採用したい意欲が高く、また逆にせっかく内定を出しても逃げられる恐れがあればあるほど、この一連のアクションには火急を要します。

上記ステップを進めるだけでなく、必ず並行して、狙った人材を逃さぬような戦略的フォローが必要になります。欲しい人材であればあるほど、このステップの正確さが求められますので、ぜひ上手くお運びいただくようお祈りいたします。

投稿日：2009/05/11 19:08　ID：QA-0016008

プロフェッショナルからの回答

この回答者の情報は非公開になりました

内定と内々定

さっそくありがとうございます。

＞一度来社してもらい細かく内定理由などを説明しようと思っています。
これは、上手く運ぶと非常に人材確保には効果があるかも知れません。しかし一方で、逆にプレッシャーとなり、辞退を招きかねない可能性もございますので、御社の業界ポジショニングや人気度等も勘案され、推進されることをお勧めいたします。

＞その来社時に内定通知書と承諾書を渡し、後日承諾書を返送してもらうということでも良いのでしょうか？
よろしいかと存じます。

当然
＞最終的には承諾書を郵送してこない内定者もいる
その可能性がございます。しかし一人の漏れもなく、内定者全員を入社に導けるのは、現実的には相当可能性は低いと思われます。取りこぼし、内定辞退は当然あるものとのご認識でお進めいただくのは一般的と考えます。

尚、「内定」ですが、これは経団連の２００７年１０月１６日倫理憲章で、経団連加盟企業にあっては、卒業・修了最終年度10/1以後に出すことになっています。御社が経団連加盟企業様であれば、そちらに従うかどうか、ご判断下さい。
現実的には非加盟企業で、早期に内定を出す例はかなりあると言えます。

しかし現実の採用活動はその１年近く前から動いておりますので、「内々定」という言葉を使います。ただし、法的には内々定であっても内定同様の拘束力と責任を、「企業側」に求められますので、御社におかれましては「内々定」であっても内定と同じお取り扱いをして下さい。

今年４月、こんな判決が出ました。
「昨年７月に内々定の通知を文書で受けたが、１０月２日の内定式前に急激な経営悪化から内々定を取り消しの文書を受けた学生に、福岡地裁は、その会社の内々定取消処分を違法と認定し、慰謝料などを含む解決金７５万円の支払を命じた」

このことからも「内々定」は内定と同じ扱いを受けますので、ご留意下さい。

投稿日：2009/05/11 19:44　ID：QA-0016010

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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