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年末調整等の個人情報の入った用紙の配り方について

お世話になっております。

年末調整等の個人情報の入った用紙はどのようにして配るのが正しいのでしょうか？

今までは扶養についての記載がある用紙（扶養控除等申告書）の上に何も記載していない（保険料控除申告書と基礎控除申告書）を重ねて、個人情報が見えないようにして、社員の名前を付けたクリアファイルで渡していました。

この度、個人情報が見られる可能性があるということで1人の社員から指摘受けました。

やはり封書に入れて渡すべきなのでしょうか？
これまでこのやり方で何も問題がなかったので、どうしようか迷っています。

他の会社ではどのようにされているのか知りたいです。

投稿日：2024/11/13 15:47　ID：QA-0145524

労務・法務・安全衛生

なみこさん: 広島県／鉄鋼・金属製品・非鉄金属（企業規模 101～300人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、やはりクリアファイルではなく封書で渡されるのが望ましいものといえるでしょう。

重要な情報でもありますので、より慎重な措置を取られるべきといえます。

投稿日：2024/11/13 23:53　ID：QA-0145540

相談者より

ご回答ありがとうございます。
封書に入れて配るようにしたいと思います。

投稿日：2024/11/14 12:00　ID：QA-0145563大変参考になった

回答が参考になった 2件

人事会員からの回答

オフィスみらいさん: 大阪府／その他業種

個人情報に敏感な今の時代、クリアファイルにいれて渡すのは流石に避けたほうが賢明です。

これまでのやり方で問題がなかったというのはあくまで結果論、これからも今までどおりでいいとは、決して言い切れるものでもありません。

１人の社員からの指摘（少数意見）であっても、貴重な意見だと素直に受入れ、今後は封書にいれて渡してあげればいいでしょう。

投稿日：2024/11/14 10:04　ID：QA-0145555

相談者より

ご回答ありがとうございます。
封書に入れて配るようにしたいと思います。

投稿日：2024/11/14 12:00　ID：QA-0145562大変参考になった

回答が参考になった 2件

プロフェッショナルからの回答

齋藤公博: 表参道althing社労士事務所　代表社労士　コンサルタント　講師

詳細

中身が見えないように封筒に入れて渡すのがいいですね。

ウチのクライアントでは、個人情報が記載されたものは見えないようにしてレターケースに入れているようです。封筒に少しだけノリ付けをして開封しやすいようにしているようですよ。

投稿日：2024/11/14 15:09　ID：QA-0145572

回答が参考になった 4件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

個人情報

個人情報の書かれたものは密封が原則です。クリアファイルは避け、紙封筒で封をすれば良いと思います。

投稿日：2024/11/15 14:50　ID：QA-0145622

回答が参考になった 1件

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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