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出張旅費精算に関する疑問

長期の国内出張(130日を予定)社員が報告義務のため一旦会社に戻り旅費精算を行いました。30日分です。
[1,500円(日当)+7,500円(宿泊費)]×30日=270,000円です。ところが当人は、ホテルや旅館に宿泊せず、マンスリーマンションを130日分、300,000円(駐車場付)で個人契約していました。
このままでは、旅費精算は、130/30×270,000=1,117,000円程になり、300,000円を当然のことながら大きく上回ります。
 当社の旅費規定には、禁止行為と明記してはおりませんが事故でもあったことを考えると問題ありと考えます。
 このような場合、会社としてのとるべきスタンスを明確にしておきたいと考えます。本件につき、適切なアドバイスをお願い申し上げます。もし法的に違反であるのならば適用条項もご教示願います。

投稿日:2008/10/28 20:37 ID:QA-0014122

あーさん
愛知県/機械(企業規模 1001~3000人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談のような事例につきましては、出張の際における宿泊施設の指定及び費用の実費精算をしない限り常に発生する可能性があるものといえます。

元来出張に関する旅費・宿泊費に関しましては会社が任意に規定すべき内容ですので、明確な定めが無い限り実費との差額を浮かせる行為を違反行為として追求する事は出来ません。

仮に今回のような事例が容認出来ないということであれば、やはり事前に対策を講じなかった会社側の手落ちであるといえるでしょう。

今回の件は事後になりますので対応は難しいでしょうが、やはり宿泊場所や旅費に関して問題が生じないよう最初に触れた点につき決めておくことが重要といえます。

投稿日:2008/10/28 22:21 ID:QA-0014125

相談者より

 

投稿日:2008/10/28 22:21 ID:QA-0035597参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

長期出張旅費の部分期間の精算と宿泊長期コミット

■まず、[1,500円(日当)+7,500円(宿泊費)]/日というのが、御社の出張旅費規程に定めですね。出張が長期に亘ることを勘案して、より経済的な宿泊施設を選択することを明示的に義務化されてはいないと思いますが、130日にも亘る期間、会社の承認なしに、個人名義で契約することは、明らかに良識の範囲を逸脱しています。出張期間の途中で、期間短縮の会社命令が出された場合、130日の残日数分の返還がされていなければ、当然個人リスクとするか、会社として不要な出費になります。
■次に、30日分の旅費清算の内容です。出張旅費は日当、宿泊費など定額規定化されていても、その本質は実費経費です。今回の事例では、[1,500円=日当 + 300,000円/130(日)=1泊の宿泊費]×30日=《114,231円》というのが、本来支給すべき金額なのです。残りの 100日分は、未経過費用で今回の精算対象にはなりません。社員には、実費経費の節減に協力する義務があり、上記の清算金額は、その線に沿っていますが、これは結果に過ぎず、当該社員の《期待は別のところ》にあったのではないでしょうか?
■定額支給金額と実費の間に過大な乖離がある場合には、当然ながら、その差額は社員にとっての利益と認定され、給与所得としての課税対象とされます。定額化と非課税を両立させるためには、実費に近い、常識的な金額設定が必要になります。結論としては、会社規定に基づく 270,000円か、実費を反映した 1,117,000円のいずれかの支給に留めると共に、将来に向けて、実費の本質を踏まえ、関係規定の合理性を高めていかれることが課題だと思います。

投稿日:2008/10/29 10:23 ID:QA-0014128

相談者より

 

投稿日:2008/10/29 10:23 ID:QA-0035600大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

長期出張旅費の部分期間の精算と宿泊長期コミット(追記)

第二パラの精算式および精算金額は、明らかな宿泊費実費から、一歩譲っても、会社規定の《270,000円》以上の支給をする必要はありません。

投稿日:2008/10/29 10:31 ID:QA-0014130

相談者より

 

投稿日:2008/10/29 10:31 ID:QA-0035601あまり参考にならなかった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
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