職場のモヤモヤ解決図鑑【第37回】
目標設定に悩む部下にどう助言する？
目標管理の基礎知識と、成果を高める目標の立て方
自分のことだけ集中したくても、そうはいかないのが社会人。昔思い描いていた理想の社会人像より、ずいぶんあくせくしてない？ 働き方や人間関係に悩む皆さまに、問題解決のヒントをお送りします！
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山下 健悟（やました けんご）
関東圏のメーカー課長職45歳。20人ほど部下がいる。部下がもっと働きやすく、活躍できるチームを目指し、試行錯誤の日々。
山下さんは、部下と来期の目標設定のための面談を設けましたが、チームリーダーの天海さんもメンバーの大林さんも、どうやって目標を決めたらいいのか悩んでいるようです。チームや個人のパフォーマンスを引き出すために、上司はどのように目標設定に関わればいいのでしょうか。
そもそも目標管理とは
目標管理とは、一定期間ごとに達成すべき目標を設定することで、組織やチームメンバーそれぞれの自主的な行動を促すマネジメント手法です。本人の自主性や自己統制に重きが置かれています。適切な目標管理によって、メンバーのモチベーション向上や成果アップといった効果が期待できます。
目標に必要な3要素
目標管理を効果的に機能させるには、最初の目標設定が重要です。達成が現実的でない目標を立てたり、達成基準が曖昧だったりすると、本来のメリットを発揮できません。
適切な目標には、以下の3要素が必要です。
- 目標項目（何を達成するのか）
- 達成基準（どうなったら達成するのか）
- 達成方策（どのように達成するのか）
全ての要素がそろっていても、「評価する側」と「目標を課せられた本人」との間で目標に対する認識が一致していないと、目標設定後の実行や検証がうまく機能せず、形骸化してしまうこともあるので、注意が必要です。
目標のもたらす効果とポイント
目標を立てることで、各メンバーや組織に次の効果が期待できます。
- 業務を工夫して効率化を図るようになる
- 新たなスキルの習得や業務範囲を広げる挑戦を後押しする
- 一定期間ごとに振り返りを行うことで業務のPDCAサイクルが回り、個人の成長につながるほか、組織の目標達成への精度が高まる
メリットを得るには、「効果的な目標」である必要があります。効果的な目標とは、本人が受け入れられる範囲で、困難かつ明確な目標のこと。安易に達成できる目標や、無理難題と思われる目標は、モチベーションの低下など逆効果につながります。達成に向けて意欲を高め、行動を変化させるためには、本人の能力からわずかにストレッチしている目標を設定することがポイントです。
さらに目標には、数値で計れる基準を設けることが重要です。売上目標などがない間接部門でも、「働きやすい環境を整える」といった定性的目標ではなく、「有給取得率〇%向上」のように、達成基準を数値で設定する必要があります。
代表的な目標管理の手法
目標の設定方法や管理には、いくつかの手法があります。ここまで説明してきたMBO（Management by Objectives and Self Control）や、組織目標と連動した結果を注視するOKR（Objective and Key Result）など、同じ「目標を立てる」でも、適した業務や運用が異なります。
| MBO「目標管理」 | OKR「目標と主な結果」 | |
|---|---|---|
| 特徴 | 個々の従業員が業務内容等に合わせ目標を設定する | 組織や部署の「抽象的な目標」と連動し、求められる「定量的な結果」を設定する |
| メリット | 目標が個人の意向に沿っており、モチベーション向上につながる | 組織や部署の目標と一貫した個人目標の設計で、大きな目標達成にむけた活動がしやすくなる |
| デメリット | 適切な個々の目標設定や管理のため、マネジメントが必要 | 組織や部署の目標と一貫した個人目標の設計で、大きな目標達成にむけた活動がしやすくなる個人業務との関連性が薄くなる可能性がある |
- 【関連記事】
- MBO（目標管理）｜日本の人事部
- OKR｜日本の人事部
よくある課題と、効果的な目標設定のポイント
目標管理をうまく機能させる上では、「明確な目標」のほかに、「業務との関連性」や「本人にとっての達成可能性」も重要です。
よくある課題①目標が曖昧
「イメージの共有と基準の数値化」を行う
天海さんが掲げた「働きやすいチームづくり」という目標には、達成基準が「明確さに欠ける」「数値で測定できない」という問題があります。
「働きやすいチーム」と聞いて思い浮かべるイメージは、人によってさまざま。定性的な目標を立てる場合は、定義のすり合わせが重要です。
| 働きやすさの定義例 | 目指すべき状態をさらに具体化 |
|---|---|
| 定時で退社するチーム | 定時で退社する日は何日程度か。現状と比べてどの程度増やすのか。 |
| フォロー体制が整っているチーム | トラブルが起きたときの対応を想定するのか、欠勤など代替業務を想定するのか。 |
| コミュニケーションが活発なチーム | 業務上の情報共有のことか、日々の挨拶や雑談か。 |
このように「目指すべき状態」を具体化して上司と部下との間ですり合わせ、さらに「やるべきこと」を洗い出していきます。すると、達成基準が明確に見えてきます。「定時で退社する→現状の残業時間を50%カットする→そのためにするべきこと……」という流れで、目標項目→達成基準→達成方策と落とし込んでいくことが可能です。
よくある課題②目標が決まらない
「類型化した目標を参考」にする
個人の目標が決まらない部下に対しては、あらかじめ類型化した目標を参考に話し合う方法も効果的です。個人目標で採用されやすい内容を項目に分け、それをもとに本人の意向や業務内容に沿った目標を決定します。
| 業務の効率化 |
|
|---|---|
| 自己の能力向上 |
|
参考の目標があることで、すり合わせを行いやすくなります。また、組織のビジョンやミッションを伝えることも、部下が「自分が何をすべきか」を考える手助けとなります。
期初面談を有効に活用しよう
設定した目標に対する本人の納得度は、目標達成に向けた行動に影響を与えます。目標に対する意欲を確認したり、不満があれば聞き出したりする場としては、期初面談が有効です。
面談の際は傾聴の姿勢を大事に
目標設定時に行う期初面談では、部下と目標の細かい定義を共有するだけでなく、「この強みを伸ばしてほしい」などと期待感を伝えます。それにより、部下本人に目標達成への動機付けが生まれます。部下が目標への疑問や不安を口にしやすいよう、傾聴の姿勢を取ることも重要です。目標設定に本人が積極的に関与することで、目標管理が成長に結びつくでしょう。
【まとめ】
- 目標は、「目標項目（何を）」「達成水準（どこまで）」「達成方策（どのように）」の三つで成り立つ
- 目標管理を成果につなげるには、ややチャレンジングであり、明確かつ測定可能な目標を立てることが重要
- 定性的な目標設定には、イメージのすり合わせや数値への落とし込みが有効
後編では、目標管理でモチベーションが下がってしまった部下へのフォロー方法を取り上げます。
自分のことだけ集中したくても、そうはいかないのが社会人。働き方や人間関係に悩む皆さまに、問題解決のヒントをお送りします！
