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管理職への所属員家族情報公開

いつも拝見して参考にさせていただいております。
弊社では、社員管理のためにＷＥＢを利用して社員情報を管理職に公開しています。この度、公開内容の見直しを行い、会社に届出をしている社員の現住所、家族情報(家族氏名、続柄、年齢、同居有無）、連絡先情報（同居家族の内１名の氏名・電話番号、別居家族の内１名の氏名・続柄・電話番号）を新たに公開する予定で準備を進めていますが、役員の方から個人の家族に関する情報を公開することは問題のあるのではと指摘を受けました。社員とは毎年度、個人情報取扱い同意書を取り交わしをしていますが、取得した個人情報を社保手続き等に使用すると明記しているだけで管理職に公開するとは記載していません。この状態で人事情報を公開することに問題はありますでしょうか？
よろしくお願いいたします。

投稿日：2019/07/03 10:52　ID：QA-0085364

人事管理

okabaさん: 大阪府／情報処理・ソフトウェア（企業規模 501～1000人）

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本Q&Aは法的な助言・診断を行うものではなく、専門家による一般的な情報提供を目的としています。
回答内容の正確性・完全性を保証するものではなく、本情報の利用により生じたいかなる損害についても、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
具体的な事案については、必ずご自身の責任で弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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業務性

本人同意があったとしても、そもそも家族情報まで公開する正当事由があるかどうかです。
人事が緊急連絡先として非公開で情報を持っているような、正当な業務性が証明できるのであれば問題ないといえます。しかし一般的に、家族情報を公開する正当事由が考えにくいので、そのような情報を公開するのは避けるべきと考えます。本人同意も、後々トラブル時に同調圧力で強要されたと訴えられれば会社側が不利になる可能性があります。

投稿日：2019/07/03 11:50　ID：QA-0085367

相談者より

ご回答ありがとうございます。
組織運営を円滑にする情報として家族情報を捉えていました。家族構成を管理職(上司)が把握できると細かな配慮やコミュニケーションの増加など上司部下の関係作りに役立つとの考えです。
業務上の必要性を問われると確かにそこまでは無いと思いますので、家族情報の公開は取止めます。
ありがとうございました。

投稿日：2019/07/05 11:28　ID：QA-0085445大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、個人情報取り扱いの同意書に定められていない内容であれば、原則として公開する事は認められないものといえます。

従いまして、社会保険手続等の為に人事担当の管理職へ公開するのであれば問題ございませんが、単に管理職一般に公開するという事は現状では不可といえるでしょう。

但し、どうしても御社事情で公開運用されたい場合には、改めて当該情報に関わる利用目的及び通知先を明記された同意書を社員から取得される事で対応可能といえます。

投稿日：2019/07/03 17:46　ID：QA-0085387

相談者より

ご回答ありがとうございます。
家族構成を管理職(上司)が把握できると細かな配慮やコミュニケーションの増加など上司部下の関係作りに役立つ有益な情報と考え、公開する予定でしたが、公開は問題有りとのことですので、公開情報からは省きます。
今後、社員から広く意見を聞きながら必要と判断できれば同意書内容に含めて(社員同意を得て)公開をしていきます。
ありがとうございました。

投稿日：2019/07/05 11:24　ID：QA-0085444大変参考になった

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