身上変更時の証憑添付の必要性について

身上変更時の提出証憑

▼ 以前は、戸籍謄本や住民票の提出が求められていましたが、現在は、個人情報保護の観点から、最低限の情報に留め置くべく、住民票記載事項証明書だけで、本籍地の記載も不要としている企業が多くなっていると認識しています。

投稿日：2018/12/26 21:13　ID：QA-0081283

相談者より

お忙しい中ご回答ありがとうございます。
個人情報を過大に収集しないよう見直してまいります。

投稿日：2018/12/28 16:47　ID：QA-0081318大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、虚偽申請の責任は従業員当人にございますが、使用者としましても極力そうした不正を防止されるように対応されるべきといえます。特に法令に基づく公的手続きについては重要な変更でもありますし、その際に変更確認の証明書類提出を依頼するのはむしろ当然といえるでしょう。

従いまして、公的手続きにおける変更の場合は、原則として住民票等の添付を求められるのが妥当と考えます。

投稿日：2018/12/27 17:55　ID：QA-0081293

相談者より

お返事ありがとうございます。
健康保険や財形などではなく、社内登録情報の更新においても当人の申請内容を「正」として登録するのはやはりリスクがありますでしょうか。（他の企業で、各人が住所変更等の登録を行うところもあると伺いました）

投稿日：2018/12/28 16:51　ID：QA-0081319大変参考になった

リスク

戸籍謄本は本件で必要な情報だけでなく、不必要案個人情報が入る恐れが高いことがリスクでしょう。（悪意善意での情報漏出リスク）目的からすれば住民票で十分であり、その程度の証明がないと確証を得られません。また伝票ではなく、証拠は人事管掌の責任者がアクセスできれば十分であって、回覧の必要はないのではないでしょうか。

投稿日：2018/12/28 01:10　ID：QA-0081303

相談者より

お忙しい中ありがとうございます。
今後電子申請化を目指していく上で、極力添付証憑を
なくし、経由地も無くそうと考えております。

投稿日：2018/12/28 16:52　ID：QA-0081320大変参考になった

再度お答えいたします

ご返事下さいまして感謝しております。

「健康保険や財形などではなく、社内登録情報の更新においても当人の申請内容を「正」として登録するのはやはりリスクがありますでしょうか。（他の企業で、各人が住所変更等の登録を行うところもあると伺いました）」
―　完全に社内だけで使用されるものであれば差支えございませんが、登録内容を社外や公的機関への申請等にも活用されるということでしたら、やはり住民票等の提出を求められ正しい情報把握をされておかれるべきといえます。

投稿日：2018/12/29 22:34　ID：QA-0081326