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社員名簿に貼る顔写真

いつもお世話になります。

当社では社員の入社時に社員名簿を作成しますが、会社名・部署名・入社日・名前・性別・生年月日・住所・最終学歴・職歴等を記載して貰い、顔写真を貼付して貰い、提出して貰っていますが、

支店監査の者より「事業所に監査に行った際、写真が貼付されていない社員がいたのですが、これは写真を貼付するよう指摘すべきですか?」と問合せがありました。

特に就業規則等に定めていないのですが、当社では何十年も前から入社時に社員名簿を作成し、写真を貼付して貰っており、社員名簿の用紙にも写真貼付欄があることから「写真を貼付してください。」と指摘しても問題ないのでしょうか?

それとも、写真を貼付して貰うのに「こういった理由で必要である。」と何か大義名分が必要になるのでしょうか?
自分自身で考えてみても、あまり思い浮かばないのですが、基本的には写真の提出というのは「本人確認」の要素が一番強いとは思いますが、社員名簿には上述のような住所・生年月日・・・等の個人情報が詰まっており、これらの情報と共に顔写真も持っておくことは、その人物のイメージを持ちやすいので、退職後、社員名簿は3年間の保存義務がありますが、何か問い合わせがあった際、社員名簿を見た時にその社員のことについて写真があると思い出しやすいですし、在職中も人事異動の際、異動先部署に社員名簿を送ると人物像が分かりやすかったり、社内で大役に大抜擢する人物の候補をピックアップし、役員に提出する際も顔写真があるとイメージが伝わりやすい場合もあるかと思います。

面接採用試験で写真付き履歴書を提出して貰ってはいますが、社員名簿(会社によっては労働者名簿という呼称)に写真を貼付している会社も多いかと思いますが、社員名簿に写真が必要な理由というのは通常はどういったものになるのでしょうか?

投稿日:2018/02/01 09:14 ID:QA-0074659

newyuiさん
神奈川県/その他業種(企業規模 31~50人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、社内名簿については重要な個人情報が記載されるものですので、個人情報保護法の適用対象となる文書となります。そして、従業員の写真も当然ながら個人情報に当たるものになります。

従いまして、たとえ何十年も前から慣例として作成されているものであっても、個人情報保護法が成立し施行されている今日では、従業員の同意なくして名簿への氏名や写真等の個人情報を掲載する事は出来ないものといえます。

通常であれば法施行に伴い個人情報収集や利用に関する定めが就業規則上で示され入社時において同意を得ていることになりますが、仮にそうした定めがなければ、個別に従業員から同意を得ない限り名簿への掲載自体を控える必要がございます。

投稿日:2018/02/01 10:03 ID:QA-0074661

相談者より

いつもお世話になります。
大変参考になりました。
ありがとうございました。

投稿日:2018/02/01 11:17 ID:QA-0074667大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

個人情報

個人情報とは、「個人を特定できる情報」を指します。ご提示の社員名簿は個人情報のかたまりであり、運用で間違いがあれば完全な個人情報流出という深刻な事態になります。まず法律の無かった過去からの慣習というのは流出や悪用時に何の説得材料にもなりませんので、即座に止めるべきでしょう。
企業や公務員で写真付きの一覧を作成している例はありますが、さすがに学歴のようなきわめてプライバシーの度合いが高い情報ではなく、業務の上で必要なものだけが載っています。氏名、部署、内線、メアドのように、必要な理由があるもの限定です。写真が業務上必要であるから貼付するのであって、その理由が不明である個人情報を強制的に掲載するのは非常に危険だと思います。

投稿日:2018/02/01 10:40 ID:QA-0074664

相談者より

いつもお世話になります。
大変参考になりました。
有難うございました。

投稿日:2018/02/01 11:26 ID:QA-0074668大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

顔写真の個人識別機能は時間経過と共に劣化。機能維持にはタイムリーなアップデートが必要

▼ 顔写真は伝統的な特定個人識別情報です。大義名分に就いて悩まれることはありません。
▼ 問題は、他のハード情報(氏名、性別、生年月日、学歴等々)に対し、時間の経過と共に目視レベルで被写体である本人容貌が経年変化し、個人識別機能が低下する点にあります。
▼ 卒業後入社した時点の顔写真の数十年後の定年時における個人識別機能は殆んど機能しません。機能させるには、少なくとも、10年程度毎に、直近のものにアップデートしなければ、「無いよりマシ」となり兼ねません。

投稿日:2018/02/01 11:51 ID:QA-0074672

相談者より

いつもお世話になります。
とても説得力のあるご説明ありがとうございました。
とても参考になりました。

投稿日:2018/02/01 12:04 ID:QA-0074673大変参考になった

回答が参考になった 0

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ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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