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入籍の事実を社内公表を拒む社員の対応

お世話になります。

入籍の事実を社内に公表をしないで欲しいという社員がおります。
この場合、あえて広く周知することはしませんが

緊急時の連絡先など、いざというときに入籍の事実をしらないと混乱し
正しい対処ができないと思いますので

少なくとも経営層や管理職には知らせる必要があると考えていますが、
個人情報保護法などに抵触するのでしょう？

投稿日：2016/11/02 19:38　ID：QA-0068032

人事管理

yy21さん: 神奈川県／その他メーカー（企業規模 101～300人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

以下を規定し、遵守すれば、個人情報保護法などには抵触しません。
・個人データは、権限を与えられた者のみが、業務遂行上必要な限りにおいて、取扱い、みだりに第三者に知らせないこと

・利用目的を特定すること
→○特定していると認められる例
　・人事労務管理に係わる諸手続（社会保険等）を行う際に、人事課職員がその目的のかぎりにおいて使用します。
　・ご家族等に氏名等は、法令に基づく各種手当の支給、本人に万一のことがあった場合の緊急連絡先として使用します。

→×特定が不十分とされる例
　・従業員情報を幅広く把握するため
　・当社の事業活動に必要なため

投稿日：2016/11/04 11:50　ID：QA-0068043

相談者より

ありがとうございました。

投稿日：2016/11/18 19:15　ID：QA-0068202大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、プライバシーに関わる事がらですので、少なくとも社内での公表は避けるべきといえます。

その一方で、緊急時の連絡先として電話番号等の情報取得が必要と思われる場合ですと、当人に事情を説明し当人の同意を得た上で取得されるのが妥当といえるでしょう。勿論、他に携帯電話等も含めて連絡先が一切無いような場合ですと業務上も支障が生じるのは明白ですので、そこまで慎重な手続きを採らずとも差し支えございません。

但し、連絡先さえきちんと管理者側で把握していれば、緊急の際に混乱するとは通常考え難いですので、人事管理上必要性を超えた情報詮索については避けるべきといえるでしょう。

投稿日：2016/11/04 20:30　ID：QA-0068050

相談者より

ご回答ありがとうございます。

実務的に以下のような疑問が残ります。

弊社の人事給与システムは、税や社会保険の手続き、給与振込名義等の基礎データで用いられるため、本名での登録をしており、旧姓を併記して管理する機能は持ち合わせておりません。

また、人事給与システムを基礎データとして組織図、昇格試験資格者の案内、永年勤続表彰者など社内に公表する従業員名を記載する文書はたくさんあります。
これら文書を作成するわざわざ「〇〇は本人希望があるから旧姓に書き換えて作成する」ということが会社として求められるのでしょうか？
仮に書き換えるにしても、書き換え漏れで本名が公表されることがあり、そうなった場合は、個人情報保護違反で会社が罰せられるのでしょうか？
人事担当が変わるたびに申し送り事項として引き継ぐべき業務なのでしょうか？

投稿日：2016/11/18 19:31　ID：QA-0068203大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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本人確認

婚姻などのプライバシーを公表したくないという人は実際おりますので、それを公開したり、職場で知られるようなことではなく、管理上必要な情報であれば必要最低限の範囲で共有することは個人情報取り扱いに叶います。当然ですがそれを漏えいしたりすれば重大な個人情報漏えいであることを取扱者「全員」が熟知していることが大前提です。本人には非常時の連絡方法などを聞き、例えば一切身寄りのない社員の場合同様、誰にどのようにするかは事前に話し合いの上決めておき、その範囲で管理上共有するのが現実的かと思います。

投稿日：2016/11/04 22:37　ID：QA-0068058

相談者より

ご回答ありがとうございます。

実務的に以下のような疑問が残ります。

弊社の人事給与システムは、税や社会保険の手続き、給与振込名義等の基礎データで用いられるため、本名での登録をしており、旧姓を併記して管理する機能は持ち合わせておりません。

また、人事給与システムを基礎データとして組織図、昇格試験資格者の案内、永年勤続表彰者など社内に公表する従業員名を記載する文書はたくさんあります。
これら文書を作成する際にわざわざ「〇〇は本人希望があるから旧姓に書き換えて作成する」ということが会社として求められるのでしょうか？
仮に書き換えるにしても、書き換え漏れで本名が公表されることがあり、そうなった場合は、個人情報保護違反で会社が罰せられるのでしょうか？
人事担当が変わるたびに申し送り事項として引き継ぐべき業務なのでしょうか？

投稿日：2016/11/18 19:32　ID：QA-0068204大変参考になった

回答が参考になった 0件

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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