個人情報保護法と社内報について

一般論

個人情報への関心の高まりとともに、社内報等でのプライバシー公開にもストップがかかりました。
ご指摘の現状のご対応のように、本人の意思確認を取っている限り問題は無いと思いますが、こうした環境下、社内報で公開する理由によると思います。

社員同士のコミュニケーションの一環とも考えられますが、特に本人以外の情報（訃報・婚姻・出産等）が絡むものは、例えば実例で申しますと、新生児の突然死が発生したものの、社内報の印刷のタイムラグで、配布時にはすでに死亡していたという例を見聞したことがあります。

特に業務上明確なモチベーション向上などのメリットがないようであれば、廃止、つまりはそもそも聞く必要もないのではないかと感じます。

正解はないと思いますが、一般的傾向でお話ししました。

投稿日：2010/10/12 22:16　ID：QA-0023333

「 慶弔届 」 の活用で、法の.ポイントもクリア

.
■ 社員の慶弔の社内報への掲載の是非に就いては、多くの企業内で、さまざまな議論と方針があるようです。議論が飛び交うのは結構ですが、組織としては、それなりの明確な取り扱いが必要です。その過程では、やはり、「 個人情報保護法 」 の精神を拠り所とすべきでしょう。回答者としては、次のように考えています。

■ 個人情報保護法で関連するのは、次の３点です。

① 個人情報の適正な取得 （ １７条 ）
② 利用目的の本人への明示と利用目的の範囲内での利用 （ １６条・１８条 ）
③ 本人の同意なく第三者提供 （ この場合は御社外の人 ） の禁止 （ ２３条 ）

■ 問題となるポイントごとには、次の通り、対応するべきだと思います。

① 書面等による情報が取得ですので、すでに出されている 「 慶弔届 」（案） によることが必要です。杓子定規という考えは捨てて戴かなくてはなりません。、
② 利用目的は、（ 慶弔金の支給は慶弔規程に明記 ） 「 社内報への掲載 」 に限定する旨を、「 慶弔届 」 に付記することで対応することができます。
③ 社内報を社員が自宅に持ち帰ることは問題ないでしょうが、本人の同意なく、取引先等の他社にも配布することは違法となります。

■ 然し、他方では、個人情報保護法も、締め付け一本ではなく、「 個人情報の 《 有用性に配慮 》 しつつ、個人の権利利益を保護する・・・」 （ １条 ） としていますので、社内報に掲載されてきた慣行があり、また、それによって社員間でのお祝いや、お悔みなどを通じたコミュニケーションが図られるとすれば、それなりの価値があるものと思います。

投稿日：2010/10/12 22:37　ID：QA-0023334

相談者より

投稿日：2010/10/12 22:37　ID：QA-0041411参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

御相談の件ですが、公開している企業では社内報に関する記載につきましても個人情報保護規程等において何らかの取り決めがなされている場合が多いでしょう。どのように定められているかは各社様々ですし、また中には取り決めが無いものの以前からの慣行としまして記載を行い続けている会社もあるものと思われます。

ただ個人情報保護に関わる件ですので、慣行があっても何の措置も採らずに公開するのはやはり問題であり、公開に関しては明確な同意を得ておくべきといえます。

その際、慶弔事案の発生毎に確認されるのでは手間も大変で現実的ではない為、公開の主旨及び記載内容について定めた上で説明の場を設け、事前に文書にて労働者の個別同意を取っておかれるとよいでしょう。

投稿日：2010/10/12 22:51　ID：QA-0023335

相談者より

投稿日：2010/10/12 22:51　ID：QA-0041412参考になった