オフィス移転時の交通費支給
10月17日に渋谷オフィスを退去し、10月20日から原宿に移転する予定です。
この際の交通費の取り扱いについてご相談です。
現在、定期代は社員ごとに 1ヶ月単位または6ヶ月単位で支給 しています。
・原宿が定期券の範囲内の場合（1ヶ月定期の方）は、そのまま利用し、次の購入時に新しい区間で申請いただくのが良いのか
・6ヶ月定期を購入済みの方については、払い戻しをお願いする対応が一般的なのか
・区間が異なる場合や、払い戻しによって一時的に社員が負担をするケースへの補助の仕方
などについて、一般的な人事実務上の対応を教えていただけますでしょうか。
投稿日：2025/08/21 09:06 ID：QA-0156915
- Kakaoさん
- 東京都／HRビジネス（企業規模 6～10人）
この相談に関連するQ&A
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
ご回答申し上げます。
ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
１．基本的な考え方
通勤交通費は「会社が指定する就業場所への通勤経路に必要な実費を支給する」というのが基本です。
勤務地変更により通勤経路が変わった場合、会社が指定する新しい勤務地に基づき、最適経路の交通費を再設定する必要があります。
２．1ヶ月定期利用者の扱い
移転日が近い場合は、今の定期券を使い切り、次の購入時に新しい区間で申請してもらうのが一般的です。
例：10月17日まで渋谷利用、17～20日は実費精算（ICカード利用分など）、11月からは原宿発着の定期を購入。
会社としては、数日分の「定期区間外の利用分」をICカード履歴などで確認して別途精算する運用が多いです。
３．6ヶ月定期利用者の扱い
すでに購入済みの場合は、定期券の払戻し＋新規購入が原則です。
JRや私鉄の規程に基づき「未使用期間分から手数料を差し引いて」払い戻しがされます。
実務上は「社員に払い戻し・新規購入をしてもらい、差額や手数料を会社が補填する」方法を取る企業が多いです。
留意点
払い戻し額＜新しい定期代 の場合、一時的に本人が追加で支払うことになるケースがあり、会社が立替精算（差額補助）する運用が望ましい。
払い戻し手続き自体は本人で行ってもらい、その領収証を提出 → 経理処理で補填 という流れが一般的です。
４．区間が異なる場合・一時的な負担への対応
原則：新しい勤務地を基準に「最短・最安経路」の定期代を会社が負担する。
一時的な社員の持ち出しが発生する場合は、以下のいずれかで調整可能です。
払い戻しと新規購入の差額・手数料は会社が補填する（社員に損をさせない）
払い戻しができないケース（特殊な割引定期など）の場合は、旧区間との差額を実費精算
５．まとめ（実務上の一般対応）
1ヶ月定期の方：そのまま使用 → 移転日以降の数日は実費精算 → 次回更新から新区間
6ヶ月定期の方：払い戻し＋新規購入 → 差額・手数料は会社が補填
社員負担が一時的に生じる場合：会社が立替や後日精算で対応
運用ルールを周知：事前に全社員へメール等で「対応フロー」を案内しておくのが重要
以上です。よろしくお願いいたします。
投稿日：2025/08/21 09:31 ID：QA-0156920
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、特に決まり事はございませんが、ポイントは従業員の不利益にならない（移転時に余分な費用負担が発生しない）ようにする事です。つまり、残り期間で定期をそのまま使われる場合には差額を計算して支払われる事が必要ですし、それ以外も個別の対応できちんと調整されるべきといえます。
多くは払い戻しでの対応になるでしょうが、利用する交通機関によってルールが異なる可能性もございますので、事前に各鉄道会社等に確認されるとよいでしょう。
投稿日：2025/08/21 09:37 ID：QA-0156922
プロフェッショナルからの回答
回答いたします
ご質問について、回答いたします。
まず、貴社の会社規程上の定めが規定されていれば、定めに従った対応を
とる必要がございます。
規定・精算ルールがないのであれば、今後、作成いただくことをお勧めを
いたしますが、本件ケースの場合は、以下が一般的かと思案いたします。
あくまで絶対ルールではございませんので、合理的な方法であればOKです。
｜・原宿が定期券の範囲内の場合（1ヶ月定期の方）は、そのまま利用し、
｜次の購入時に新しい区間で申請いただくのが良いのか
↓ ↓ ↓
上記の対応が一般的です。なお、区間が外れる場合は、今の定期券は途中解約
してもらい、残額を払い戻して、新しい区間で再度購入してもらうか対応が、
宜しいかと存じます。場合によっては、変更当月に限っては日割りのIC交通費
を支払うケースもございますので、ご検討ください。
｜・6ヶ月定期を購入済みの方については、払い戻しをお願いする対応が
｜一般的なのか
↓ ↓ ↓
仰る通り、6ヶ月定期の場合は、払い戻しと再購入が最適かと存じます。
6か月定期は長期間利用する前提で割引率が大きいため、そのままでは
通勤経路と異なる区間への支給となり、税務上も適正でなくなります。
｜・区間が異なる場合や、払い戻しによって一時的に社員が負担をするケース
｜への補助の仕方
↓ ↓ ↓
区間が全く異なる場合は、払い戻しと再購入が一般的ですが、
その際に生じる払い戻し手数料は会社負担とするケースが多いです。
また、社員負担を軽減する為の対応としては、以下が多いです。
・会社が新しい定期代を給与で前払いする
・社員が立替えた場合は速やかに精算する
投稿日：2025/08/21 09:45 ID：QA-0156928
プロフェッショナルからの回答
対応
会社がルール化することが原則ですので、もしそうしたルールがないのであれば、この機に作成すべきでしょう。
その際の方針はご提示内容で一般的扱いになっていると思います。
大原則は社員の不利にならないこと。手数料含めて、差損は会社が負担することが人事上の大原則です。社員のモチベーションに大きく影響しますのでご留意下さい。
投稿日：2025/08/21 11:11 ID：QA-0156942
プロフェッショナルからの回答
ご質問の件
移転は前から決まっていたでしょうから、
もう少し前に、アナウンスすべき事項です。
移転についてこれから、
アナウンスするのであれば、早急にアナウンスするとともに、
通勤手当規定が実費支給となっているのであれば、
現状確認して、従業員にとっては不利とならず、
会社にとっても経済的な方法を選択してください。
渋谷から原宿ですと、歩けない距離でもありませんが、
具体的な住所にあわせ、個別対応するしかないでしょう。
投稿日：2025/08/21 15:37 ID：QA-0156971
回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。
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