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退職者の個人情報について

こんにちは。

退職者から会社で貸与していたケータイ電話とノートPCのデータ消去証明書を提出してください。との依頼がありました。
恥ずかしながらデータ消去証明書というものが分からずネットで調べてみたところ、そもそも企業が外部業者にデータ消去と処分等を依頼する際にその業者に提出を依頼するものであり、会社から外部業者への情報漏洩防止の観点から必要なものとの解釈をしているのですが、会社から退職者へ発行する必要または義務はあるのでしょうか。
弊社では外部業者に依頼せず返却された時点で社内にてデータ削除・初期化等をしてケータイは番号変更後、ノートパソコンについては再キッティング後に別の社員へ渡しています。この点についても問題はないか、ご教示いただけますと幸いです。宜しくお願い致します。

投稿日:2023/12/08 13:42 ID:QA-0133562

りんごむらさん
大阪府/建設・設備・プラント(企業規模 101~300人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

個人情報保護法に消去証明書の発行義務などの条文はありません。

また、個人情報保護法第22条で、消去は義務ではなく、努力義務となってますし、
会社で貸与していたケータイ電話とノートPCというわけですから、
消去するかどうかは、会社が業務上の必要性で判断すればいいということになります。

さらに、
雇用管理上の保管義務の方が、一般法の個人情報保護法よりも優先されます。

投稿日:2023/12/08 15:33 ID:QA-0133567

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。
関連条文もご教示いただき大変参考になりました。

投稿日:2023/12/11 09:19 ID:QA-0133594大変参考になった

回答が参考になった 0

人事会員からの回答

オフィスみらいさん
大阪府/その他業種

ご認識のとおり、データ消去証明書はデータ消去と処分等を依頼した業者に対して提出を求めるものであって、それを退職者に発行する必要もなければ義務もありません。

そもそも、会社所有の携帯電話とノートパソコンを社員(退職者)に貸与していたわけですから、データを消去するか否かも会社の判断です。

後段の処理につきましても、本来自社でやればいいのであって、あえて外部業者に依頼する必要もありませんので、その運用で問題はありません。

投稿日:2023/12/09 07:13 ID:QA-0133572

相談者より

ご回答いただきありがとうございました。
データ消去証明書について退職者への発行義務も必要もないとのことで安心しました。
大変参考になりました。

投稿日:2023/12/11 09:22 ID:QA-0133595大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、使用者におきまして法的義務等はございませんので、発行されなくとも問題はないものといえるでしょう。

重要となるのは証明書発行といった形式的な事よりも、実際に情報漏洩がなされないような措置を採っておかれる事にあるものといえます。

投稿日:2023/12/09 22:57 ID:QA-0133578

相談者より

ご回答いただきありがとうございました。
情報漏洩対策についての措置も今後見直していきたいと思います。
大変参考になりました。

投稿日:2023/12/11 09:23 ID:QA-0133597大変参考になった

回答が参考になった 0

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