無料会員登録

日本の人事部への登録は45秒で完了！
※登録内容はマイページで確認・変更できます。

メール

※「@jinjibu.jp」からのメールが受信できるようにしてください。

人事書類の保管

タイトルの件でご相談させてください。
現在、在籍者（PDFと紙書類の混在）と今後の退職者（紙）の人事書類を、PDFで保管できないかを検討しております。目的はペーパーレスによるスペース確保と書類管理の工数削減です。
社内ネットワークやshrepoint、外部クラウドサービス等を想定していますが、適切な保管方法がわからず悩んでおります。人事書類のデータ保管で留意すべき点があれば、アドバイスを頂けませんでしょうか？
また、PDF化した場合の原本は破棄しても問題はないでしょうか？
※非正規社員分が対象です。全国で2万人を超える在籍者がおります。

どうぞよろしくお願いいたします。

投稿日：2022/05/27 09:57　ID：QA-0115490

人事管理

ハコエモンさん: 東京都／マーケティング・リサーチ・テレサービス（企業規模 10001人以上）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、電子保管につきましては、原則としまして人事労務関連の文書でも認められていますので、ＰＤＦ保管が可能といえます。

留意点としましては、求められた場合にはすぐに文書出力が可能な状態にされる事が挙げられます。そのような状況であれば、原本の破棄も可能といえるでしょう。他技術的な点につきましては、システム担当者にご確認されるとよいでしょう。

投稿日：2022/05/27 11:11　ID：QA-0115500

相談者より

ご回答ありがとうございました。人事書類のPDF保管は問題ないということで安心いたしました。早速、システム部門に相談いたします。

投稿日：2022/05/27 12:31　ID：QA-0115511大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

詳細

ご質問の件

データ保存の留意点としましては、以下、大きく３点あります。
・消えないように
・改ざんできないように
・すぐ出せるように

セキュリテイと、すぐプリントアウトできるようにすることです。
上記のことが担保できれば、原本は不要です。

投稿日：2022/05/27 11:34　ID：QA-0115503

相談者より

ポイントを分かりやすく教えて頂き、ありがとうございました。すぐにプリントアウトできる保管方法を検討して参ります。

投稿日：2022/05/27 12:32　ID：QA-0115512大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

対応

ペーパーレスのため、PDF管理は最も一般的方法と思います。
紙同様に必要時に取り出せるシステムであれば原本の代わりにも認められます。

一方でセキュリティは背反する課題となります。担当者不在の場合、システムダウンの場合など、トラブル時にも対応できる仕組みは、やはりプロのシステム担当者や専門会社を交えるのが無難ではないでしょうか。

投稿日：2022/05/27 11:38　ID：QA-0115504

相談者より

ご回答ありがとうございました。
セキュリティ上の課題がクリアできないと運用変更が難しいと感じております。まずは専門部署に確認をして進めてまいります。

投稿日：2022/05/27 12:36　ID：QA-0115513大変参考になった

回答が参考になった 0件

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

問題が解決していない方はこちら

この相談に関連するQ&Aを見る

無料・匿名で相談できます。
お気軽にご利用ください。
社労士などの専門家がお答えします。

新たに相談する

無料会員登録

無料会員登録

会員登録完了・ログイン

無料会員登録

会員登録完了・自動ログイン

会員登録済み