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給与計算を効率化するシステム活用のヒント
活用範囲とコストを検討し、導入効果を最大化するサービス選び

給与計算は正確性と効率が求められる業務であり、ミスが許されません。しかし、雇用形態や働き方が多様化している現在、給与計算にかかわる業務はますます煩雑さを増しています。そのため、給与計算業務の効率化を目指し、代行・アウトソーシングやシステムの導入に踏み切る企業が増えています。

ただし、自社の状況に適したサービスを選択できなければ、効率化はもとより、コスト面でのロスも発生してしまいます。『日本の人事部』では今回、システムやクラウドによる効率化に注目して外部サービス選び方のポイントをまとめました。おすすめサービスもあわせてご紹介します。

給与計算に外部サービスを導入する目的とメリット~企業が抱える三つの課題

給与計算では、勤怠データなどから総支給額を計算し、次に税金・保険料などの各種控除額を算出して手取り額を求め、全従業員に支払います。給与計算において企業が抱える課題は、以下の三つに整理できます。

【1】ミス
間違いがあると大きなトラブルに発展する可能性があるため、少しのミスも許されません。

【2】遅延
期限までに給与を支払わなければ、従業員との信頼関係を損なうなど、大きなトラブルが発生するかもしれません。また、年末調整や賞与計算の時期には、業務が集中して残業が増えやすくなります。給与計算業務を担当している従業員に個別の事情が発生するなどして業務が遅延した場合は、リスクが非常に大きくなります。

【3】高い専門性
給与計算には労務関連および法令の知識が必要となるため、ノウハウを有する人材の雇用や育成が必要です。また、頻繁に行われる法改正にも対応しなければなりません。

これらの課題を解決する有効な方法として注目されているのが、外部の専門会社に委託する給与計算代行・アウトソーシング、あるいは社内の業務効率化を図る給与計算システムの導入です。

ビジネス環境が目まぐるしく変化する現代において、社内リソースを適切に配分する「選択と集中」はますます重要になっています。正確かつスピーディーな運用を目指すとともに、生産性向上という観点からも給与計算業務の見直しが進んでいます。

給与計算を効率化する外部サービスの種類とメリット・デメリット

ここからは、給与計算を効率化するためのサービスについて紹介していきます。

外部サービスの三つの分類

給与計算を効率的に行うためのサービスは、大きく3種類に分けることができます。

一つ目は、代行会社に業務をアウトソーシングする給与計算代行サービス。二つ目は、給与計算のソフトウェアを購入するパッケージシステム。三つ目は近年増えている、インターネットを介して給与計算システムを利用するクラウド型のサービス。それぞれの特徴は以下の通りです。

【1】給与計算代行
計算の基礎となるデータを代行会社に送信し、労務関連の専門知識を持つ事業者が給与計算および付帯業務を代行します。対応業務の範囲は代行会社よって異なり、給与計算のみを代行するケースのほか、昇進・昇給を含めた人事データベース管理から対応しているケースなど、さまざまです。

【2】給与計算システム(パッケージシステム型)
ソフトウェアを購入し、自社のハードウェアにインストールして利用します。どのシステムも、最低限の機能を備えています。代表的なサービスに「やよいの給与計算」(弥生株式会社)などがあります。

  • 計算機能:基本機能として給与の自動計算ができる。社員、アルバイト・パートなど雇用形態に合わせて給与体系を設定することも可能。
  • 管理機能:各種台帳を一元管理できる機能を備えている(例:給与明細・給与内訳・賞与明細・賞与一覧・勤怠集計・振込データ・税金関連・社保関連・源泉徴収票など)

【3】給与計算システム(クラウド型)
クラウドにアクセスして利用します。利用料は月額プランのような定額制が多く、パッケージシステムとほぼ同等の計算機能・管理機能が使えます。サービス提供事業者によっては、クラウドのシステム提供にくわえ、代行業務もあわせて請け負うサービスを用意している場合もあるようです。「人事労務freee」(freee株式会社)、「マネーフォワードクラウド給与」(マネーフォワード株式会社)、「ジョブカン給与計算」(株式会社Donuts)などがあります。

現在、上記の基本機能にくわえて、勤怠管理システムと連携できるタイプなどさまざまな用途に対応する給与計算システムが多数提供されています。自社の課題に適したサービスを選ぶことが失敗を防ぐポイントです。

自社の課題とサービスの向き・不向き

給与計算の外部サービスを導入する場合はまず、代行・アウトソーシングにするのか、それともシステム活用によって内製の効率化を進めるのかを検討する必要があります。二つの方法のうち、どちらが自社に適しているかは現状の課題に照らし合わせて考えると失敗がありません。

課題に対する向き・不向きの傾向は、以下を参考にしてください。今回はこのうち、システム活用に注目して解説していきます。給与計算代行・アウトソーシングについてはこちら

▼自社が抱える課題とサービスの向き・不向き
自社が抱える課題
代行・アウトソーシングが適しているケース
  • 従業員数が多く、毎月の業務が煩雑になっている
  • 人事制度がまだ整っていないため、専門知識を持つ人材の支援が必要
  • 専門性を有する人材の雇用・育成が困難
  • 年末調整など特定の業務だけを効率化したい
システム活用が適しているケース
  • 就業規則が頻繁に変わるため、たびたび反映しなければならない
  • 社内にノウハウを蓄積しながら効率化を図りたい
  • 他の管理システムなどと連携して効率化を図りたい

各サービスのメリット・デメリット

自社に適したサービスを選択するには、まず提供される形態別にメリット・デメリットを理解しておく必要があります。以下を参考にしてください。

▼サービス形態別に見たメリット・デメリット
サービス メリット デメリット
パッケージシステム型
  • 人的ミスを防ぎ、正確かつスピーディーな計算・管理ができる
  • 煩雑な計算業務を効率化できるため、担当者のリソースをコア業務にあてられる
  • 社内にノウハウを蓄積できる
  • 勤怠管理システムなど各種システムと連携できるものもある
  • 設備投資など導入コストがかかる
  • 社内リソースを活用するため、運用する人員確保や教育が必要
  • 法改正があった場合、自社でバージョンアップなどの対応が必要
クラウド型
  • 導入コストがほぼかからない
  • 法改正があった場合、サービス提供側がアップデートする
  • 人的ミスを防ぎ、正確かつスピーディーな計算・管理ができる
  • 煩雑な計算業務を効率化できるため、担当者のリソースをコア業務にあてられる
  • 社内にノウハウを蓄積できる
  • 勤怠管理システムなど各種システムと連携できるものもある。
  • 月額プランなど運用コストがかかる
  • 社内リソースを活用するため、運用する人員や教育は必要
  • サービス提供側の都合でサービスが利用できなくなる可能性がある

外部サービスを選ぶときのポイント~自社の課題とサービスの向き・不向き

サービスを選ぶときのチェックポイント

次に、サービス内容を比較検討し、自社の用途にあったサービスを選択します。給与計算にかかわる業務は多岐にわたるため、どこまで対応する必要があるのか、費用面での最適化を図れるか、という観点から選ぶことがポイントになります。

▼サービスを選ぶときのチェックポイント
サービス 対応範囲 費用面
パッケージシステム型
  • 自動計算機能と管理機能でカバーされている項目を確認する
  • 法改正に伴うバージョンアップなどの対応を確認する
  • 各種システムやデータベースとの連携が可能か確認する
  • 導入コスト、保守・メンテナンスなどの運用コスト、バージョンアップする場合のコストなどを確認する
クラウド型
  • 自動計算機能と管理機能でカバーされている項目を確認する
  • 法改正に伴うアップデートなどの対応を確認する
  • 各種システムやデータベースとの連携が可能か確認する
  • セキュリティレベルについて確認する
  • 月額プランなどの定額制が多い。従業員数と照らし合わせ、費用対効果の観点から検討が必要

このほか、サポート体制についても事前に確認しておきましょう。

『日本の人事部』がおススメする「給与計算」のためのサービス

SuperStream-NX 人事給与ソリューション

タレント管理を実現する人材情報基盤 ・複雑な雇用形態に応じた柔軟な給与計算

●タレント管理による人材の有効活用/従業員の「あるべき姿(To Be)」と「今の姿(As Is)」という2つのスキル情報を蓄積することで、企業の人事戦略にもとづいた高度なタレント管理を実現します。

●自立型社員の育成/従業員が人事業務へ積極的に参加することで、従業員自身の意識改革を促し、自立型社員の育成を促進します。

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費用 250万円より
導入社数 約8000社 ※2017年6月累計実績
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 なし
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)既存システムとの連携対応

CViのSaaSアプリケーションシリーズ

○柔軟性に富んだCVi自社開発のSaaSアプリケーション ○高度なセキュリティ保護 ○日英バイリンガル対応

●高品質なサービスを、低コストで実現/CViのSaaSアプリケーションは、ご利用範囲に応じて課金される従量制です。ソフトウエア導入に費用をかけることなく、柔軟かつスピーディーな対応が可能です。

●高機能のSaaSアプリケーション/CViのSaaSアプリケーションには給与計算、就業管理、人事情報管理等のさまざまなシステムがあります。統合的または単一でも、ニーズにより使い分け可能です。

費用 -
導入社数 導入社数非公開
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 なし
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
対応分野 シフト勤怠管理退職金管理

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導入社数 導入社数非公開
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 なし
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 法改正対応既存システムとの連携対応
勤怠管理システム連携あり 勤怠管理システム連携あり

事前に操作性やアウトプットイメージを確認し、スムーズな運用を

給与計算は、法改正があればすぐに対応する必要があり、ミスがあってはならない重要な業務です。しかし、事業の利益に直接つながらない業務でもあるため、できる限り効率化し、生産性向上を目指したいものです。

効率化する方法には代行・アウトソーシングと、システムの活用とがあります。どちらが最適な選択かは自社が抱えている課題によって変わるため、慎重な判断が必要です。提供ベンダーによっては、事前に操作性やアウトプットイメージのデモンストレーションを用意しているところもあります。現場の従業員とのすり合わせを行い、実際に運用をスタートしてから困らないようにすることも大切です。


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