職場のモヤモヤ解決図鑑【第45回】
社内情報を整理し、生産性やパフォーマンスを上げる
「ナレッジマネジメント」を学ぼう

児玉さんのように、仕事に必要な資料や事例探しに時間がかかった経験がある人は少なくないのではないしょうか。テレワークなどにより顔を合わせずに働くことも一般的になった今、社内情報を整理し、「誰もが必要な資料をすぐに見つけられる」状態をつくることは、業務効率に大きく影響します。社内情報の整理で、何が必要かを考えてみましょう。

業務の「見える化」が必要な理由

「社内情報の整理」と聞いて、「自分のチームや部署は問題ない」と思う人もいるかもしれません。しかし、本当に「誰もが」「必要な情報を」「すぐに」取り出せる状態になっているでしょうか。

あなたが簡単に情報を見つけ出せるのは、会社情報を熟知しているからかもしれません。組織では、長く属している人ほど「暗黙知」が蓄積します。「あの人に聞けばわかりそう」「これは〇〇の過去事例だろう」「この資料は『○○』という名前で保存されていそう」などと、人や資料にひもづく情報が増えていくのです。

しかし、新たに入社した社員や他部署から異動してきた社員は、誰がどんな情報を持っているのか、どのような情報がどの場所にどんな形式で保存されているのかがわかりません。暗黙知のあるなしに関係なく、必要な情報にアクセスできる仕組みが「見える化」のカギとなります。

【理由その１】
不必要な時間を減らし効率化できる

見える化の効果を実感しやすいものに「業務の効率化」が挙げられます。何か探し物があるたびに、児玉さんのように時間をかけていては、他の業務に支障が出てしまいます。

キーワード一つで検索できる、あるいは求める資料へたどり着きやすいように整理されている状態であれば、短時間で情報にアクセスすることが可能です。すると、調べものに費やしていた時間を業務に回すことができ、生産性向上も期待できます。1回の検索時間は短くても、積み重なれば膨大な時間になります。小さな効率化が、大きな成果につながるのです。

【理由その２】
ナレッジの共有によりパフォーマンスアップ

見える化のもう一つの効用が、パフォーマンスの向上です。「共有」が新たな成果を生み出します。

たとえば、優秀な社員であるAさんの商談内容が、誰もがアクセスできるように可視化されていれば、他チームの社員であっても優れた営業の技術を学ぶことができます。こうして共有された資産は、社員のスキルとなり営業成績の向上につながります。

かつては現場や研修で人から人へ伝えられてきた情報を、見える化し共有することで、経営資産であるノウハウが組織内に蓄積していきます。

【参考】

見える化・可視化｜日本の人事部

ナレッジマネジメントとナレッジベース

このように個人の持っている情報（ナレッジ）を見える化し、共有して活用する仕組みを「ナレッジマネジメント」といいます。

情報過多の現代、優れたナレッジマネジメントは組織成長に欠かせない経営手法です。ナレッジマネジメントが機能している組織では、業務効率化や生産性向上のほか、イノベーションの創出、蓄積したノウハウの活用による組織活性化などの効果を期待できます。

【参考】

ナレッジマネジメント｜日本の人事部

テレワークでますます進む「ナレッジベース」

ナレッジマネジメントに欠かせないのが、情報をデータベース化し目的に応じて引き出す「ナレッジベース」です。

テレワークのように、離れた場所で働くことが当たり前になった今、情報を上手に蓄積し活用につなげるナレッジベースは、企業活動に欠かせないものとなりました。

ただし、ツールを導入するだけではナレッジベースは機能しません。従業員が進んでナレッジを提供できる仕掛けや、蓄積されたナレッジを活用につなげる仕組み作りが重要です。

情報整理で気を付けたいナレッジマネジメントの注意点

アクセスの簡便化だけでなく、情報の再利用と活用に気を配ってこそ、ナレッジマネジメントは機能します。

情報整理が「かけ声」で終わらないために

個々の社員が持つ暗黙知を、見える化し共有するプロジェクトは、時として「かけ声」だけで終わってしまいます。

情報整理には、労力も時間もかかります。そのため、初期のやる気が消えないよう、目的を明確にし、現場レベルに落とし込むことが重要です。

今回の児玉さんのケースであれば、営業資料の整理の目的を「営業事務業務の効率化のため」なのか、「提案活動に活用し、社員のパフォーマンス向上につなげるため」なのか、明確にする必要があるでしょう。目的に沿った情報整理の方法を検討しやすくなるからです。

メンバーが使いやすいナレッジとは

ナレッジマネジメントを考えるとき、社内には「情報発信・整理がメイン」の人と、「閲覧がメイン」の人がいます。掲載する情報の内容にもよりますが、多くの場合は、前者がマネジャーやリーダー、後者が現場メンバーになります。蓄積と活用のサイクルを回すには、情報発信・整理を主とするメンバーをしっかりと巻き込み、定期的に情報の追加や見直しをすることも大切です。

また、閲覧メインのメンバーにも、ナレッジベースの使い方をしっかりと説明する時間を取ることを忘れてはいけません。試験運用やリリース直後は、組織のアーリーアダプターに声をかけて、利用を広めてもらうのも一つの手です。

うまく機能しているナレッジベースは、管理者が随時ユーザーの声を取り入れて改善すると共に、活用事例などを頻繁に共有しています。作って終わりではなく、リリース後も定期的に発信や見直しを行い、メンバーの意見を反映しながらアップデートを重ねることで、「生きた」データベースを構築できるのです。