実務経験の証明書等の証明期限について
いつも大変お世話になっております。
さて、この時期になるといわゆる国家資格試験の関係で、退職者より実務経験証明書の作成を依頼される事が多々あります。
これらについては、請求があり次第遅滞なく作成していますが、先日、15年以上前の退職者より実務経験証明書の作成依頼を受けました。当社で使用している人事給与システムだけでは証明に必要な情報が得られず、大変難渋する事となりました。
当社でのシステムの問題ではありますが、今回よりもさらに前に退職された方からこの類の証明書作成を求められた場合、どこまで対応できるかという話が社内でも出ました。
法的に何年前に退職した者からであっても、証明書を作成する義務が事業所には求められるのでしょうか？よろしくご教示くださいますよう、お願い申し上げます。
投稿日：2014/08/20 18:39 ID：QA-0059934
- 着眼大局さん
- 静岡県／医療・福祉関連（企業規模 10001人以上）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、雇用に関する重要な文書の保管期限は労働基準法上で3年とされています。但し、通常であれば文面のような退職者からの照会に対応出来るよう5年～10年程度は保管されている場合が多いものといえます。
それでも、当事案のように15年以上も前となると対応が困難となる事も考えられます。その場合、逆に本人側で何らかの証拠となる記録等があれば示してもらうとよいでしょう。資格を生かして仕事をされてきた方であれば通常何らかのそうした記録を持っているはずといえます。会社でも本人側でも実務経験が確認できるものが一切無く当時の事情を知る者も見つからなければ、客観的な証明自体が不可能ですので証明書作成義務も当然ないものといえるでしょう。
投稿日：2014/08/21 20:10 ID：QA-0059941
相談者より
早々にご回答いただきましてありがとうございました。
投稿日：2014/08/22 09:48 ID：QA-0059949参考になった
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
法定保管期間を経過した記録を証明する義務はない
すべての会社が法定期間を超えて関係文書を保管されているとは限りません。 人事・給与関係では、 文書に依りますが、 高年齢者雇用関係書類 （ １０年 ） を除き、 法定期間は、 ３～７年です。 その辺の事情は、 公的機関ならよく承知しており、 所定報告書、 証明書が提出できなければ、 「 末尾に資料を提出することができない理由について記載して下さい 」 といったような付記があると思います。 従って、 本人記憶に基づき記載した上で、 「 保管期限経過により、 旧勤務先から記録を入手できない 」 旨を記載すれば、 よいと思います。 尚、 ご質問の 「 何年も前に退職した者からであっても、 証明書を作成する義務 」 はありません。
投稿日：2014/08/22 11:35 ID：QA-0059956
相談者より
ご回答ありがとうございました
投稿日：2014/08/26 13:27 ID：QA-0059986参考になった
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