個人情報の取り扱いに配慮したデスク配置など
いつも有難うございます。
人事労務（給与計算・年末調整や社会保険手続きを含む）業務を担う部署が経理財務などの他の部署とともに並んでデスク配置し日常業務を行っていますが、電話などで従業員のセンシティブ情報が他の部署の人間に漏れてしまう可能性がどうも高いことが否めません。
業務を担う従業員の個々の注意の喚起のみならず、例えば他の部署との間にパーテーションを設けるのような、会社として留意或いは配慮すべき点など一般的な事項としてございましたらご教示いただくことができれば幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
投稿日：2014/06/10 11:15 ID：QA-0059164
- ムサシ330さん
- 神奈川県／その他業種（企業規模 1～5人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、一般的な対応としましては、
・個人情報の記載がある書類については、鍵付の引き出し等に保管させる
・可能なものは極力電磁媒体で保管させる
・不要となった書類については、必ずシュレッダーで迅速に破棄させる
といったところになるでしょう。
勿論、どのような対策を講じても１００％漏れを防止する事は不可能といえますので、定期的な内部チェックを実施すると共に、万一漏洩が起きた場合に備えた体制づくりを進めておくことが大切です。人事労務面に限らない問題ですので、法務担当を始め他部門とも連携される等社内全体でリスク管理を行われる事が必要です。
投稿日：2014/06/10 11:39 ID：QA-0059166
相談者より
ご回答有難うございました。
投稿日：2014/06/10 11:46 ID：QA-0059167参考になった
プロフェッショナルからの回答
主旨
おっしゃる通り、人事業務では深く個人情報に触れる可能性がありますので、取扱いにご留意いただくのは非常に重要です。ただしそれはパーテーションとか電話とかといったハード面よりも、そもそもの取り扱い上の意識が最重要課題になります。つまり同僚や社内友人への漏えいなどが深刻な事態をもたらすとか、懲戒対象になるといった意識付けの必要性が先です。
その上で、重要事項を電話や口頭で伝えたり、人事関連文書を露出させたりすることが無いよう、指導するという順ではないでしょうか。
物理的な距離は確かに影響ありますので、デスクを話す、別室にするといった配慮をする企業は少なくありません。難しい場合は秘密情報を取扱う時だけ会議室で行うなど、隣接の経理なども個人情報や給与情報等、十分秘密業務であり、軽々に業務内容を口にできるものではありませんので、同様のルールを設定するなどで対応できるなら、まずは実行して良いと思います。
いずれにしましても、漏えいがいかに甚大な影響を及ぼすかについての教育とあわせてレイアウトや居室配置をされるべきと思います。
投稿日：2014/06/10 23:32 ID：QA-0059179
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