年齢の証明書の保管について

ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
１．結論
御社のように「事業場（＝請負先店舗）に保管が物理的に不可能な場合」は、
実務上『本社における一括保管』で足ります。
ただし、
事業場ごとに「年齢等の確認ができる状態」にしておくこと
監督署から照会があった際に、速やかに提示できる体制を整備しておく
ことが必要です。
これは労基法第57条の「備付け義務」の解釈に関する行政実務にも合致します。
（１） 労基法第57条の趣旨と「備え付け」の本来の意味
労働基準法57条（労働者名簿・年齢証明書備付け）は、
監督官の臨検があった際に
「その事業場で」直ちに確認できる状態にしておくこと
を目的としています。
つまり「紙で現場に置いておくこと」が目的ではなく、
“監督官が事業場で確認したいときにすぐ提示できる状態”
が法の趣旨です。
（２） 御社のケース（請負・委託事業場）の特性
御社のように、
事業場（店舗）は取引先企業の管理下
自社が勝手に保管庫や鍵付き棚を設置できない
個人情報の扱いは委託先との契約で厳格に制限されている
という環境では、
年齢証明書（戸籍証明書等）の原本を“各店舗に置くこと”自体が不適切です。
これは労基法の立法目的（安全な管理）にも反します。
（３） 行政実務：代替可能・電子化や本社集中管理が認められる理由
・行政実務では「事業場備付け＝事業場から即時提示可能」であれば足りる
実務上、以下のように解釈されています。
「備え付け」は紙の原本を置く義務ではない
本社で集中管理していても、店舗からすぐに確認できる状態であれば「備付け」と同等扱い
監督官から「この店舗の従業員の年齢証明書を」と言われた際、
　→ 本社からFAX・メール等で即時提示できれば要件を満たす
厚労省の通達にも、氏名・年齢に関する書類は
『電子データによる保管、複写、通信による提示』
が実務上認められる
とされています（※通達：平11.1.29 基発45号等、電子保管の許容に関する行政解釈）。

２，御社が採るべき「適法かつ実務的な解決策」
（１）本社で原本・電子データを一括管理
→ 各店舗に原本を置く必要なし
（２）監督署からの照会へ「即時提示」できる体制
例）
本社でPDF化して保管
店舗管理者が監督官から求められたら、本社へ連絡
本社が即時にメール／FAXで送付して提示
監督官に「本社集中管理であり、即時提示可能」と説明する
これで実質的に「備付け」と同等と扱われます。
（３）店舗側には「年齢確認済みリスト」を置いておく（個人情報は最小限）
従業員の氏名・生年月日のみを記した一覧
原本（戸籍・住民票）の保管は本社のみ
店舗で個人情報漏えいの危険を避けつつ、監督官への説明が可能になります。

３．監督署対応時の説明例
当社の従業員は、取引先管理の店舗で勤務しており、鍵付き保管庫等の設置が契約上できません。
個人情報保護の観点から、年齢証明書はすべて本社で適正に管理しております。
本社では各従業員の戸籍証明書等を電子化し、店舗からの照会に対しては
即時にPDF・FAXで提示できる体制を整えております。
必要であればただちに本社より送付します。
これは多くのコールセンター・警備・清掃・販売委託企業が実務で採用している対応です。

４． 結論
・ 現場（事業場）に原本を置く必要はありません。
・ 本社一括管理で問題ありません。
・ 必要なのは「即時提示体制」と「確認済みリスト」。
御社のような店舗請負業では、この方法が最も適法かつ安全な運用です。
以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/11/28 11:37　ID：QA-0161250

相談者より

ご回答誠にありがとうございました。

投稿日：2025/11/28 15:38　ID：QA-0161266大変参考になった

回答いたします

ご質問について、回答いたします。

｜各事業場ではなく、「本社一括で管理する」ということには
｜できないものなのでしょうか？

状況を鑑みますと、むしろ本社で一括管理された方が適切な取扱いです。

仮に監督署などの調査が入った際も、本社で管理していること・すぐに
提出可能な状況であることが説明できれば問題ありません。

投稿日：2025/11/28 13:58　ID：QA-0161257

相談者より

ご回答誠にありがとうございました。

投稿日：2025/11/28 15:38　ID：QA-0161267大変参考になった

ご質問の件

事業場（店舗）は取引先企業の管理ということであれば、
独立性がありませんので、
本社一括で管理するということで問題はありません。

投稿日：2025/11/28 15:15　ID：QA-0161264

相談者より

ご回答誠にありがとうございました。

投稿日：2025/11/28 16:54　ID：QA-0161273大変参考になった

ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
１．結論
御社のように「事業場（＝請負先店舗）に保管が物理的に不可能な場合」は、
実務上『本社における一括保管』で足ります。
ただし、
事業場ごとに「年齢等の確認ができる状態」にしておくこと
監督署から照会があった際に、速やかに提示できる体制を整備しておく
ことが必要です。
これは労基法第57条の「備付け義務」の解釈に関する行政実務にも合致します。
（１） 労基法第57条の趣旨と「備え付け」の本来の意味
労働基準法57条（労働者名簿・年齢証明書備付け）は、
監督官の臨検があった際に
「その事業場で」直ちに確認できる状態にしておくこと
を目的としています。
つまり「紙で現場に置いておくこと」が目的ではなく、
“監督官が事業場で確認したいときにすぐ提示できる状態”
が法の趣旨です。
（２） 御社のケース（請負・委託事業場）の特性
御社のように、
事業場（店舗）は取引先企業の管理下
自社が勝手に保管庫や鍵付き棚を設置できない
個人情報の扱いは委託先との契約で厳格に制限されている
という環境では、
年齢証明書（戸籍証明書等）の原本を“各店舗に置くこと”自体が不適切です。
これは労基法の立法目的（安全な管理）にも反します。
（３） 行政実務：代替可能・電子化や本社集中管理が認められる理由
・行政実務では「事業場備付け＝事業場から即時提示可能」であれば足りる
実務上、以下のように解釈されています。
「備え付け」は紙の原本を置く義務ではない
本社で集中管理していても、店舗からすぐに確認できる状態であれば「備付け」と同等扱い
監督官から「この店舗の従業員の年齢証明書を」と言われた際、
　→ 本社からFAX・メール等で即時提示できれば要件を満たす
厚労省の通達にも、氏名・年齢に関する書類は
『電子データによる保管、複写、通信による提示』
が実務上認められる
とされています（※通達：平11.1.29 基発45号等、電子保管の許容に関する行政解釈）。

２，御社が採るべき「適法かつ実務的な解決策」
（１）本社で原本・電子データを一括管理
→ 各店舗に原本を置く必要なし
（２）監督署からの照会へ「即時提示」できる体制
例）
本社でPDF化して保管
店舗管理者が監督官から求められたら、本社へ連絡
本社が即時にメール／FAXで送付して提示
監督官に「本社集中管理であり、即時提示可能」と説明する
これで実質的に「備付け」と同等と扱われます。
（３）店舗側には「年齢確認済みリスト」を置いておく（個人情報は最小限）
従業員の氏名・生年月日のみを記した一覧
原本（戸籍・住民票）の保管は本社のみ
店舗で個人情報漏えいの危険を避けつつ、監督官への説明が可能になります。

３．監督署対応時の説明例
当社の従業員は、取引先管理の店舗で勤務しており、鍵付き保管庫等の設置が契約上できません。
個人情報保護の観点から、年齢証明書はすべて本社で適正に管理しております。
本社では各従業員の戸籍証明書等を電子化し、店舗からの照会に対しては
即時にPDF・FAXで提示できる体制を整えております。
必要であればただちに本社より送付します。
これは多くのコールセンター・警備・清掃・販売委託企業が実務で採用している対応です。

４． 結論
・ 現場（事業場）に原本を置く必要はありません。
・ 本社一括管理で問題ありません。
・ 必要なのは「即時提示体制」と「確認済みリスト」。
御社のような店舗請負業では、この方法が最も適法かつ安全な運用です。
以上です。よろしくお願いいたします。

ご回答誠にありがとうございました。
投稿日時：2025/11/28 15:38 評価：大変参考になった

投稿日：2025/11/28 16:50　ID：QA-0161272

本社一括管理で差支えはございません。

諸般の事情を考慮すれば、それが一番安心・安全といえます。

投稿日：2025/11/29 08:26　ID：QA-0161285

相談者より

ご回答誠にありがとうございました。

投稿日：2025/12/01 09:18　ID：QA-0161305大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、文面内容を拝見する限り、当該店舗に関しましては、法令上御社の事業場には該当しないものと解されます。

従いまして、直近の事業場または本社にて管理される事で差し支えないものといえるでしょう。

投稿日：2025/11/29 13:01　ID：QA-0161287

相談者より

ご回答誠にありがとうございました。

投稿日：2025/12/01 09:17　ID：QA-0161304大変参考になった

国際労働条約

　以下、回答いたします。

（１）労働基準法第57条（年少者の証明書）は、「国際労働条約の基準にならい、18歳未満の者を使用する使用者に対し、その者の年齢を証明する戸籍証明書を備え付ける義務を課したものである」とされています。（「令和3年版　労働基準法　下」厚生労働省労働基準局編）

（２）ところで、1973年の「就業の最低年齢に関する条約」（第138号）では、次のように定められています。（国際労働機関）
第九条
１　権限のある機関は、この条約の効果的な実施を確保するため、すべての必要な措置（適当な制裁を定めることを含む）をとる。
２　国内法令又は権限のある機関は、この条約を実施するための規定の遵守について責任を負う者を定める。
３　国内法令又は権限のある機関は、使用者が保管し及び利用に供すべき名簿その他の書類について定める。当該名簿その他の書類には、使用者が使用し又は使用者のために労働する十八歳未満の者の氏名及び年齢又は生年月日（可能な場合には正当に証明されたもの）を含める。

（３）国際的な取り決めとしては、使用者に対し「十八歳未満の労働者の氏名及び年齢又は生年月日」が含まれた書類の保管等を義務づけるものであり、「事業場」について言及されているわけではないと認識されます。

（４）本件、「年少労働者の保護」の観点から「各事業場（店舗）での管理」ではなく、「本社一括での管理」とすることは、国際的な取り決めに矛盾するものではなく、むしろ実効性を高めるものであり、国内法の運用においても許容の余地は十分にあるものと認識されます。

投稿日：2025/11/29 19:29　ID：QA-0161295

相談者より

ご回答誠にありがとうございました。

投稿日：2025/12/01 09:18　ID：QA-0161306大変参考になった