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職場のモヤモヤ解決図鑑【第44回】
やさしい日本語って?
外国人雇用に大切なコミュニケーション術[前編を読む]

職場のモヤモヤ解決図鑑

自分のことだけ集中したくても、そうはいかないのが社会人。昔思い描いていた理想の社会人像より、ずいぶんあくせくしてない? 働き方や人間関係に悩む皆さまに、問題解決のヒントをお送りします!

やさしい日本語って? 外国人雇用に大切なコミュニケーション術
吉田りな(よしだ りな)
吉田 りな(よしだ りな)
食品系の会社に勤める人事2年目の24才。主に経理・労務を担当。最近は担当を越えて人事の色々な仕事に興味が出てきた。仲間思いでたまに熱血!
石井 直樹(いしい なおき)
石井 直樹(いしい なおき)
人事労務や総務、経理の大ベテラン42歳。部長であり、吉田さんたちのよき理解者。

外国人材の入社が決まり、迎え入れる準備を進める吉田さん。就業規則や社会保険などについて説明できるか不安になっています。このような専門用語が多い会話では「やさしい日本語」を使うと理解しやすく、コミュニケーションもスムーズになります。やさしい日本語の使い方について解説します。

「やさしい日本語」とは?
外国人とのコミュニケーションのために

「やさしい日本語」とは、簡単で外国人にもわかりやすい日本語のこと。

日常的に日本語を扱い、業務に関する言葉は知っている外国人材でも、税金や法律に関する言葉には不慣れなことがあります。そのような場合は、難しい言葉を言い換えるなどして、相手に配慮したわかりやすい文法・言い方で伝えると良いでしょう。

やさしい日本語の基本ルール

やさしい日本語を使うとき、最初に覚えておきたいのは文章作成時の基本ルールです。外国人材向けの文書を作成する場合のポイントと、会話での注意点を説明します。

やさしい日本語の変換への準備をしよう

一度に全ての社内文書をやさしい日本語に作り変えるのは労力がかかります。効果的に作業を進めるため、資料を取捨選択することが重要です。

【準備その1】作り変える文書や資料を決める

たとえば、入社時研修の資料が五つある場合は、重要度の高い二つの資料からやさしい日本語の変換に取り組むなど、優先順位を決めて作業を進めます。

【準備その2】資料内の情報を取捨選択する

資料の全てをやさしい日本語に作り変えるのが最適とは限りません。日本語に不慣れな人にとって、情報量が多い文書を読み込むのは大変なことです。対象文書の情報に優先順位をつけ、重要度の高いものから先に並べるとともに、不要な情報は削除します。また、必要に応じて、写真や図表などの補足情報を追加することで、より伝わりやすい内容になります。

やさしい日本語の文章を作る10のポイント

【ポイント1】一文を短くし、情報を一つに絞る

一文が長く、かつ複数の情報が含まれる文章は難易度が上がります。やさしい日本語では、以下のように文章を短く区切り、情報を絞ってシンプルにします。

【例】
今回はけががなくても、今後重大な事故につながるかもしれません
【やさしい日本語での書き方】
あなたはけがをしませんでした。でも、もっと大きい事故になるかもしれません。
解説
  • 「けが」と「今後の事故」の二つの情報を、句点で区切り、短い文章に分ける。
  • 単語や文節の間に、空白を入れる「分かち書き」を活用すると、より読みやすくなる
【分かち書きの例】
あなたは けがを しませんでした。でも、もっと 大きい 事故 に なるかもしれません。
【ポイント2】難しい単語を、簡単な表現に変える

やさしい日本語は、日常的な場面や身近な話題を理解できるレベルの語彙(ごい)力が基本です。日本語能力試験でいえば、N4からN5相当の語彙力に相当します。小学校低学年の子どもが理解できる文面をイメージすると良いでしょう。

通常の語彙 やさしい日本語
業務中に 仕事をしているときに
記入する 書きます
解説
  • 「所得税」「社会保険」などの日常生活を送る上で覚えたほうが良い言葉は、そのまま使用し、あとに続く文で意味を補足します。
【ポイント3】難しい単語を、簡単な表現に変える

「ライフライン」や「フリーダイヤル」など、カタカナ語には一見英語のように思えて、日本独自の意味を持つ造語が多くあります。そのため使用は避けます。

【ポイント4】年月日は西暦で、時間は午後・午前を使用する

年月日や時間の表記を、以下のようにすると外国人に伝わりやすくなります。

通常の表記 やさしい日本語
令和4年4月1日 2022年4月1日 元号ではなく西暦で
2022/4/1 2022年4月1日 スラッシュを使わない
21時半 午後9時30分 時間は12時間表記
【ポイント5】あいまいな表現を避ける

一つの言葉に二つの意味がある単語や、「おそらく」といった推測表現は、わかりやすい伝え方のために避けます。

【複数の意味を持つ単語】
通常の表現 やさしい日本語
注意してください シチュエーションによって、「(自分が)気を付ける」と「(相手に)注意する」と意味が変わってしまう。 「気を付けてください」のように、意味がすぐに理解できる表現を用いる
【推測表現】
通常の表現 やさしい日本語
など
おそらく
たぶん
ようです
ではないでしょうか
おそれがあります
可能性があります
あいまいな表現や断定を避けた表現は、日本語によくある言い方だが、外国人にとっては理解が難しくなる 断定を避けるときは、「かもしれません」を使用する。
【ポイント6】文末表現を配慮する

外国人が理解しやすい文末表現に統一することで、やさしい日本語になります。また使役や受け身表現は避け、主語を動作した人に変えます。

通常の表現 やさしい日本語
気を付けましょう 気を付けてください 指示表現は「してください」を使用
会社へ行く 会社へ行きます 文末は「です」「ます」の丁寧語に
使えます 使うことができます 可能・不可能は「ことができる(できない)」に
上司に教えられました 上司が教えました 動作した人を主語にして使役や受け身の表現は避ける
【ポイント7】二重否定をしない

混乱を招きやすい「使えないわけではない」といった二重否定は使用せず、「使うことができます」と言い換えます。

【ポイント8】ローマ字は使わない

非英語圏の外国人や、ローマ字の発音ルールを知らない人にとって、ローマ字表記は逆に混乱を招く可能性があります。使用する場合は、地名や人名などの固有名詞にとどめます。

【ポイント9】漢字の量に配慮し、フリガナを振る

漢字の使用量が多いだけで、文章の難易度が上がります。使用する割合に注意し、意識的にひらがなを使用します。また、全ての漢字にフリガナを振ります。

【ポイント10】同音異義語は漢字で表記する

難しい漢字でも、「拭く」のように「吹く」や「服」と同音異義語では、漢字を使用した方がわかりやすくなります。

会話するとき、やさしい日本語を上手に使うには

会話でも文章と同じように、一文を短く区切ったり簡単な表現を使用したりすることで、やさしい日本語になります。

まずは「可能表現は“〇〇することができる”」「指示は“〇〇してください”」など、覚えやすいルールから取り入れると良いでしょう。山形県が発行した「やさしい日本語会話集」など、日常会話の表現を参考にするのも、職場での会話に役立ちます。

外国人材の受け入れ・コミュニケーションを支援する方法

外国人材とのコミュニケーションを支援する方法は、やさしい日本語だけではありません。厚生労働省のウェブサイトでは、仕事のさまざまな場面で使用する用語を、英語・韓国語・ベトナム語などに対応させた「雇用管理に役立つ多言語用語集」として公開しています。

また、作成した文章の難易度を、語彙や漢字の使用量からチェックするツールもあります。外国人材が活躍できる組織作りに向け、コミュニケーション研修などを実施する外部サービスを利用するのも選択肢の一つです。

【まとめ】

  • やさしい日本語は、日常的に日本語を使用する外国人とのコミュニケーションでも、情報をわかりやすく伝えるのに役立つ
  • 社内文書をやさしい日本語に作り変えるには、優先順位を決め情報の取捨選択を行う
  • 「難しい言葉を避ける」「一文を短く」といった、やさしい日本語のルールにしたがって文書を作成する
  • 文章だけでなく、会話でもやさしい日本語のルールは役に立つ

普段、何気なく使っているカタカナ言葉でも、外国人の方には理解しにくい単語になるんですね

難しい言葉の後に補足説明を付けるなど、文書を作り変えたほうが良いね

まずは、どの資料が重要なのか、取捨選択からやりますね!

企画・編集:『日本の人事部』編集部

Webサイト『日本の人事部』の「インタビューコラム」「HRペディア「人事辞典」」「調査レポート」などの記事の企画・編集を手がけるほか、「HRカンファレンス」「HRアカデミー」「HRコンソーシアム」などの講演の企画を担当し、HRのオピニオンリーダーとのネットワークを構築している。

職場のモヤモヤ解決図鑑【第43回】はじめての外国人採用。高度外国人材の在留資格・採用の注意点を解説!
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