入社時の本人確認書類の保管について
入社時に提出してもらう本人確認書類の保管は必須になりますか?
とあるマイナンバーの回収システムを導入しているのですが、システムですと本人からWEB上でマイナンバーと本人確認書類の写真が必須項目として行うことができます。ですが本人確認書類は提出されたマイナンバー等の情報を確認してこちらが承認ボタンを押すとシステムから削除され保管ができない仕様になっております。また、事前にダウンロードもできません。
これまで契約書等紙でやっていたので身分証も併せて紙で回収していたのですが、契約書等を電子化することになったのでこのシステムのみで対応していきたいと思っているのですが以下2点についてご教示いただきたいです。
1,本人確認書類のみの保管期限を調べたのですが分からなく、本人確認書類に限定した保管が必須なのか。
2,法律等で期間が定められていない場合、保管をしていないことの影響って何かあるのでしょうか?
よろしくお願いいたします。
投稿日:2023/06/21 12:09 ID:QA-0128157
- しらすすすさん
- 東京都/その他業種(企業規模 101~300人)
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プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、マイナンバーの保存は原則禁止されていますので、法令で保存期間が定められていない場合には保存は認められません。
すなわち、保存期間が定められていない文書でマイナンバーが記載されているものにつきましては破棄される事が求められますので、注意が必要です。
投稿日:2023/06/21 18:53 ID:QA-0128176
相談者より
質問が分かりづらくなっておりましたら申し訳ございません。
今回伺いたいのはマイナンバーについてではなく、免許証等の本人確認書類の保管についてです。
マイナンバーは適時申請の際に担当者のみが閲覧ができるシステムにて従業員管理されるものになります。
投稿日:2023/06/23 15:30 ID:QA-0128258あまり参考にならなかった
プロフェッショナルからの回答
対応
マイナンバー記載書類の保存が禁止されている以上、貴社システムのようにマイナンバー入りなら保管もできません。
保存が義務付けられている書類はマイナンバーを外して、所定保存期間保存するしかないでしょう。
投稿日:2023/06/22 13:24 ID:QA-0128196
相談者より
質問が分かりづらくなっておりましたら申し訳ございません。
今回伺いたいのはマイナンバーについてではなく、免許証等の本人確認書類の保管についてです。
マイナンバーは適時申請の際に担当者のみが閲覧ができるシステムにて従業員管理されるものになります。
投稿日:2023/06/23 15:30 ID:QA-0128259あまり参考にならなかった
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