衛生委員会の議事録について
衛生委員会の議事録作成にあたり、教えてください。
参加者、欠席者、リモート参加者の氏名をそれぞれ記録しておりますが、毎回40名近い委員の部署・氏名・役職順に並べ替えるなどの手間がかかります。各○名・・・という形で人数だけにしてもよいでしょうか？
また、回覧方法について、データで回覧したいのですが、記録用として紙ベースで残す必要がありますか？
投稿日：2022/12/14 11:15 ID：QA-0121827
- ソウムタントウさん
- 大分県／食品（企業規模 101～300人）
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プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
ご質問の件
氏名までは求めていませんので人数だけでかまいません。
データだけで問題ありません。
投稿日：2022/12/14 11:36 ID：QA-0121833
相談者より
早々にご回答いただき、ありがとうございました。
参考にさせていただきます。
投稿日：2022/12/14 13:25 ID：QA-0121843大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
対応
委員会における議事で重要なものにかかわる記録という規定しかないので、具体的に氏名が必須とは書かれていないといえます。しかし「重要なもの」として参加者が誰であるか、一般論として議事録に記載は不可欠です。なぜなら参加者には議事決定責任があるからです。
めんどうなのであれば部門や役職を飛ばして氏名だけにして、誰が参加していたのかがわかれば良いのではないでしょうか。
記録は電子媒体保管が認められています。
投稿日：2022/12/14 11:40 ID：QA-0121834
相談者より
早々にご回答いただき、ありがとうございます。
参考にさせていただきます。
投稿日：2022/12/14 13:26 ID：QA-0121844大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、正式な議事録である以上具体的な参加者の氏名はきちんと記載される必要があるものといえますし、電子データ化されていれば参加者氏名の記録作成等もさほど手間はかからないものといえるでしょう。
そして、議事録についてはデータで回覧されても差し支えないですし、データで保管される事も可能です。
投稿日：2022/12/14 23:14 ID：QA-0121856
相談者より
ご回答いただき、ありがとうございました。
参考にさせていただきます。
投稿日：2022/12/15 09:14 ID：QA-0121861大変参考になった
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