社員の不正な旅費精算

お世話様です。

弊社では工事関係の仕事をしているため、数カ月から長い時は数年の長期出張が業務の基本となっております。
そのため毎月の交通費の精算は以下のルールで統一しています。

・毎月月末締め、翌月２営業日までに精算書をメールにて提出する
・領収書は写真やスキャナで映像化したものを精算書と一緒にメールに添付する
・会社は第４営業日までに社員の銀行口座へ精算額を振り込む
・社員は、後日、領収書の実物を経理宛に郵送する

月末になると金欠になる社員もいるため、なるべく早く現金を社員の口座に振り込むためそのようなルールを設けております。

しかし、ある社員が領収書を細工するという不正が発覚いたしました。
その社員はスキャナで取り込むときに領収書を切り貼りしていたようで、不正が発覚しないようにするために領収書の郵送を行っていませんでした。

これを機に過去５年にわたって調べたところ、８０万円分ほどの領収書が提出されていませんでした。
はっきりと不正と判断できるものは５万円程度で、残りの７５万円は単純に領収書を提出していないものと推測されます。
本人に確認したところ領収書はすべて廃棄したとのことでした。
領収書の提出を催促しなかった会社側にも責任はあると思いますが、このような場合の処置はどうすべきでしょうか。

前例もないため判断しかねております。ご意見をいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

投稿日：2020/10/23 11:54　ID：QA-0097740