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悪質勧誘電話の防止対策について

　部門の管理職から人事に問い合わせがありました。
「複数の会社から個人宛または役職宛に勧誘等の迷惑電話が頻繁にかかってきており、対応に苦慮している。迷惑電話の件で、会社として何かいい案があれば、教えていただきたい。」
　当社の電話体系は敢えて非通知でも受電することにしております。また人事部においてが全部門の外線電話を取り次ぐことも不可能であり、非効率です。
①業務と関係があるかをまず確認。②関係なければつながない。③余計な話にはつきあわず即切る。ということを各部門に徹底する位しか対応策が見当たりません。
　一般的に他社においては、どのような対策をとられているのかご紹介願います。また具体的な電話応対の会話方法についてもご指導願います。

投稿日：2009/08/06 21:42　ID：QA-0017048

その他

あーさん: 愛知県／機械（企業規模 1001～3000人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

田添　忠彦: ソフィアコンサルティング株式会社コンサルティング本部代表取締役社長

詳細

「迷惑電話」の分類を

ご相談を拝見し、ご連絡差し上げます。

勧誘及び営業に関する電話は、大きく次の３つのタイプに分類できます。
　①「似非同和団体」「総会屋」等からの書籍・機関紙の勧誘
　②金融商品・不動産等投資関係の勧誘
　③ビジネス上の営業
まず、①ですが、これは対応マニュアルを徹底して、断固たる対応をする必要があります。雑談に応じたりして何らかの言質を与えないよう完全防備を固めなければなりません。「一方的に電話を切って相手から言いがかりをつけられても困る」等と考えるのは、むしろ相手の思うつぼといえます。決して躊躇しないようにすべきです。
次に②ですが、「その手のお話に興味はありません」「現在業務中なので」ということで、端的に断るべきです。これも全社員に徹底させるようにします。雑談等に応じなければ、ほとんどの場合は電話を切ることができるはずです。
さらに③ですが、これには比較的まじめな営業も多く含まれていますので、数分の範囲で一応趣旨を聞くべきではないでしょうか。また、対応も丁重に行うべきです。というのも、どのような企業であれ、必ず何らかの営業活動は行うわけですし、また貴社の事業内容を踏まえての営業であれば、顧客につながっていないとも限らないからです。
その上で、貴社に関係なければ断り、多少なりとも検討の余地がある場合には、メール等で資料送付を依頼すれば短時間での対応で済むと思われます。

ご参考まで。

投稿日：2009/08/07 07:17　ID：QA-0017053

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

この回答者の情報は非公開になりました

マナー習得の機会

本件は人事マターではなく、日常の現場オペレーションの効率化ではないかと感じました。
電話営業を止めることは、正常なコミュニケーションである電話との区別が出来ないため、技術的には不可能です。
ですが一部ネット企業のようなところでは、一切電話番号を公開しない等、自社営業において電話番号を公開しないことで、限りなく迷惑電話を防げるところもございます。

当然自社への依頼・ビジネスチャンスはゼロになります。もし御社がそういったインバウンド、受電が営業と事実上関係ないビジネスであれば、一切の電話番号公開を止めるという手はあります。

ただ記録が残っていますので、数年はそれでも電話は来るでしょう。

一方、かかってきた迷惑電話をきちんと処理することは、電話マナーとして、大切な技能です。受電が営業に直結するようであれば欠かせないセールスの機会です。
したがいまして、個人名を名乗ろうが職場である以上は丁寧に名前と関係を聞き取るなど、全社員への研修機会でもあるかと思います。

投稿日：2009/08/08 09:06　ID：QA-0017065

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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