有給休暇について
現在有給休暇をExcelにて管理をしています。
①年次有給休暇の残高管理において「年初残＋付与−使用＝年末残」の台帳構造が制度上正しいか、
②2年前分の消滅処理を“個別に管理せずとも問題ない”という運用が適法か、
２点ご教示いただきたいです。
投稿日：2026/01/09 11:12 ID：QA-0162932
- *****さん
- 東京都／販売・小売（企業規模 11～30人）
本Q&Aは法的な助言・診断を行うものではなく、専門家による一般的な情報提供を目的としています。
回答内容の正確性・完全性を保証するものではなく、本情報の利用により生じたいかなる損害についても、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
具体的な事案については、必ずご自身の責任で弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
回答いたします
ご質問について、回答いたします。
ご質問の計算構造は、2年の時効を計算式に反映できていれば問題ありません。
ただ、年初残として一括管理すると消滅期限が判別しにくくなるため、前年度
からの繰越分と当年度の付与分を分けておくと、より正確で安心な台帳になり
ます。
消滅処理を個別に意識しない運用も、エクセル上で期限切れの日数が自動的に
除外される仕組みであれば、労基調査があった場合でも問題になることはない
と思案します。古い休暇から順に消化する設定にし、残日数から時効分を差し
引くルールを数式ロジックとして組み込むと宜しいかと思います。
投稿日：2026/01/09 11:54 ID：QA-0162940
プロフェッショナルからの回答
ご回答申し上げます。
ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
１．（１）「年初残＋付与－使用＝年末残」という台帳構造は正しいか
結論
制度上、正しい管理方法です。
Excel等での年休管理としても、最も一般的で適法な考え方です。
年次有給休暇は、労基法上
付与
使用
残日数
を把握できれば足り、管理様式は問われていません。
したがって、
年初残高
＋ 当年付与日数
－ 当年使用日数
＝ 年末残高
という台帳構造は、
・ 残日数が一目で分かる
・ 実務的・監査対応上も説明しやすい
という点で、非常に適切です。
※ ただし後述のとおり、
「どの付与分が消滅したか」を説明できない設計は注意が必要です。
２．（２） 2年前分の消滅処理を「個別管理せずともよい」か
結論
一定条件を満たせば適法ですが、無条件にOKではありません。
（1）年休の原則（前提）
年次有給休暇は、
付与日から2年で時効消滅
します。
そのため厳密には、
「いつ付与された年休が、いつ消滅したか」
を説明できる状態が望ましいとされています。
（2）個別管理しない運用が認められる実務的整理
次の条件を満たしていれば、
Excelで付与年別に分けず、残高管理のみでも実務上は問題ない
とされています。
（１） 年休は古い付与分から先に消化している
（２） 結果として、2年を超えて保持される年休が存在しない
（３） 労働者から「何日がいつ消えたのか」と問われた場合、
説明ができる（計算根拠が残っている）
→
この場合、
「2年前分をまとめて消滅処理」していても、
法違反とは評価されにくいです。
（3）問題になりやすいケース（注意）
次のような場合は、リスクがあります。
年初残が「なぜその数字なのか説明できない」
消滅処理を“感覚的”に行っている
年5日取得義務の判定根拠が追えない
労基署から
「どの付与分が消滅しましたか？」
と聞かれて答えられない
→
個別管理していないこと自体より、“説明不能”が問題になります。
３．実務上のおすすめ運用（Excel）
最も安全かつ簡便なのは、次の折衷案です。
台帳の基本構造は
年初残＋付与－使用＝年末残
別列または別シートで
「前年以前繰越」「当年付与」を区分
消滅は
「前年以前繰越のうち、2年経過分を一括消滅」
→
これにより、
・ 管理は煩雑にならず
・ 消滅根拠の説明も可能
となります。
４．まとめ
（１） 年初残＋付与－使用＝年末残、という台帳構造は適法・妥当
（２） 2年前分の消滅を個別管理しない運用も、
説明可能性が確保されていれば適法
重要なのは
「消滅処理そのもの」より「説明できるか」です。
以上です。よろしくお願いいたします。
投稿日：2026/01/09 12:20 ID：QA-0162948
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、１につきましては、通常の年休残計算になりますので、御社で法令基準を上回る独自の運用ルールを設定されていなければ、2の件を除きますと特に問題はございません。
２につきましては、年休残計算の際に仮に時効消滅分が有れば減じる事が必要とされます。つまり、そうした処理計算をきちんとされる事自体が個別の年休管理といえますので、それ以上の事を別途行われる必要性はないものといえるでしょう。
投稿日：2026/01/09 15:50 ID：QA-0162976
相談者より
大変参考になりました。ありがとうございます。
投稿日：2026/01/09 19:26 ID：QA-0162992大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
対応
有給管理は法定付与を下回らないこと、就業規則の通り付与していることが必須で、それ以外の運用は結果としてそれらが実現できていれば問題ありません。
個別管理をしないで、どのように有給管理をするのかわかりませんが、社員の不審を買えば、人事経営上は深刻な問題になります。
計算ミスや表記の正確さについては経営責任だと自覚して管理して下さい。
投稿日：2026/01/09 16:13 ID：QA-0162980
相談者より
2年前分の消滅処理を“個別に管理せずとも問題ない”かとの質問を読まれておらず、不快な回答となりました。
投稿日：2026/01/09 19:21 ID：QA-0162991あまり参考にならなかった
プロフェッショナルからの回答
ご質問の件
１．問題ありません。
２．従業員ごとに作成した年次有給休暇管理簿は、有給休暇を付与した期間中および期間終了後、3年間（経過措置）保存する義務があります。
投稿日：2026/01/09 16:50 ID：QA-0162984
本Q&Aは法的な助言・診断を行うものではなく、専門家による一般的な情報提供を目的としています。
回答内容の正確性・完全性を保証するものではなく、本情報の利用により生じたいかなる損害についても、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
具体的な事案については、必ずご自身の責任で弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。
問題が解決していない方はこちら
お気軽にご利用ください。
社労士などの専門家がお答えします。