書類保管について
弊社では飲食店舗業態がありパートナーが入店した際に、以下の入店書類を提出してもらっている。
① 履歴書 ② 雇用契約書 ③ 労働者名簿 ④ 通帳コピー ⑤ 住民票 ⑥ 誓約書/身元保証書 ⑦ 同意書 （高校生の場合のみ）⑧ 扶養控除等申告書
自動車通勤対象者のみの提出物
⑨ 免許証 コピー ⑩ 車検証 コピー⑪ 自賠責保険 コピー
外国人就労者の場合の提出物
⑫ 外国人登録証 コピー ⑬ ビザ コピー ⑭ 資格外活動許可証 コピー ⑮ 学生証 コピー
店舗単位では、上記の書類のコピー（複写式の②③は「店舗控え」のページ）を保管し、鍵の掛かるキャビネットにて保管する規定になっている。
規定上は、「上記の個人情報を鍵付きのキャビネットで保管する」としているが、実際に鍵付きのキャビネットの設備がある店舗は殆ど無い。
上記の通り、複数の個人情報を取り扱うに当たり、可能な限りのリスクを減らしたい。
質問ですが、可能な限りのリスク削減の為に、店舗側で保管している入店書類の種類を
減らしたいと思っておりますが、法律上、店舗に備え付けておかなくてはならない書類はありますでしょうか？
投稿日：2006/09/27 18:13 ID：QA-0006181
- *****さん
- 東京都／商社(専門)（企業規模 1001～3000人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご相談の件につきまして、まず労働基準法上で「事業場単位」の保管義務が規定されているのは、
・労働者名簿
・賃金台帳
になります。
但し人事管理上、「事業場としての独立性がない」と見られる場合には、「直近かつ上位の事業場」での適用となります。
本件の場合、各店舗に労働者名簿はございますが、賃金台帳が無い点から判断しまして、保険関係や給与計算等は本店等別の部署で一括されているように思われます。
実際、飲食店舗等で各店舗毎に事業場としての実態を備えている事は稀であるでしょうから、御社の場合も、通常は各店舗毎の適用にはならないでしょう。
従いまして、基本的には上位事業場に当たる本店等でまとめて保管しても問題ないと思われます。
ちなみに、私の見解としましては、各店舗に「鍵付きのキャビネットの設備がない」というのは別の意味で問題があると思います。
出来るだけ重要書類は一括管理すべきという考え方は正しいのですが、各店舗にとって重要な保管書類や個人情報に関する書類が一つもないということは想像できませんので、きちんとした保管場所は最低限確保しておくべきでしょう。
投稿日：2006/09/27 20:47 ID：QA-0006182
相談者より
投稿日：2006/09/27 20:47 ID：QA-0032561大変参考になった
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