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出張時における宿泊費実費化について

ご教授願います。

当社においては、従来より出張時における宿泊料は地域別(東京23区、政令指定都市、その他)に定額支給を実施しておりました。
今回、「出張時における宿泊料を現在の定額を上限に実費化する」ことを検討するよう指示があり、以下内容をどう社内的に処理するか苦慮しております。他の多くの会社では、どう対処しているのかお教え下さい。

1.ビジネスホテルの領収書を確認すると、有料での朝食料(別途宿泊のみの料金設定がある場合)を食べても、全て宿泊料として表示され、宿泊料と食事料の区分ができない。
2.ビジネスホテルによっては、宿泊金額に応じQUAカードをサービス提供するところがある。

出張時においては、あくまで実費精算が基本であると考えられるが、上記のケースを会社としてどう対応したらよいか。宿泊料の実費化を実施することにより、総務としての業務量が多くなることは避けたいと考えます。(当社には、出張時において別途日当(3000円程度)も支給しております)
よい対応処理方法等ありましたら、お教え下さい。

投稿日:2009/11/02 10:06 ID:QA-0018047

ロクサンズさん
山梨県/電機(企業規模 51~100人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件につきまして私の専門上、会計処理よりは労務管理の観点から回答させて頂きますね‥

こうした宿泊費等の支給内容につきましては、個々の会社が独自の考え方に基き決めるべき事柄ですので様々であるといえます。

恐らくは実費精算への切り替えを指示されていることから経費節減が主な目的ではと考えられますが、これにより定額支給よりも現場での業務量が多少ならずとも増えることになることは避けられないでしょう。

まずは社内での考え方を統一させておく為にも、御社のポリシーを上層部に確認されてから担当総務の業務事情も率直に意見された上で検討を開始されるべきです。

その上で、御質問の件について私見を申し上げますと、別途日当を出されているのでしたら、食費に関しては敢えて個別に考えなくてもよいものと考えます。

つまり、日当の中に食費が含まれているとするのが一般的ですし、一方たまたま宿泊費に食費込み等の場合があったとしましてもそれを区別する必要性まではないものといえるでしょう。

懸念されるとしますと支給額の公平性という観点ですが、宿泊場所等の事情もあることですし比較的微少な金額といえる文面のような個別のサービスを細かく区別し勘案されなくとも特に問題であるとはいえないというのが私共の見解になります。

投稿日:2009/11/02 11:37 ID:QA-0018048

相談者より

 

投稿日:2009/11/02 11:37 ID:QA-0037064大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

宿泊費の実費処理は実施すべき

■ 営業経費である出張旅費の実費処理は、担当部署の業務量との綱引きの部分はありますが、少なくとも、宿泊費に就いては、実施すべきです。日当に関しては 《 看做し実費として妥当な金額である限り 》 定額精算で問題ないと思います。
■ ご質問に対する回答
① 領収書には、宿泊料のみの記載で、朝食サービス券は別途手渡しされる場合も多く、本人の申告以外に把握することはできません。多くの事例では、実質的に、不問に付されているようです。
② コンビニカードなどサービス提供は、更に、把握が困難あるのみならず、仮に、精算時に、差し出されても、会社としても処理に困ることになります。僅少な金額でもあり、これも、不問に付している会社が多いと推測します。
■ まとめますと、宿泊費は、証憑に基づく実費精算、日当は、定義と内容を出張旅費規程などに明記の上、定額精算とするのが、妥当だと考えます。

投稿日:2009/11/02 21:45 ID:QA-0018057

相談者より

 

投稿日:2009/11/02 21:45 ID:QA-0037069大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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従業員が出張を希望する時、その可否を判断し、交通手段・宿泊先などを把握するための届出です。

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