保管すべき雇用契約書がない場合の対処について
お世話になっております。
たいへんお恥ずかしいご相談ですが、弊社では各営業所ごとに雇用契約書を2部発行し、署名後の1部を回収する運用をしております。しかし、先日の社内監査で、数名分の契約書が回収されていないことが確認されました。
問題の対象者はすでに退職しており、現状では契約書の回収が不可能な状態です。これらの対象者は、意図的に提出を怠ったわけではなさそうですが、性格的に少しずぼらで、再三にわたる提出の要求に対しても「次に持ってくる」と言い続け、最後まで提出がなされなかったようです。また、担当者も業務の忙しさから十分なフォローができていなかったため、結果として契約書が未回収となっています。
5年間保管しなければならない雇用契約書が存在しない状況ですが、このケースに対してどのように対処すべきか、ご教示いただければ幸いです。
投稿日：2024/10/21 17:25 ID：QA-0144711
- asyouwiさん
- 群馬県／その他業種（企業規模 6～10人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、現実問題としまして契約書の入手は困難といえますし、可能であれば同じ雇用契約書を自社で作成される他ないものといえるでしょう。
そもそも契約書を２通共従業員に渡してしまうといったやり方自体に問題が有ったものといえますので、これを機会に契約書の取り交わしはその場で双方１通ずつ所持されるように行われる事が必要といえます。
投稿日：2024/10/21 22:02 ID：QA-0144735
相談者より
ご回答ありがとうございます。雇用契約書を再プリントし署名のないまま保管とします。
ご指摘いただきました件については、その場で署名を求め、1部回収としました。ありがとうございました。
投稿日：2024/10/30 16:53 ID：QA-0145085大変参考になった
人事会員からの回答
- オフィスみらいさん
- 大阪府／その他業種
対象者がすでに退職済みで、結果的に契約書の回収も不可能であれば、それはそれで割り切るしかなく、当該退職者に連絡を取ったところで応じてくれる保証もないでしょう。
雇用契約書を作成する場合、会社及び本人所持分共々その場で双方が署名したうえで手渡せば、こういう問題は起こりません。
今後への教訓とすればいいでしょう。
投稿日：2024/10/22 09:50 ID：QA-0144744
相談者より
ご回答ありがとうございます。雇用契約書を再プリントし署名のないまま保管とします。
ご指摘いただきました件については、その場で署名を求め、1部回収としました。ありがとうございました。
投稿日：2024/10/30 16:54 ID：QA-0145086大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
対応
今から契約書を再出力して保存するくらいでしょうか。押印も無く、効力は厳しいですが、コンプライアンスを果たせなかった事実は変わりませんので、できることも限られます。
「提出してこないから回収できない」ようなことを放置するようなことが無いよう、責任者の厳重な処罰なども考慮すべきでしょう。
投稿日：2024/10/22 10:23 ID：QA-0144750
相談者より
ご回答ありがとうございます。雇用契約書を再プリントし署名のないまま保管とします。
責任者へは厳重注意にとどめましたが、今後は、その場で署名を求め、1部回収としました。ありがとうございました。
投稿日：2024/10/30 16:56 ID：QA-0145087大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
ご質問の件
会社が作成したものを
退職後3年間保管して下さい。
投稿日：2024/10/22 12:46 ID：QA-0144766
相談者より
ご回答ありがとうございます。雇用契約書を再プリントし署名のないまま保管とします。
ありがとうございました。
投稿日：2024/10/30 16:56 ID：QA-0145088大変参考になった
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