人事情報・書類の保管期間について
いつも勉強させて頂いております。
人事で管理・保管している各種個人にかかわる情報（例：入社時の提出書類一式、給与データ、社保・税関係データ、配偶者についての情報、勤怠データ、写真、応募者のレジメなど）についての、一般的な保管義務期間をおしえて頂けませんでしょうか？
特に、①退職後の個人情報とその方の入社時提出書類、②既存社員の過去の給与・勤怠データ、③採用の際の応募者の履歴書について、その情報保管期間について、どこかのサイトなどで一般的なガイドラインがまとめているような場所がありましたら、おしえて頂けましたら幸いです。勉強させて頂きたいと存じます。
何卒宜しくお願い申し上げます。
投稿日：2011/12/21 07:03 ID：QA-0047519
- *****さん
- 東京都／マーケティング・リサーチ・テレサービス（企業規模 101～300人）
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本Q&Aは法的な助言・診断を行うものではなく、専門家による一般的な情報提供を目的としています。
回答内容の正確性・完全性を保証するものではなく、本情報の利用により生じたいかなる損害についても、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
具体的な事案については、必ずご自身の責任で弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
- この回答者の情報は非公開になりました
人事情報管理
貴社では人事情報管理システムを導入していないのでしょうか？ソリューション会社各社から人事情報管理システムのパッケージが販売されています。それらを使えば、履歴情報の管理は比較的容易になります。保管期限の目安は5年だと思います。③の採用の際の応募者の履歴書は不採用の場合は処分するか、本人に返送するのがよいと思います。社員の場合は保管を続けるべきでしょう。
投稿日：2011/12/21 09:16 ID：QA-0047521
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
人事労務管理面で申し上げますと、労働基準法第109条におきまして、重要な労働関係の書類については3年間の保存が義務付けられています。
従いまして、これに準じ①及び②の文書につきましても最低限3年間の保存が妥当といえます。
これに対し、③のうち採用されなかった応募者の分につきましては、基本的に御社と無関係の情報となりますので早急に処分するのが妥当といえるでしょう。
ちなみに一般的な文書保存期間については特定のサイトをご案内する事は出来かねますが、キーワード検索して頂きますとすぐに見つかるはずです。
投稿日：2011/12/21 09:42 ID：QA-0047522
相談者より
勉強になりました。
ありがとうございました。
投稿日：2011/12/22 23:19 ID：QA-0047560大変参考になった
本Q&Aは法的な助言・診断を行うものではなく、専門家による一般的な情報提供を目的としています。
回答内容の正確性・完全性を保証するものではなく、本情報の利用により生じたいかなる損害についても、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
具体的な事案については、必ずご自身の責任で弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。
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