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退職者の個人番号の取り扱いについて

いつもお世話になっております。
個人番号の取り扱いについてご教授お願い致します。

①入社時に収集した個人番号は退職時に速やかに廃棄する。

とされておりますが、

②所管法令で保存期間が定められている書類は、保存期間が経過するまでマイナンバーとともに保管しておきます。

という文面を見かけました。

②のように、マイナンバーが記載された書類と同じく、収集したマイナンバーも保存期間が経過するまでは保管しておくものと解釈しておりましたが、マイナンバーが記載された書類は保管するが、収集したマイナンバーは速やかに廃棄するのでしょうか。

初歩的な質問で大変申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

投稿日:2021/04/09 16:00 ID:QA-0102564

勉強中総務部員さん
岩手県/その他業種

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、簡単に申し上げますと①が原則、②は特例を表しているものです。

すなわち原則としては退職時に番号を廃棄しなければなりませんが、法令で保存が義務付けられている文書に関しましては、例外として廃棄せず期間満了までそのまま保管しなければならないという事です。つまり、マイナンバーが記載されたままの保管になりますが、それ故厳重な管理が求められる点に注意が必要です。

投稿日:2021/04/09 21:50 ID:QA-0102590

相談者より

ご回答ありがとうございました。
入社時の収集をマイナンバーカードのコピーとしております。
そちらも同じ取り扱いで問題ないでしょうか。

投稿日:2021/04/12 09:55 ID:QA-0102602参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

退職者個人番号の取扱い

▼退職者のマイナンバーは、退職後、直ぐ廃棄される訳ではありません。会社が、従業員のマイナンバーを廃棄・削除しなければならなくなるのは、次の2つを満たした場合です。
(1)個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合
(2)所管法令において定められている保存期間を経過した場合
尚、上記時点から、廃棄・削除をする迄の期間については、会社で判断すればよいとされています。
▼然し、辞める従業員としては、退職後もマイナンバーを保管されると心配でしょうから、以下の点を事前に確約しておくことです。
・法定保存期間が経過する迄は会社でマイナンバーを保管する旨
・マイナンバーの流出・漏えいを防ぐ適切な安全管理措置を講じる旨
・法定保存期間が経過したら、確実にマイナンバーが廃棄される仕組み

投稿日:2021/04/10 09:51 ID:QA-0102592

相談者より

ご回答ありがとうございました。
入社時の収集をマイナンバーカードのコピーとしております。
そちらも同じ取り扱いで問題ないでしょうか。

投稿日:2021/04/12 09:55 ID:QA-0102603参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

マイナンバー

通常の書類保管義務期間と並行してマイナンバーを保管することになっている訳ですから、単なる倉庫内に書類保管では済まず、マイナンバーカードのコピー同様に、厳重な情報管理と廃棄などの対処が必要となると考えるべきでしょう。施錠、廃棄などすべて記録化し、アクセスは許可された者のみ、アクセス記録保持など留意して下さい。

投稿日:2021/04/12 13:34 ID:QA-0102609

相談者より

ご回答ありがとうございました。
同じ様に、厳重に管理しております。
もう1点お教え願いたい事があり、よろしくお願いいたします。
二年前に退職したスタッフが在職者の妻になりました。保存期間内ですので個人番号は分かるのですが、再入社以外(今回は扶養に入れたい)に使用することは問題ないでしょうか。
よろしくお願いいたします。

投稿日:2021/04/12 15:46 ID:QA-0102613大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

再度お答えいたします

ご返事下さいまして感謝しております。

ご質問の件ですが、先の回答の通りの扱いになりますので、コピー等も含めまして文書自体が法令で保管を義務付けられているか否かで判断される事になります。法令で保管義務の定めが無く、御社が任意で判断の上保管されている場合には廃棄が必要です。

投稿日:2021/04/12 17:52 ID:QA-0102617

相談者より

ご回答ありがとうございます。

投稿日:2021/04/13 09:29 ID:QA-0102649大変参考になった

回答が参考になった 0

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