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【ヨミ】シュウギョウカンリ 就業管理

近年、長時間労働や過労死への対策が、社会的な課題となっています。多くの企業が働き方改革に取り組む中で、労働時間や休日・休暇などを取り扱う「就業管理」には、かつてないほど関心が高まっています。ここでは、企業の就業管理の問題点や、法的な観点から求められること、その対策などを解説します。

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1.就業管理とは

就業管理の目的

企業は、従業員の労働時間や休日・休暇などに関するルールを法律に即して適正に定めなくてはなりません。また、労働者の働き方が不均衡にならないように配慮し、生産性やパフォーマンスを高めていく必要があります。例えば、生産ライン現場では、従業員が作業する開始時刻と終業時刻を統一することによって、効率よく製品を作ることができます。これが、企業における就業管理の目的です。

また、労働時間の長さに一定の制限を設け、従業員が健康で安心して働ける職場環境を整備することも必要です。従業員が納得できる労働条件を提示することは、働くことへのモチベーション向上にもつながります。このような観点を十分に踏まえながら、就業管理を行っていくことが大切です。

近年の就業管理の動向

働き方や雇用形態の多様化が進む中で、就業管理においても対応が求められています。2019年4月に施行されることが決まった「働き方法案(働き方改革関連法案)」の三本柱は、「残業規制」「同一労働同一賃金」「脱時間給制度」。中でも就業管理に大きく影響を与えるのが、長時間労働是正を目的とした残業規制です。

これまで、36協定を結ぶことで認められる残業時間は月45時間・年360時間と定められていましたが、臨時的に限度時間を超えて時間外労働を行わなければならない特別の事情が予想される場合には、「特別条項付き協定」を結び、限度時間を超えて延長することができました。そのため、実質的に企業は従業員に青天井で残業をさせることが可能になり、長時間労働が深刻化や過労死などにつながるとして問題視されていたのです。そこで新制度では、残業時間に上限を設け、規制することを重要な目的としています。

新制度で認められる残業は、月45時間・年360時間が原則。労使での合意があった場合には、単月のみ100時間未満の残業を認めますが、その場合も年間720時間、2~6ヵ月平均80時間の上限があり、月45時間を超える残業は年6回までしか認められません。また、これに違反した場合、企業には罰則が科せられます。

一方で、法案には高収入の金融ディーラーやアナリストなど、高度専門職を労働時間規制から外す「脱時間給制度」の導入も盛り込まれました。ホワイトカラー層はブルーカラー層と異なり、成果を時間で測りにくいからです。効率よく成果を出せば、自由な時間も増えます。残業規制のシステムを設けることも大切ですが、時間に縛られない働き方の推進が求められているのも、近年の傾向です。

2.就業管理の実務

「労働基準法」などの法律では、就業管理に関してどのようなことが規定されているのでしょうか。そのポイントを考えます。

休日・休暇関連

【休日・休暇・休業、法定休日】

「休日」とは、就業規則などによって、その日は仕事に就く必要がないとして、あらかじめ決められている日のことです。その際、労働基準法では「毎週、少なくとも1回」の休日を与えることを原則として定めています。これが「週休制」です。また、週休制を取ることが困難な場合には、例外的に「4週間の間に4回以上」の休日を与えればよいとしており、これを「変形週休制」といいます。これらの休日は法律で定められているもので、「法定休日」と呼びます。休日は仕事をする義務がないと決められている日ですから、会社が休日出勤を命令して仕事をさせた場合、労働者には「割増賃金」(残業代)を支払わなければなりません。

仕事をしなくてもいいとあらかじめ定められている「休日」とは異なり、本来は仕事をすべき日に労働者自らが申し込むことによって、仕事をしないことが認められる(労働義務が免除される)日を「休暇」といいます。そのため、休暇を返上して出勤したとしても、割増賃金の対象とはなりません。また、休暇には慶弔休暇や病気による休暇など、企業によってさまざまな種類が規定されていますが、全て有給とは限らず、無給とされる場合もあります。

「休業」とは、休暇と同じように本来は仕事しなければならない日に、介護や育児など、何らかの労働者側の事情によって、会社が労働義務を免除する日のことです。休暇との違いは、「業を休む」という意味合いから、休暇より長期にわたるケースが多いようですが、特に法律上の規定はありません。

【年次有給休暇、有給休暇取得(消化)率、時季変更権】

「年次有給休暇」とは、労働基準法の規定により、企業が労働者に与えなくてはならない有給(休んでも給料が支給される)の休暇のことをいいます。年次有給休暇は、労働者が入社して6ヵ月継続して勤務し、所定労働日(就業規則や労働契約の定めで出勤しなければならないとされる日)の8割以上出勤した場合に付与されます。付与される日数は、初年度で年間10日間。以降、要件を満たせば2年目(入社から1年6ヵ月後)から段階的に増えていき、最大となる6年6ヵ月後以降は年間で20日の年次有給休暇が付与されます。また、付与された年次有給休暇は、翌年度の終わりまで消滅することなく、繰越すことができます。なお、年次有給休暇はパートタイマーやアルバイト、嘱託社員にも権利が発生します。週30時間以上働く場合は正社員と同じ日数、30時間未満の場合には働く日数に応じて付与されるのです。また、労働時間が不定期の場合には、1年間の労働日数に応じて付与されることになります。

日本は世界各国と比較すると、「有給休暇取得(消化)率」が低い傾向にあります。厚生労働省が2016年に実施した「就労条件総合調査」によると、取得率は48.7%にとどまっており、28ヵ国中最下位という結果。有給休暇がとれない背景には、「職場に休める雰囲気がない」「自分が休むと同僚が多く働くことになるから」「上司・同僚が有給休暇を取らないから」といった理由があるようです。有給休暇の取得は労働者の当然の権利。しかし、上司が率先して取らなければ、部下はなかなか有給を取得できません。有給休暇の買取りを行っている企業もありますが、有給休暇を取りづらい雰囲気を打開するには、むしろ取得を義務化するなどの施策が必要でしょう。

また、年次有給休暇をいつ取得するかは原則として労働者の自由であり、この権利のことを「時季指定権」といいます。しかし、従業員が自由に年次有給休暇を取得すると、会社の業務に支障が生じる場合もあります。そこで会社は、従業員が指定した取得日が業務の正常な運営を妨げる場合、取得日を変更する権利を持っています。この権利が「時季変更権」です。とはいえ、単に業務が忙しいという理由だけでは、時季変更権を行使するには不十分。代替要員が確保できず、どうしてもその人に働いてもらわないと業務が滞ってしまうような理由に限られます。

育児・介護関連

【育児休業、育児休暇、産休】

1992年に施行された「育児休業法(1995年に 育児・介護休業法に改正)」により、出産後の産後休業が過ぎ、育児のために休業することが必要な労働者は、男性・女性を問わず子が1歳になるまでの期間、「育児休業」を取ることができます。また、子が1歳を過ぎても保育園が定員で入れないなどの理由がある場合は、子が1歳6ヵ月になるまでの間、育児休業を延長して取ることができます。さらに、2017年10月の法改正では、1歳6ヵ月時点でも同様の理由で会社に申請すれば、最長2年間まで再延長されることになりました。この育児休業は、原則、同一の子一人に対して、1回だけ行使することができます。

通常、会社には育児休業中の賃金を支払う義務はありません。そのため、育児休業は無給の休業となります。これでは労働者の生活が成り立たなくなるので、労働者は雇用保険から育児休業給付金として、育児休業開始前の賃金の5割相当額を受け取ることができます。さらに、育児休業期間中(最長3年)の社会保険料は、会社分も含めて全額免除されます。

育児休業は男性・女性を問わず取得することが可能であり、政府は2020年までに男性の育児休業取得率を13%にするとの目標を掲げています。厚生労働省が発表した「平成29年度雇用均等基本調査」によると、平成29年度の男性の育児休業取得率は5.14%(27年度:2.65%、28年度:3.16%)。増加傾向にはありますが、目標にはまだまだ遠く、企業には取り組みが求められています。なお「育児休業」と異なり、「育児休暇」は法律で定められた休暇ではありません。育児のために、企業が独自に定めている制度です。

また、「産休」とは「産前産後休業」のことで、労働基準法によって妊娠している女性や胎児を守るために定められたものです。出産を控えた、また出産後の女性従業員は、使用者に申請すれば休業措置を受けることができます。「産前休業」は、出産予定日の6週間前(双子以上の場合は14週間前)から請求すれば取得できます。「産後休業」は、出産の翌日から8週間。この間は、原則就業できません。ただし、6週間を経過した後、本人が請求し、医師が認めた場合は就業することができます。

【介護休業、介護休暇】

「育児・介護休業法」により、要介護状態にある家族を介護するために、労働者は「介護休業」を取得することができます。要介護状態とは、負傷、疾病、または身体上、精神上の障害により、2週間以上常時介護の必要な状態を指します。また、家族とは配偶者、父母、配偶者の父母、子、同居して扶養している祖父母、孫、兄弟姉妹を指します。介護休業は、家族に常時介護が必要になるごとに1回、対象家族一人につき、最大93日まで取得することができます。

介護休業は長期間の休業を対象としますが、2010年6月30日より短期間の介護のための休暇制度である「介護休暇制度」が始まりました。介護休暇制度は、要介護状態にある家族一人につき年間5日、家族二人以上なら10日を限度に休暇を取得できる制度です。

特別休暇関連

【半日有給休暇】
「半日有給休暇」は、労働基準法などで定められたものではなく、各企業が任意で導入している休暇です。有給休暇を「半日単位」で取得できるようにすることで有給休暇を取りやすくし、有給休暇消化率を向上させることを目的に導入されることが多いようです。半日をどう区切るかについては、「午前・午後」で区分する方法や、所定労働時間を二分する方法があります。
【リフレッシュ休暇】
「リフレッシュ休暇」については、厚生労働省が「職業生涯の節目に勤労者の心身の疲労回復等を目的として付与される休暇」と定めています。そのため、一定期間の勤続年数を超える従業員、または一定の年齢を超えた従業員に対して付与されるケースが多いようです。ただし、法律で定められた休暇ではないので、導入率企業の割合は11.7%と1割程度にとどまっています。一方で、1000人以上の大企業では40.4%と4割が導入しています(2013年「就労条件総合調査」厚生労働省)。リフレッシュ休暇の取得については、社員の意思に任せている場合もあれば必須の場合もあり、企業によってさまざまですが、取得時には有給扱いとする企業が多いようです。
【ボランティア休暇】
ボランティア休暇」とは、企業が従業員のボランティア活動への参加を支援する目的で認める休暇。一般的には、有給休暇として扱うケースが多いようです。1990年代以降、社会的にボランティア活動に対する意識が徐々に高まってきたことで導入企業は徐々に増えていましたが、大きな転換点となったのは2011年の東日本大震災でした。被災地でボランティア活動を行う人が増え、企業のボランティアに対する認識も大きく変わったのです。これによって、従業員のボランティア活動を企業の社会的責任の一環として捉え、制度を整備して支援する企業が増加しました。
また、従業員のボランティアを支援することで、副次的な効果も見られています。会社の制度を利用した活動を行うことで従業員の会社への帰属意識が高まるだけでなく、ボランティア活動を通じてコミュニケーション力、リーダーシップの向上など、人材の育成にも役立っているようです。
【アニバーサリー休暇】
アニバーサリー休暇」とは、従業員や家族の誕生日、結婚記念日などの記念日、またその前後の日を休暇とする制度のこと。アニバーサリーは英語の「anniversary」(記念日)の意味で、どのような記念日を休暇に設定するかは企業によって異なります。また、各自が好きな記念日を設定できるケースもあるようです。有給休暇は労働者の権利ですが、実態としてなかなか取得しづらい状況があります。企業がアニバーサリー休暇を奨励することで、従業員は休暇が取得しやすくなり、有給休暇の消化率を上げるだけでなく、モチベーション向上の効果も期待できます。
【サバティカル休暇】
サバティカル休暇」とは、長年勤務した従業員に付与される長期休暇のこと。使途には特に制限はない場合が多く、期間も長期(1ヵ月~1年)にわたることが特徴です。最近では、「人生100年時代」を見すえ、キャリアや働き方を見直すために大学院や専門学校、海外ボランティアなどでの学び直し(リカレント教育)が行われるケースも増えています。導入にあたっての課題は、サバティカル休暇を取りやすい職場環境を作ること。日本企業の有給休暇消化率は欧米と比べて低く、皆が働いている時に休みを取ることに抵抗感(罪悪感)を感じる人が少なくありません。学び直しという観点から、就業規則に取得を奨励するなどして、組織風土を改善していくことが必要です。

変形労働時関連

【みなし労働時間制】

会社による労働時間数の算定や時間配分の指示が困難なため、実際に何時間働いたかにかかわらず、一定の労働時間だけ働いたとものと決める仕組みを「みなし労働時間制」といいます。みなし労働時間制には、「事業場外みなし労働時間制」(労働基準法第38条の2)、「専門業務型裁量労働制」(労働基準法第38条の3)、「企画業務型裁量労働制」(労働基準法第38条の4)の3種類があります。

【事業場外みなし労働時間制】

外回りの営業や出張など、会社が労働時間を把握することが難しい場合、決めた時間だけ労働したとみなすのが「事業場外みなし労働時間制」です。この制度では、みなし時間を8時間と設定すれば、たとえ実際に外回りで働いている時間が5時間であっても、10時間であっても8時間とみなして労働時間を計算します。みなし労働時間制を採用できるのは、労働時間が把握できない場合に限定されます。たとえ外回りの営業であっても、スケジュール表の管理や携帯電話などで報告させることによって労働時間を把握し、算定ができる場合には利用できません。

なお、みなし労働時間制では、1日8時間までなら労働基準監督署への届け出は必要ありません。しかし、1日8時間を超えるみなし労働時間制を採用する場合には「みなし残業」として、労使協定を結んで労働基準監督署へ届け出る必要があります。この場合、8時間を超える部分については、割増賃金の支払いが発生します。

【裁量労働制】

「裁量労働制」とは、労働者に時間配分や仕事の仕方などを委ねている場合に、あらかじめ定めた時間を働いたとみなす制度です。予定する(みなす)時間を8時間と定めたら、実際に働いた時間が10時間、12時間であっても8時間とみなされます。通常は8時間を超過した分に割増賃金を支払う必要がありますが、裁量労働時間制の場合、実働時間に応じた残業代を支払う必要がありません。なお、裁量労働時間制を採用するためには、「業務の性質上、労働者に仕事の配分や仕方などを委ねる必要がある」「具体的に指示をすることが困難である」「厚生労働省の定めた仕事である」といった要件が必要です。

裁量労働時間制には、「専門業務型裁量労働制」と「企画業務型裁量労働制」の2種類があります。

【専門業務型裁量労働制】

「専門業務型裁量労働制」を採用できるのは、以下のように厚生労働省が指定する専門性の高い業務に限られます。制度を利用する際には、労使協定を結んで労働基準監督署に届け出る必要があります。

  • 新商品もしくは新技術の研究開発、または人文科学もしくは自然科学に関する研究の業務
  • 情報処理システムの分析、または設計の業務
  • 新聞や出版などの記事の取材もしくは編集の業務、またはテレビ、ラジオなどの放番組の制作のための取材もしくは編集の業務
  • 衣服、室内装飾、工業製品、広告などの新たなデザインの考案の業務
  • 放送番組、映画などの製作の事業におけるプロデューサー
  • システムコンサルタント
  • インテリアコーディネーター
  • ゲーム用シフトウェアの創作の業務
  • 証券アナリスト
  • 金融工学の知識を用いて行う金融商品の開発の業務
  • 大学の教授、准教授または講師の業務
  • 公認会計士
  • 弁護士
  • 建築士
  • 不動産鑑定士
  • 弁理士
  • 税理士
  • 中小企業診断士
【企画業務型裁量労働制】

さらに、ホワイトカラー職種向けの裁量労働制には「企画業務型裁量労働制」があります。この制度の対象は、以下に示したような知識・経験のある従業員に限定され、おおむね3年以上の職務経験が必要です。

  • 会社運営の企画、立案、調査、分析の業務である
  • 業務の性質上、業務の遂行の方法を大幅に労働者に委ねる必要がある
  • 業務遂行の手段および時間配分の決定等について、使用者が具体的な指示をしない

企画業務型裁量労働制を利用するためには、従業員一人ひとりの同意が必要となります。同意しない従業員に対しては、制度を適用することはできません。また、制度を利用する場合には、年に1回、労働基準監督署へ労働時間の状況や健康・福祉確保措置の実施状況を報告しなければなりません。

ただし、現状では専門業務型裁量労働制と企画業務型裁量労働制の利用率は、それぞれ2.5%、1.0%にとどまっています(2017年「就労条件総合調査」厚生労働省)。成果を時間で評価できない働き方が急速に広がっている現在、裁量労働制の利用を促進するために、厚生労働省では提案型の営業など、対象業務拡大について検討を行っています。

【フレックスタイム制】

フレックスタイム制」とは、始業時刻と終業時刻を定めずに、労働時間の長さや配分を労働者の裁量に任せる制度。メリットとしては、勤務時間を労働者の自主性に任せることによって、仕事の効率が高まると同時に、時間外労働の削減が期待されることです。一方、デメリットとしては、出社や退社時間がバラバラになるため、組織としての意思疎通の低下を招くことです。そこで、多くの企業では必ず出社していなければならない時間帯を「コアタイム」として設定しています。コアタイムの制限時間が極端に長い場合は、フレックスタイム制とはなりません。また、フレックスタイム制では出社・退社時間を労働者に任せているため、遅刻・早退の概念はありません。ただ、コアタイムがある場合には、コアタイムに遅刻・早退した場合には減給の対象となります。

フレックスタイム制を利用する場合には、以下のような内容を労使協定にて締結し、就業規則などに記載します。

  • 対象となる労働者の範囲
  • 精算期間(1ヵ月以内)
  • 精算期間の総労働時間
  • 標準となる1日の労働時間
  • コアタイム、フレキシブルタイムの開始・終了の時刻(設ける場合)

長時間労働(残業)関連

【残業削減】

過労死などの問題が社会的に注目される中で、「残業削減」は企業の就業管理上、非常に重要な課題となっています。そもそも会社には、「労働安全衛生法」の下、従業員の労働時間を的確に把握し、安全に働かせる義務があり、過労死は会社の責任となります。過労死が起こってしまった場合には裁判に発展するケースも多く、その損害賠償額はかなりの高額になります。会社は、従業員の勤務時間に普段から気を配り、注意しなくてはなりません。

過労死の判断に関して、厚生労働省では発症前6ヵ月間の労働時間の長さや業務の時間的・内容的な不規則性、作業環境などをもとに、一定の基準を設けています。この場合、労働時間の長さは重要な要素となります。具体的には、発症前1ヵ月間の残業時間が100時間を超える場合や、発症前2~6ヵ月間の残業時間が1ヵ月当たり80時間を超えるような場合には、過労死の可能性が高いと判断されます。また、1ヵ月間の労働時間が100時間を超えたような場合、労働者から申し入れがあれば、医師による面接指導の下、休暇や労働時間の短縮などの措置を行わなければなりません。

【時短】

「時短」とは、労働時間短縮のこと。残業削減が大きな課題となっている中、いかに効率よく仕事をこなし、労働生産性を上げて時短を進めていくかが大きなテーマとなっています。一方で、業務量や業務内容が変わらないにもかかわらず管理職が部下に対して労働時間を減らすよう強制する「時短ハラスメント」が起こる場合もあり、企業には根本的な改革が求められています。

企業がグローバル展開を進めていくうえでも、日本的な働き方を見直し、時短を進めていくことが不可欠です。また、ワーク・ライフ・バランスを重視する人が増える中で、長時間労働が続いている企業では、安定的に人材を確保することもできません。

では、どのように取り組みを進めればいいのでしょうか。まず求められるのが、経営者のトップダウンの下、全社的な取り組みに向けて広くアナウンスを行うことです。社内に時短推進のポスターなどを貼り、会社として取り組む姿勢を示すことも有効でしょう。そして、各現場においては業務プロセスの見直しを行ったり、労働時間ではなく成果や生産性を評価する人事制度を導入したりすることで、これまでの業務や考え方を見直す必要があります。

長時間労働への対策を行う際には、政府が給付する助成金などを活用してもいいでしょう。厚生労働省では、時間外労働の上限設定に取り組む中小企業などを対象に、費用の一部を助成する「時間外労働等改善助成金」を設けています。

【ノー残業デー】

長時間労働を是正し、働き方改革を推進するために「ノー残業デー」を行う企業が増えています。ノー残業デーとは、1週間に1日か2日、残業しない曜日を設定し、毎週その日は定刻で帰るよう、従業員に働きかける取り組みのこと。ノー残業デーは法律で決められたものではなく、企業による独自の制度ですが、ノー残業デーがあることによって日々の仕事に対する集中度が高まり、労働生産性の向上が期待できます。また、従業員が会社にいる時間が短くなるので、大規模事業所などでは人件費・光熱費などの削減効果が期待されています。

しかし、ノー残業デーを導入しても、制度が形骸化してしまう場合もあります。その日にやるべき仕事が終わっていないいため、自宅で引き続き仕事をする「持ち帰り残業」や、ノー残業デー以外の日に残業が増えてしまうといった声も少なくありません。単に導入するだけでなく、ノー残業を実現するにはどうすればいいのかを考え、施策に取り組むことが求められます。

また、残業時間を削減することで残業手当が減り、収入が下がることを懸念した従業員から、反発が起きることもあります。そうならないためにも、残業削減の目的はあくまでワーク・ライフ・バランスの実現であり、人件費削減のために実施するのではないということをしっかりと従業員に伝えなければなりません。残業時間を一定以下に抑えることができた従業員(職場)に対して「時短手当」を導入するなどの工夫も有効です。このほかにも、ノー残業デーに残業する人に目立つ服装を着せて仕事をさせるなど、ユニークなアイデアで取り組みを進める企業が増えています。

就業規則関連

【就業規則】

就業規則」とは、従業員が働く上で守るべき規律・ルールや労働条件について、会社が定めた規則の総称のこと。「労働基準法」では、常時10人以上の労働者を使用する使用者に対して、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届出ることを義務付けています。この場合の「常時使用される労働者」とは、正社員、パート・アルバイトなどの合計人数を指します。届け出に関しては事業所単位としており、多店舗展開をしている企業などでは、事業所ごとに届け出る必要があります。そして、就業規則の変更(改定)に際しては、新たな就業規則、変更届、意見書を作成し、所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。なお、就業規則の内容を当初と比較して、不利益変更とする場合には、労働組合の合意(労働協約の締結)など、一定の手続きが必要となります。

就業規則は、労働基準監督署に届け出ただけでは有効ではなく、従業員に周知されて初めて有効となります。この周知を怠ると無効と判断され、就業規則上の重要な制度・施策が利用できなくなるなど、不利益が生じることがあります。そのためにも、冊子の配布や、イントラネット上での公開を行うなど、従業員が常に閲覧できる状態にすることが重要です。

労働基準法では、就業規則は法令、または労働協約に違反してはならないと定められています。法令とは、労働基準法、最低賃金法、男女雇用機会均等法などの労働法、およびそれに付帯する命令を指します。また労働協約とは、会社と労働組合との間で交わされた約束を指します。

そして就業規則には、必ず記載されなければならない事項(絶対的必要記載事項)と、退職金や賞与などの制度を導入している場合には必ず記載しなければいけない事項(相対的必要記載事項)があります。また、このほかにも適正な就業管理を行うため、就業規則には福利厚生などの任意の事項が記載されます。

  • 絶対的必要記載事項:労働時間に関する事項、賃金に関する事項(賞与を除く)、退職に関する事項(解雇の事由を含む)
  • 相対的必要記載事項:退職金に関する事項、賞与(ボーナス)・手当に関する事項、労働者に負担させるべき食費・作業用品などに関する事項、安全衛生に関する事項、職業訓練に関する事項、災害補償・業務外の傷病扶助に関する事項、表彰・制裁についての種類・程度に関する事項、副業など労働者の全てに適用する定めをする場合はその事項
  • 任意的記載事項:服務規律・守秘義務に関する事項、配置転換・転勤・出向に関する事項、競業禁止に関する事項、特許の帰属・発明に関する事項、福利厚生に関する事項(相対的必要記載事項とされる場合を除く)、その他会社が定める事項

なお、就業規則はその事業所で働く労働者すべてに適用されます。正社員だけでなく、パート・アルバイトなども含まれます。しかし、正社員とパート・アルバイトとでは労働条件が違うことが多いため、同じ就業規則を適用できないこともあります。その場合には、正社員用とパート・アルバイト用の就業規則をそれぞれ作成しなければなりません。

【勤怠管理】
「勤怠管理」とは、使用者が労働者の就業状況を適正に把握することを指します。労働基準法第108条には、「使用者は、事業場ごとに賃金台帳を作成し、賃金計算の基礎となる事項および賃金の額その他厚生労働省命令で定める事項を賃金支払いの都度遅滞なく記入しなければならない」と定めています。また、賃金台帳は3年間の保存期間が定められており、勤怠管理を行うことは使用者の責任であると同時に、適正に行う義務があります。
【始業・終業】
勤怠管理を行う上で、基本となるのが「始業・終業(時刻)」です。始業・終業とは、組織において働く人が仕事を始めること(時刻)と、終えること(時刻)です。1日の労働時間は原則8時間ですが、例えば、9時が始業時刻の場合は1時間の休憩時間を挟み、18時が終業時刻となります。そして、労働者の始業と終業の時間は、賃金を計算するために、記録に残す必要があります。このような勤務状況を記録する方法には、「タイムカード」「出勤簿」「勤怠管理システム」などがあります。
【タイムカード】
「タイムカード」は、始業時間や就業時間などを打刻し、記録する方法です。ただし、タイムカードによる方法は、押し忘れや改ざんの恐れがあるので、記録に間違いや不正がないかどうか、定期的にチェックする必要があります。
【出勤簿】
自己申告による勤怠管理を行う場合には、「出勤簿」を利用する企業もあります。ただし、労働者が申告する労働時間が正しいかどうか、正確に判断するのは難しいでしょう。そのため、出勤簿による管理を行う場合には、事前に労働者に対して申告の仕組み・意義について十分な説明を行い、周知徹底を行う必要があります。
【勤怠管理システム】
近年では、勤怠管理を正確に行うため、「勤怠管理システム」を導入する企業が増えています。以前はエクセルなどの表計算ソフトを用いる場合がほとんどでしたが、近年はクラウドで対応する初期費用が無料のタイプが主流になっており、いつでもどこからでも入力が可能です。メリットは、リアルタイムで出勤時間などの状況を確認できること。また、働き方改革の一環として、厚生労働省からの助成金の対象となっていることも、導入が進んでいる要因です。

労働時間関連

【法定労働時間】

「法定労働時間」とは、労働基準法第32条で定められている「1週間40時間以内、1日8時間以内」(ともに休憩時間を除く)という労働時間の上限を指します。ちなみに「法定」とは、労働基準法で定められた労働時間や休日のことを指します。一方、所定労働時間や所定休日という時の「所定」は、その事業所(会社)が独自に定めたものを意味します。

【時間外労働】

「時間外労働」とは、法定労働時間を超えて働いた時間のことをいいます。法定労働時間を超えて労働者を働かせる場合、使用者は労使協定(36協定)を結び、「時間外労働に関する協定届」を作成し、「時間外労働割増賃金」を支払うことが必要です。割増賃金は、下記の計算方法で算出します。

「残業時間」×「1時間当たりの基礎賃金」×「割増率」

【休日出勤】

使用者は、法定休日(週に1回あるいは4週を通じて4日以上の最低基準の休日)をもとに作成された就業規則で決める休日に、労働者を休ませなければなりません。その休日に出勤を命じることが、「休日出勤」です。休日労働を命令すること自体は違法ではありませんが、休日出勤させた場合には、割増賃金を支払わなくてはなりません。

休職

「休職」とは、雇用の関係はそのままとして、使用者がある程度の期間にわたって労働者の労務提供の義務を免除することです。具体的には、事故やうつなど病気療養のため長期入院しなければならなくなった場合、関連会社に出向(在籍出向)する場合、海外留学する場合、組合活動に専念する場合など、自己都合・会社都合も含めて、さまざまなケースが考えられます。労働者は長期間欠勤しても解雇される心配はなく、使用者も休職期間中の給料を支払う必要はないのが一般的なので、相互にとって便利な制度であるといえます。

なお、休職については法律上の規定はありません。ですから、休職期間中に転職したとしても、違法とはなりません。休職の制度を設けるかどうかは、労使が自由に決めることができます。就業規則に定める場合には、「どんな事情の場合に休職となるのか」「診断書や証明書のような書類を提出する場合の手続き」「休職期間中の賃金・賞与の支払いの問題」「休職期間を勤続年数として算入するかどうか」「復帰・復職・退職する際の条件など手続き」などを明確に規定することが必要です。

なお、業務外の事由による病気やケガの治療のために休職した場合には、一定の条件を満たせば「傷病手当」(健康保険による給付金)が給付されます。

ワーケーション

ワーケーション」は2000年代にアメリカで生まれた「仕事(ワーク)」と「休暇(バケーション)」を組み合わせた造語。リゾート地などに長期滞在してリフレッシュしたり、休暇を兼ねてリモートワークをしたり、普段休みを取りにくい人が休暇の一部を勤務日に振り分けながら旅行に行ったりすることを指します。欧米で広まりつつあるスタイルで、休暇に仕事を組み込むことによって、長期の休暇を取りやすくなるメリットがあります。

日本では、日本航空が2017年にワーケーションの制度を導入したほか、日本マイクロソフトも同様の取り組みを導入しています。また、リゾート地を抱える自治体では、ワーケーションに取り組む企業を誘致する動きも出ています。こうした自治体はオフィスや通信環境を整え、体験会を開催するなど、企業の多様なニーズに応える対応を進めています。働き方改革が進む中、今後、日本でもワーケーションがどのように拡大していくのか、注目が集まっています。

M字カーブ

日本では25~39歳の働き盛りの女性が出産・子育てなどを機に仕事を離れ、前後の世代と比べて有職率が低くなる傾向がありました。このような女性の有職率をグラフにすると、アルファベットの「M」の形に近いため、「M字カーブ」と呼ばれています。これまで日本における女性の社会進出がなかなか進まない原因として、M字カーブの存在は長く語られてきました。

ところが近年、M字カーブが解消しつつあります。総務省が2018年7月に発表した2017年「就業構造基本調査」によると、25~39歳の女性のうち、働く人の割合が75.9%と過去最高を更新。2012年の調査から5.9ポイント高まっています。この背景には、人手不足が続く中で企業が短時間勤務などの多様な働き方を認め、育児世代の女性を採用していることなどがあります。しかし、男女の賃金や非正規比率などには依然として差があり、女性の処遇改善が課題となっています。

3.就業管理に関する法律

就業管理関連法律(目的・内容・ポイント)

憲法は、国の最高の法規であり、国民の基本的な権利について定めています。また労働法は、労働基準法をはじめとした働く労働者の権利を守るための、いくつかの具体的な法律(男女雇用機会均等法、育児・介護休業法、労働安全衛生法、労働組合法、雇用保険法、労働者派遣法など)をまとめて表す名称です。憲法と労働法の関係としては、憲法第27条第2項において、「賃金、就業時間、休息その他の勤労条件に関する基準は、法律でこれを定める」と規定されています。憲法のこの規定を受けて労働基準法が制定されており、以下のような労働条件について、基本的な内容を定めています。就業管理は、労働基準法の定める労働条件について、大きな規制を受けることになります。

【労働基準法の内容】
  • 第一章:総則(最低限の労働条件の規定・差別の禁止・基本的用語の意味など)
  • 第二章:労働契約(労働基準法違反の契約の効力など)
  • 第三章:賃金(賃金支払いについての原則など)
  • 第四章:労働時間・休憩・休日及び年次有給休暇(労働時間の原則、36協定など)
  • 第五章:安全及び衛生(労働安全衛生法に委ねられている)
  • 第六章:年少者(未成年者の採用・労働時間など)
  • 第六章の二:女子(女子労働者の待遇など)
  • 第七章:技能者の養成(徒弟の弊害の排除、職業訓練など)
  • 第八章:災害補償(労災による補償に関する規定など)
  • 第九章:就業規則(就業規則の作成手続き・労働協約との関係など)
  • 第十章:寄宿舎(寄宿舎に寄宿する労働者の自由・安全衛生など)
  • 第十一章:監督機関(監督組織・労働基準監督官の権限や義務の規定など)
  • 第十二章:雑則(労働者名簿・賃金台帳・就業規則の周知義務など)
  • 第十三章:刑罰(違反に対する罰則・内容など)

4.就業管理の見通し・課題

現状の就業管理の問題点

契約社会において、本来、労働条件は会社と従業員との間で自由に決めるべきものです。ところが契約を完全に自由にしてしまった場合、雇う立場にある会社が従業員にとって不利な労働条件を求めることがあります。そこで、労働者を保護する観点から、国は法律で労働条件の最低基準を定めており、会社はそれを遵守しなければなりません。

ところが「ブラック企業」に代表されるように、法律で定めた基準を守らない企業も多く、長時間労働をはじめ、休日が少ない、給料が低い、残業代が出ない、セクハラ・パワハラが日常茶飯事など、就業管理が適正にできていない企業が少なくありません。またこれは中小・零細企業に限りません。大企業でも、そのような実態があることを耳にします。このような背景から制定されたのが「ブラック企業大賞」です。作家や弁護士、大学教授などで構成される「ブラック企業大賞企画委員会」によって運営されているこの賞の影響は非常に大きく、ブラック企業に認定されると業績が悪化し、採用も難しくなるという状況が起きています。さらに、厚生労働省も法律を守らない企業に対する罰則として企業名を公表するなど、ブラック企業に対する社会的な圧力が非常に強くなっています。

適正な就業管理に向けて

このような観点からも、人事部は労働関連法律の内容を熟知し、またその改正動向をしっかりと把握し、自社の労働条件が法令に定められた基準を下回ることのないよう、適正な就業管理を行わなければなりません。そして、「ブラック企業」とは対極にある「ホワイト企業」を目指すことが、これからの就業管理には求められます。

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分類:[ 就業管理 ]
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