業務上の理由による社員旅行代金のキャンセル料の取扱いについて
当社では、任意参加による社員旅行を実施しており、その代金は社員と会社が折半しています。
社員は毎月一定額を積み立て、旅行費用の半額に充てています。
当然、法律の定めに従い課税される場合は、納税することとしています。
さて、業務上の理由（台風襲来による施設損壊に備えた対応といった、旅行当日に急遽対応すべき事案が発生した場合など）で旅行をキャンセルせざるを得なくなった場合のキャンセル料負担についてお尋ねしたく思います。
このようなケースでのキャンセル料負担は、会社負担とすべきなのでしょうか。
それともそうしたリスクも想定して参加している個人負担とすべきなのでしょうか。
会社と個人の折半とするような考え方もあるかもしれませんが、なぜ折半とするのか、合理的な理由が見つからず苦慮しているところです。
お知恵を拝借出来れば幸いです。
投稿日：2014/09/12 16:01 ID：QA-0060214
- ikeppaさん
- 大阪府／運輸・倉庫・輸送（企業規模 101～300人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
キャンセル料について
任意といえど、積み立てをして会社も半額負担している社員旅行です。
業務上の理由でキャンセルするわけですから、
会社が負担すべきといえるでしょう。
そうしたリスクも想定しているとありますが、説明や周知はしているのでしょうか。
キャンセル料を本人に負担させるようであれば、
今後は参加者が減っていくでしょうし、本人が納得しない場合には、
会社に対する信頼感までなくなるリスクが大きいと思われます。
投稿日：2014/09/12 18:00 ID：QA-0060216
相談者より
アドバイス有り難うございます。
業務内容の性格上、業務上の理由でキャンセルせざるを得ない状況があり得ることは当然に想定しうるとはいえ、明示的な説明・周知を行っているわけではありませんので、尚更個人負担は厳しい状況ですよね。検討させていただきます。有り難うございました。
投稿日：2014/09/12 19:16 ID：QA-0060217大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、実際に台風が襲来し想定外の緊急業務発生となったのではなく、「台風襲来による施設損壊に備えた対応」、つまりあくまで事前準備としての業務というのであれば、会社都合による旅行キャンセルといえます。
従いまして、旅行キャンセルに関する責任は個々の従業員ではなくあくまで会社側に存在するものといえますので、特段規定が無い場合ですとキャンセル料は会社が全て負担されるのが妥当というのが私共の見解になります。
投稿日：2014/09/12 22:35 ID：QA-0060220
相談者より
お忙しい中アドバイスいただきまして有り難うございました。おかげさまで大変参考になりました。
投稿日：2014/09/22 12:10 ID：QA-0060305大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
位置付けと周知
ご説明では完全に任意のレクリエーションに会社が補助をしているようです。例えば荒天でゴルフができないように、自然条件によっての不成立などはあり得ますが、今回は社命による中止となりますと、普通は納得しがたいのではないでしょうか。そのような場合、自己負担分からもキャンセル料を取るのであれば、かなり明確に、キャンセルポリシーなどを掲示し、それを読んだ人しか申し込めないようなシステムにするなど、文句のつかない方法をご考案いただくべきかと思います。
投稿日：2014/09/12 23:53 ID：QA-0060223
相談者より
お忙しい中アドバイスいただきまして有り難うございました。おかげさまで大変参考になりました。
投稿日：2014/09/22 12:10 ID：QA-0060306大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
指示者、 受益者 （ 会社 ） が、 補填措置を講ずるべき
ご相談の件に限らず、 「 誰が費用を負担すべきか 」 という事態は、 政治、 事業、 果ては、 家庭内など身近でも、 しょっちゅう起きることです。 迷った時の原則は、 《 先ず 》、 命令した者 ⇒ 指示者、 《 次に 》、 それに依って利益を受けるもの ⇒ 受益者、 という目線で考えれば、 意外に簡単に解決することが多いものです。 ご相談の件では、 費用発生の原因となることを命じたのは、 「 会社 」 です。 更に、 この場合、 業務対応が可能になるという利益を、 一義的に受けるのも 「 会社 」 です。 依って、 「 当該社員 」 が蒙ることになる損失は、 全額 「 会社 」 が補填措置を講ずるべきです。
投稿日：2014/09/13 13:14 ID：QA-0060225
相談者より
お忙しい中アドバイスいただきまして有り難うございました。おかげさまで大変参考になりました。
投稿日：2014/09/22 12:10 ID：QA-0060307大変参考になった
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