今からできるBCP（事業継続計画）策定と準備しておきたいツール
～平時からの取り組みが「非常事態に強い」企業をつくる
今、BCP（事業継続計画）の重要性をあらためて見直す動きが活発化しています。自然災害や感染症といった非常事態でも事業を継続するには、行動計画の策定と日頃からの備えが重要です。そこで『日本の人事部』では、BCP策定の手順を整理したうえで、今からできる非常時に備えた取り組みや、BCP強化に役立つ外部サービス・ツールを紹介します。
非常事態でも事業を途切れさせないBCPの考え方～防災ではなく事業継続が目的
BCP（事業継続計画）とは、地震や風水害などの自然災害、火災、感染症、テロといった非常事態が発生したときに、中核事業の継続または早期復旧に向けて速やかに行動するための計画をいいます。
防災が被害を最小限にすることを主目的としているのに対して、BCPは非常事態発生後に迅速かつスムーズに事業を継続・復旧することに重点が置かれます。
非常事態に対応できない企業は経営基盤を維持できなくなり、事業縮小による従業員の解雇、ひいては廃業のリスクが高まります。2011年に東日本大震災が発生した際には、被災地だけでなく、日本全国の取引先、関連企業が倒産に追い込まれました。最近は、感染症によって事業継続が困難になることを実感した企業も少なくないでしょう。
BCPが目指すのは、こうした非常事態に遭遇した際に「企業の資産を守り、事業を存続させる対応力」を持つことです。そのためには、非常時の行動計画策定と、平常時からの備えが重要です。
BCP策定の手順～ガイドラインとテンプレートを活用してスムーズに作成
ここからはBCP策定における具体的な手順を見ていきます。また、簡単にBCPが策定できるガイドラインやテンプレートもご紹介します。
BCP策定の五つのステップ
BCPの策定にあたっては、以下の五つのステップを踏みます。策定して終わりではなく、定期的に見直し、常に現状に即した内容に更新しておくことが重要です。
（1）優先すべき事業と業務の特定
非常事態時には、人員・設備・資金といったリソースを十分に確保できないことが想定されます。そのため、残っている資源をどこに集中させるかを考えなくてはなりません。そこで、まずは活動が止まると企業の存続に深刻な影響を及ぼす事業・業務を特定します。とくに複数の事業を展開している場合は、資源を集約すべき中核事業を明らかにしておかなければなりません。
事業継続への影響度を分析する際は、以下の三つの観点から考えるとよいでしょう。
- 収益へのインパクト
- 顧客・取引先へのインパクト
- 法令遵守・セキュリティなど社会的なインパクト
（2）発生し得るリスクと必要な資源・代替方法の洗い出し
次に、非常事態下で発生し得るリスクと、事業継続に必要な資源を整理します。リスクの洗い出しでは、さまざまな状況を想定し、リスクの種類・程度・発生する可能性などをまとめます。たとえば、人員・設備・資金・通信手段・インフラなどの面から、どのような脅威が潜んでいるかを明確にしておくとよいでしょう。
続いて事業活動の復旧に必要な資源・代替方法について検討します。整理すべき項目には以下のものがあります。
- 目標とする復旧レベル
- 目標とする復旧までにかかる時間
- 復旧に必要な資源（人員・設備・資金など）
- 代替方法（拠点の分散、テレワークなど）
（3）BCPを策定
ここまでの検討結果を踏まえて、BCPを策定します。策定時は、以下の三つのポイントを押さえておきましょう。
- BCPを発動する基準を明確にする
- BCPを発動するときの体制を明確する
- BCP情報を文書化する
非常事態時に速やかに判断・行動するには、事前にBCP発動基準を定めておくことが有効です。どのレベルに達したら、どういった対処をするのかといった基準を決めておきます。
また、復旧の対応・外部への対応・財務管理・後方支援の観点から非常時の組織体制を整理します。指揮命令系統も整理しておくとよいでしょう。BCPに関する情報や発動フローは、文書化してまとめておきます。
（4）社内への定着
今、不測の事態が起こったら、社員はスムーズにBCPを実行できるでしょうか。せっかく計画を立てても、実行できなければ意味がありません。勉強会やディスカッションを開催し、BCPの周知や理解を促進しましょう。期間を決めて非常時の働き方を実践したり、BCPの流れにそって訓練したりすることも有効です。試し運用をして出た課題は、検討してBCPに反映していきましょう。
「非常事態は常に起こり得るもの」という危機意識を忘れない取り組みが、形骸化を防ぐポイントです。
（5）BCPの定期チェック・見直し
BCPは定期的に内容をチェックし、自社の状況やビジネス環境の変化に合わせて見直すことが重要です。たとえば、社内の組織体制や人事、取引先の大きな変動があったときには内容を見直す必要があります。
また、情報システムの入れ替え、リスク環境の変化などが見られる場合も、最新の情報にあわせて見直すことが必要です。常に適切な状態を維持できるよう、BCPは継続的に改善する必要があるものと心得ておきましょう。
BCPを策定する際のガイドラインとテンプレート
BCPの策定に際し、参考になるガイドラインとテンプレートの提供を行っているWebサイトを紹介します。
●中小企業庁｜中小企業BCP策定運用指針
https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/
中小企業のBCP策定を支援するサイトです。「入門コース・基本コース・中級コース・上級コース」とレベルに合わせた策定方法が用意されているため、初心者でも容易に取り掛かることができます。
●東京商工会議所｜BCP策定ガイド
マニュアル
https://www.tokyo-cci.or.jp/survey/bcp/file/bcp_130314a.pdf
様式集
https://www.tokyo-cci.or.jp/survey/bcp/file/bcp_130314b.pdf
復旧の優先順位や事業継続に必要な資源といった、具体的な情報がまとめられています。また、非常事態発生時に生き残るための戦略事例があり、事業継続のためのノウハウを得ることができます。
●内閣府｜防災情報のページ
http://www.bousai.go.jp/kyoiku/kigyou/keizoku/sk.html
BCPのガイドラインを紹介しています。リスクを限定しない場合と、特定のリスクを想定した場合とに分けて整理されています。
●事業継続推進機構
http://www.bcao.org/index.html
緊急事態時の企業の事業継続を支援するWebサイトです。事業継続に関する情報提供のほか、セミナーの開催や講師の派遣なども行っています。
●新型コロナウイルス感染症（COVID-19）業種別ガイドライン
https://corona.go.jp/prevention/pdf/guideline_20200514.pdf
新型コロナウイルス感染症に関するガイドラインを、業種別に調べることができます。施設、飲食関連、生活必需品などの業種別に、担当省庁のガイドラインURLが一覧化されています。
「計画を作って終わり」では意味がない～BCPを確実に実行するための準備
非常事態は突然発生するものであり、起きてからできることは限られます。また、たとえBCPを文書化していても、いざというときに機能しない可能性はゼロではありません。万が一の事態に備えるには、平常時から事業継続を意識した働き方に取り組むこと、また外部サービス・ツールについて理解を深めておくことが有効です。
ここでは、非常事態が生じても機能不全にならないための働き方と、外部サービス・ツールを選ぶ際の留意点を見ていきます。
平常時から意識しておきたい働き方とは
平常時から取り組むことで非常事態時に効力を発揮できる方法として、以下の五つが挙げられます。
（1）在宅勤務環境の整備
災害や感染症の流行が発生した場合、被害の拡大や混乱を防ぐため、オフィスへの出勤を制限しなければならないことがあります。こうした事態でも事業を中断させない働き方が在宅勤務です。
しかし、有事の際に慌てて在宅勤務に切り替えても、オフィス勤務に慣れている従業員はうまく対応できません。また、在宅業務では、ネットワーク環境の構築やセキュリティ対策、労務管理といった課題を解決する必要があります。
これらの問題を解消するには、平常時から在宅勤務を運用するという方法があります。日頃から慣れている方法であれば、いざというときに行動が止まることも防げます。
（2）多能工の推進
非常事態には十分な人員を確保できない可能性があります。また特定の個人にしかできない業務がある場合、活動が中断されてしまうリスクが高まります。これに対応するのが、同じ業務を複数の従業員ができるようにしておく多能工化です。誰もが業務を遂行できるような作業工程の標準化も有効です。
（3）感染症対策のための情報収集
感染症の状況は、日々変化します。そのため、感染症対策では最新の情報をいち早く正確につかむことが極めて重要です。事業判断を誤らないためにも、平常時から国内外における感染症の情報収集方法や体制を整えておくことが大切です。早期の情報収集が、迅速かつ効果的な対策実行を可能にします。
（4）非常時を想定した訓練
災害や感染症が発生したときは、危機管理への意識が高まります。しかし、事態が収束すると、対策への関心が薄れてしまう傾向があることも否定できません。不測の事態に遭遇しても乗り切れる企業となるには、平常時からの訓練を怠らないことが重要です。
たとえば、安否確認などは定期的に訓練を実施し、不具合があった場合は見直すことが必要です。また、実際の非常時を想定した訓練を繰り返すことで、自社の対応力を正しく把握できるようになります。
（5）備蓄
災害に備えた非常食、感染症流行時に使うマスクや消毒用品などは、日頃から備蓄を進めておくことが大切です。いざ非常時になってから集められる物資は限られます。
BCPに役立つ外部サービス・ツールの導入について
自然災害や感染症の影響でオフィスが使えない、出勤できないといったケースはすでに多くの企業が経験しています。こうした非常事態において事業を継続するには、平常時から外部サービスやツールをうまく取り入れておくことが有効です。企業によって必要とするものはそれぞれですが、導入にあたって留意すべき点は以下の二つです。
（1）場所や端末の制限を受けないクラウド型のサービス・ツールを検討する
出社できない場合に役立つのが、場所や端末の制限を受けずに利用できるクラウド型のサービス・ツールです。自宅のPCから社内ネットワークにアクセスして、オフィスにいるのと同様に作業することも可能です。日頃から活用していれば、随時、課題の洗い出しや改善ができるため、非常時になって混乱するといった事態を避けることができます。
（2）非常事態時にも使えるサービス・ツールを検討する
BCPに対応する外部サービス・ツールを選ぶ際は、非常事態時でも使えるものかどうかを確認しましょう。たとえば、災害時の対策が取られている施設にサーバーが設置されている、またはデータセンターを複数持っているなどのリスク分散対策をとっているサービスがおすすめです。安否確認や連絡に使うサービスは、緊急時のつながりやすさを重視するとよいでしょう。代表的なサービス提供企業としては、セコム株式会社やNTTコミュニケーションズ株式会社などがあります。
『日本の人事部』がおススメする「BCP（事業継続計画）強化」に役立つサービス
テレワーク支援や安否確認サービスなど緊急事態に必要になるサービスを中心に、『日本の人事部』に掲載している情報を紹介します
チムスピ勤怠・チムスピ工数・チムスピ経費
●バックオフィスの「統合」／チームスピリットは勤怠管理や工数管理など複数のバックオフィス業務をクラウドで統合し、間接業務とシステム運用にかかるトータルコストを大幅に削減します。
●バックオフィスの「自動化」／チームスピリットは収集したデータをリアルタイムに自動集計するので、例えば月末月初に発生する労働時間の計算など負荷のかかる作業からご担当者様を解放します。
●バックオフィスの「可視化」／チームスピリットは取得したデータを可視化するダッシュボードを標準搭載し、企業活動の中で重要な「従業員の生産性」「内部統制」の実行結果を手軽に見える化します。
| 費用 | 初期費用：15万円 月額費用：3万円〜（50ID〜、600円/ID） ※年間契約 ※税抜き |
|---|---|
| 導入社数 | 約1500社 ※2021年8月期実績 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理 |
| 対応範囲 | 法改正対応既存システムとの連携対応 |
| 機能 | 給与計算連携36協定支援申請承認シフト作成拠点別集計予実管理残業状況確認 |
失敗したくない方や、より環境整備しようとしている方向けに相談に乗ります
●▼無料：テレワーク導入の相談・コンサル／緊急事態宣言が解除され、人事部や管理部門は従業員の勤務体制や仕事の進め方・やり方等の見直す必要性が出てきました。無料にて相談・コンサルティングを受けれます。
●▼テレワークの導入イメージを持てる／PC、Wi-Fi、リモートデスクトップツール ・WEB会議システム ・チャットツール ファイル共有ツール ・勤怠管理ツール ・セキュリティツール 等の利用が可能
●▼無料の理由は東京都の委託事業だから／新型コロナウイルスの蔓延より以前に、東京都はテレワークを推進しておりました。1社でも多くテレワークができるような環境整備に力を入れているため、無料利用ができます
| 費用 | 無料（PC、Wi-Fi以外にも、リモートデスクトップツール ・WEB会議システム ・チャットツール ファイル共有ツール ・勤怠管理ツール ・セキュリティツール 等） |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| サービス形態 | 代行・アウトソーシングコンサルティング |
リシテア/就業管理クラウドサービス
●豊富な標準機能で多様な就業規則に対応／複雑な就業規則・就業形態を備える大手企業に選ばれてきた勤怠管理システムをそのままクラウド化したため、多様な就業規則・就業形態に即した勤怠管理を実現可能です
●安心の導入・保守体制／お客様の実現したい未来像をヒアリングしたうえで、導入プラン提案、導入後の運用定着化まで、勤怠管理に長年携わってきたスペシャリスト集団がサポートいたします
●安定・安心のサービス開発・改善基盤／日立グループの開発基盤をもとに自社開発を行っており、お客様のお声や社会のトレンドをスピーディーに製品機能 に反映する体制が整っております。
| 費用 | ＜お見積り例＞ ・100名、一拠点、一就業形態の場合 月額費用：350円～/名 初期費用：2,000,000円～ ・500名、一拠点、負数就業形態の場合 月額費用：330円～/名 初期費用：4,000,000円～ ※上記はあくまでもお見積り例になります。ユーザー数、拠点数、勤務形態の数などにより変動します。ヒヤリング後、正式なお見積りを提出させていただきます。 |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理 |
| 対応範囲 | グローバル拠点対応（多言語対応）法改正対応既存システムとの連携対応 |
| 機能 | 給与計算連携36協定支援同日複数勤務申請承認シフト作成拠点別集計予実管理残業状況確認 |
ワークスタイル変革コンサルティング
●テレワークの専門家が貴社に訪問！／業務改善・ＩＣＴの専門コンサルタントが貴社に伺い、テレワークのトライアルや定着に向けて支援させていただきます。 社内協力についてもフォローさせていただきます。
●働き方改革の実現に向けたサポート／テレワークの導入により、「優秀な人材の確保・定着」や、「ライフ・ワーク・バランスの実現」「移動時間の削減」など、様々な効果を得ることができます。
●貴社の課題に応じた支援を実施／「うちの業務はテレワークできるの」「導入したいけど具体的な進め方が分からない」「テレワークの導入ってお金がかかりそう」といったどんな内容でもご相談いただけます。
| 費用 | 無料 |
|---|---|
| 導入社数 | 約1000社 ※2020年03月期実績 |
| サービス形態 | コンサルティングセミナー・研修 |
テレワーク導入
●現状分析及び計画策定／現状の勤務体系や就業ルールを把握した上で、運用ルールの変更や規程等の整備が必要となる事項を網羅的に分析し、導入計画を策定します。
●試行運用／本導入前に運用面の課題を検証するため、最低限のルールを整備して、まずは少人数を対象に試験導入します。試行運用は数ヶ月～半年程度が目安です。
●本導入／試行で抽出した問題点・課題の対応策を検討して、勤務規程や運用ドキュメントをブラッシュアップして本導入に反映します。
| 費用 | お問い合わせください （参考例）3ヶ月 100万円～ |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| サービス形態 | コンサルティング |
WEB会議翻訳ツール「オンヤク」
●誰もが海外とのWEB会議に参加できる／音声がリアルタイムでテキスト化・翻訳されるため、内容の聞き取りに不安がある方や、語学力の問題から今まで会議には参加できなかった方も外国語での議論が可能になります
●議事録作成の手間が不要／発言者・内容・時間が全て翻訳・文書化され、出力されたデータを編集すれば簡単に議事録が作成できます。音声のテキスト化機能はオフラインの会議でも使用可能です
●聴覚障碍の方のサポート／発言が全てテキスト化されるので聴覚障がいの方への情報共有手段として活用できます
| 費用 | 月額3万円～ |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| 対象階層 | 全階層 |
| 対象職種 | 全職種 |
| テーマ | グローバル人材語学 |
「テレワーク対応マネジメント」コンサルティング
●4月8日時点で158件もの問合せが！／新型コロナウィルスの影響で、テレワーク導入企業が増えました。しかし、うまく運用できてないなどのお悩みのお問い合わせが急増しています。
●こんなの悩みが無くなります！／・テレワーク導入しても、日々の管理や評価をどうすれば良いか分からない ・テレワークの人は、何をしているか、分からないから信用できない
●３年前からテレワーク導入企業支援実績あり／3年前から日報、週報、評価を３００社以上行ってきた実績を元に、今すぐできる【マネジメント】を教えます。
| 費用 | 【Aコース】１時間25,000円より ・ＷＥＢ電話などでのアドバイス ・課題などを事前にメールで共有したのち、ヒアリング＆コンサルティングをＷＥＢ電話で回答するサービス ほかにもコースがございますので、お問い合わせ下さい。 |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| サービス形態 | コンサルティングセミナー・研修 |
事業承継コンサルティング
●株価対策のみに偏った承継戦略は描かない／経営的視点による「抜本的」な資本フレームを再構築する
●一過的なテクニックだけに依存しない／一過的な対策でなく、持続的・安定的な効果の発現を図る
●資本政策の目的を見失わない／キャッシュアウトを伴わない対策で経営資源を保全する
| 費用 | 500,000円～／月 |
|---|---|
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| サービス形態 | コンサルティングセミナー・研修 |
平常時からの不断の取り組みがBCPの成否を分ける
日本では地震や台風による自然災害が頻発しており、感染症も事業継続に多大な影響を与えています。政府による対策も強化されていますが、実際には、企業によって対応力や復旧までのスピードに差が生じているのが現実です。
2020年の新型コロナウイルス感染症流行により、多くの企業がBCPの重要性について再認識することになりました。しかし、非常事態時の事業継続では、平常時からの不断の取り組みが成否を分けます。BCP策定にとどまらず、日頃の働き方についての見直しや、外部サービス・ツールの有効活用は、有事にも揺るがない企業の基盤を作ります。ワークスタイルの変化やICT技術の進化も目覚ましい現在は、BCPを見直す良い機会といえるのではないでしょうか。
人と組織の課題を解決するサービスの潮流や選定の仕方を解説。代表的なサービスの一覧も掲載しています。
