職場のモヤモヤ解決図鑑【第59回】
部下の残業を減らしたい。
マネジャーにできることは？

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隣の課が早く帰っている様子から、自分の部下の残業が気になりはじめた山下さん。部下はいきいきと仕事をしているけれど、早く帰宅するため、他にできることがあるのではないかと考えています。残業を減らすにはまず、現状把握が重要です。部下の残業時間削減のために、マネジャーとしてできる取り組みを紹介します。

日本企業の残業の現状

長時間労働は日本社会が抱える課題の一つでしたが、近年では働き方改革の効果もあり、長時間労働をする人の割合は減少傾向にあります。

政府が公開した『令和3年版過労死等防止対策白書』によると、週の労働時間が60時間以上となる労働者の割合は、2003年の12.2％から2020年は5.1％と、減少しました。2019年4月に施行された働き方改革関連法の柱である、長時間労働の是正が影響していると考えられます。

働き方改革関連法施行に伴い、労働基準法に時間外労働の上限規制が規定されました。それまで拘束力がなく、企業の裁量に任せる形となっていた時間外労働の上限に明確なラインが設けられたことで、労働者の長時間労働に歯止めをかけられるようになりました。

また、労働時間等設定改善法では、就業時間と翌日の始業時間の間に一定の休息時間を設ける「勤務時間インターバル制度」についても企業の努力義務が設定され、労働者の働く環境を整えるうえで一定の効果を発揮しています。

長時間労働の是正、年次有給消化取得率の上昇と、日本企業の労働環境は改善傾向にあります。しかし、長時間労働の労働者の割合が13％と一番多い業界（運輸業・郵便業）と、2％台の低い業界（医療・福祉、複合サービス事業）のように、業界によって大きな差があります。

【参考】

「勤務間インターバル制度」とは｜働き方・休み方改善ポータルサイト

P2 令和３年版過労死等防止対策白書の概要

部下の残業を減らしたいとき

部下の残業を減らすためにマネジャーとしてまず取り組むべきなのは、現状把握です。以下のポイントを押さえてチームや部下の現状を確認し、改善ポイントを探ります。

チームや部下の残業時間を把握する

誰がどのくらい残業しているのか、勤怠情報を集計して実際の数値を把握します。部署ごと、チームごと、従業員ごとのように階層を分けて集計することで、残業時間の偏りが可視化されます。タイムシートなどアナログな手法で勤怠情報を管理している場合には、勤怠管理システムの導入を検討してもらえるよう、関連部署に相談するのも一案です。

現状把握は、マネージャーが独自に行うほか、プロジェクトチームを立ち上げてメンバーを巻き込むやり方も有効です。プロジェクトにすることで継続的に取り組みやすくなるほか、メンバーが自分ごととして残業削減に向き合う効果も期待できます。

働く部下の本音を聞いてみる

客観的な数値が確認できたら、残業が多いチームや部下に直接話を聞きます。勤怠情報で把握した労働時間の客観的な記録と、実態の労働時間に隔たりがあるケースも考えられます。直接話をして部下の仕事の状況を知ることで、数値だけではわからない残業の要因を把握することができます。

面談をセッティングする以外にも、日頃の雑談を増やすように意識してみるといいでしょう。たとえば、「最近の調子はどう？」といった何気ない会話から、部下の業務量のバランスを察することができます。部下がPCを頻繁に自宅へ持ち帰っているのであれば、勤怠システムの残業時間は少なくても、自宅で仕事をしている可能性が高いと考えられます。

ヒアリングする対象が部署全体など広範囲に渡る場合には、アンケートを用いるのも有効です。

よくある残業の原因一覧

残業には、「会議が長引き、やるべき業務が終わらない」「非効率な業務手順が引き継がれており、遂行に時間がかかる」などさまざまな要因があります。マネジャーができることとしては、業務の見直しや人員配置の調整などがあります。以下で示す解決策は一例にすぎないため、自社の状態に合わせて最適な方法を検討することが重要です。

残業削減のためにマネジャーができること

たとえば業務量が偏っている場合など、部下個人の努力だけでは解消しない残業もあります。マネジャーとして業務効率化や早く帰りやすい雰囲気づくりに取り組むことも重要です。

業務の効率化

業務量のアンバランスが引き起こす生産性の低下や、非効率な業務フローなど、長時間労働を引き起こす要因を解消するには、業務の効率化が一つの鍵となります。

業務の効率化を進める流れとしては以下があります。

業務効率化の工程のなかでも、効果測定および評価を通じて、現状と改善ポイントをメンバーに共有することが重要です。自分たちの行動がどのような結果につながったのかを知ることで、メンバーは次のアクションにつなげることができます。

【参考】

生産性向上とは│日本の人事部

業務の効率化に使えるフレームワーク

業務効率化を進めるにあたって活用できるフレームワークを紹介します。

早く帰れる雰囲気づくり

業務量や人員配置ではなく、職場の「雰囲気」が残業を増長させているケースもあります。「上司よりも先に帰りづらい」「残業しないと評価が下がるかもしれない」といった感覚を部下が抱いている状況になっていないか、注意が必要です。早く帰ることのできる雰囲気をつくるには、以下のような取り組みが効果的だと考えられます。

ノー残業デーの設定や、評価制度の見直しなど、ときには組織全体で取り組む必要のある施策もあります。このとき、はじめから会社全体で実施するのではなく、まずはチーム内で実施し、その効果を見極めた上で組織全体に広げていくことも効果的です。

部下の残業削減についてヒントを得た山下さん。早速、会議の時間制限を検討しようと張り切っていますが、働き方改革は一筋縄ではいかないようです。後編では、組織レベルでの残業削減の工夫について学びます。