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HRペディア 最終更新日:2023/06/05
【ヨミ】キュウヨケイサン

給与計算

給与計算は、従業員に労働の対価として正しい額の賃金を支払うための重要な業務です。各種社会保険料や税金の額を確定し、納付する目的もあります。
賃金は、賃金支払いの5原則に基づき、毎月1回以上、一定の期日に支払うことから、給与計算業務では、個別の労働条件に合わせて、各種手当や控除などを間違いのないように計算する知識と正確さが求められます。また、年間の業務スケジュールには、住民税の年度更新や社会保険料の算定、労働保険料の申告・納付、年末調整といった業務も含まれます。

1. 給与計算とは

給与計算とは、使用者(企業・事業主)が従業員に支払う賃金を計算する業務です。総支給額から控除額を差し引いた金額を支給します。総支給額には、基本給や残業手当をはじめとする各種手当など、会社から従業員に支払われるすべてのものが含まれます。また、控除されるものには、所得税や住民税のほか、雇用保険料、健康保険料、厚生年金保険料などがあります。

給与計算は、法律に基づき従業員へ正しい金額の賃金を支払うことが目的です。また、国や市町村に納付する税金や、社会保険料を確実に納める目的もあります。したがって、雇用形態や勤務時間など、従業員ごとに異なる労働条件を踏まえ、支給額や控除額に誤りがないように計算しなければなりません。そのためには、労働、社会保険、税金に関する幅広い知識が求められます。

1₋1 賃金支払いの5原則の遵守

給与計算業務では、労働基準法に定められた「賃金支払いの5原則」を遵守する必要があります。

賃金支払いの5原則
  • 通貨で支払う
  • 直接労働者に支払う
  • 全額を支払う
  • 毎月1回以上支払う
  • 一定の期日を決めて支払う

給与は、給与支払いの5原則を守り、確実に支払うことが法律で定められています。地震などの自然災害が発生した場合でも、それを理由に事業主が賃金支払いを行わないことは認められません。

そのほか、社会保険料の計算に必要な「標準報酬月額」や、会社の所定労働時間を超えているが法定労働時間内で働いた残業を指す「法定時間内残業(法定内残業)」といった基礎用語を押さえておく必要があります。

2. 給与計算業務の流れ

通常の労働時間制での給与計算業務の流れを解説します。フレックスタイム制などの変形労働時間制や裁量労働制を採用している場合は、細かい計算方法が異なるため注意が必要です。

2₋1 勤務時間の算出

はじめに、従業員の勤怠時間を算出します。給与計算の期間内の総労働時間数を求めるとともに、欠勤や遅刻早退の時間数を把握します。

労働安全衛生法の改正によって、2019年4月から労働者の労働時間を使用者の現認や客観的な方法で把握することが企業に義務付けられています。タイムカードやICカードによる記録、PCの使用時間数による客観的な記録など、「厚生労働省令で定める方法」によって勤怠管理を行う必要があるとともに、作成した記録は3年間保存しなければなりません。

2₋2 総支給額の算出

給与の総支給額は、「基本給+各種手当」で成り立っています。そのうち、基本給や役職手当のように毎月支給されることが決まっているものから「所定外給与」を除いたものを「所定内給与」といいます。また、法定内残業、時間外労働、深夜労働、休日労働など、所定労働時間を超える労働によって月々変動するものを「所定外給与」と呼びます。毎月の給与計算のたびに金額が変わる性質のものは、計算方法を間違えないように注意が必要です。

所得税法では、手当は種類ごとに課税・非課税の取扱いが異なります。通勤手当は非課税の範囲を超えると所得税の金額も変動します。特にマイカーの通勤手当では、1ヵ月の非課税範囲額が片道通勤の距離によって異なるため注意が必要です。

時間外労働や休日労働、深夜労働は、その種類によって割増賃金の割増率が異なります。法定外労働の時間数について正しく把握した上で、割増賃金率を確認することが必要です。

  • 時間外労働:25%以上
  • 時間外労働の上限を超えた分(月60時間以上):50%以上
  • 休日労働:35%以上
  • 深夜労働:25%以上

2₋3 控除額の算出

総支給額から控除するべき金額を算出します。控除するものには、以下の種類があります。

  • 欠勤・遅刻・早退
  • 厚生年金保険、健康保険、介護保険などの社会保険料、雇用保険料
  • 所得税
  • 住民税
  • その他、組合費、財形、会費など企業で定めた任意の費用

従業員が遅刻や早退をした際に、給与からその分の賃金を差し引くことを欠勤・遅刻・早退の控除といいます。控除額を計算する際は、「働いた分だけしか給与を支払わない」というノーワーク・ノーペイの原則を理解することが重要です。計算式は企業によって異なりますが、「1ヵ月の給与額(基本給+各手当)÷1ヵ月当たりの平均所定労働時間×遅刻や早退の時間」が代表的な計算式です。

厚生年金保険や健康保険、雇用保険といった社会保険料・労働保険料も給与から控除します。40歳以上の従業員は介護保険料も加わるため、介護保険料が徴収されるタイミングを確認する必要があります。

これらの社会保険料の金額を総支給額から控除した後、その控除後の金額と源泉控除の対象となる配偶者や扶養親族の人数に応じた所得税の金額を「源泉徴収税額表」を使って計算します。
前年度の所得を基に計算される住民税も、各市区町村から届いた一覧表を基に算出し、所得税とあわせて給与から天引きします。

2‐4  振込支給額を求める

総支給額から控除額の総額を差し引いて、振込支給額(手取り額)を決定します。

2₋5 振り込みを行う

決められた期日までに、各従業員の口座に給与を振り込みます。

2₋6 保険料や税金の納付

各種社会保険料と所得税、住民税を納付します。

健康保険、厚生年金保険、介護保険の各種社会保険料は、日本年金機構から送付される「納入通知書」を用いて、納付の対象となる月の翌月末までに納付します。健康保険組合に加入している企業の場合は、健康保険組合に納付期日や納付方法の確認が必要です。なお、毎月の給与から控除した雇用保険料は、例年7月10日が期限となる労働保険料の年度更新の手続きによって、申告と納付を行います。

所得税は、原則として給与から控除した月の翌月10日までに税務署へ納付します。納期の特例の承認を受けている場合は、1月から6月までの分を7月10日まで、7月から12月までの分を翌年1月20日までに納付します。

住民税は、従業員の住所地の市区町村へ、給与から控除した月の翌月10日までに納付します。

2₋7 給与計算の注意点

給与計算の際は、計算ミスや情報漏えいに注意しなければなりません。特に昇給のタイミングは給与計算に間違いが発生しやすいので、注意が必要です。また、結婚や出産などのライフイベントも給与額に影響を与えます。計算ミスだけでなく、従業員の個人情報の取り扱いにも注意しなければなりません。

支給額や控除額にミスがあった場合は、翌月の給与計算の際に清算するのが一般的です。たとえば、社員の扶養対象員数に変動があり、家族手当の金額を間違えてしまった場合は、従業員に給与計算に間違いがあったことを丁寧に説明・謝罪した上で、正しい給与額となるように早急に清算しなければなりません。

また、社会保険料の算出の基となる標準報酬月額が変わった場合は、社会保険料の金額が年の途中で変わります。標準報酬月額は、毎年4月~6月の給与の平均額を届け出る「算定基礎届」の手続きによって決まります(定時決定)。また、給与が大幅に変動し、一定の条件に該当した場合は、変動後3ヵ月の給与の平均額を届け出る「月額変更届」の手続きによって、標準報酬月額の変更が行われます(随時改定)。

給与計算業務は、従業員の昇進・昇給といった変化に影響を受けやすいことに加え、保険料率改定などの法改正にも影響を受けるため、最新動向のチェックが必要です。法改正に自動で対応できる給与計算システムを利用すると、業務の効率化につながるでしょう。

3. 給与計算システム、アウトソーシング

従業員が増え、雇用形態が多様化すると、給与計算が複雑になります。業務を効率化するためには、アウトソーシングや給与計算システムを利用するという選択肢があります。近年では、クラウド型の給与計算システムの性能が向上し、小規模組織でも手ごろな価格で利用できるサービスが提供されています。そのため、組織規模に限らず給与計算システムを導入する企業は少なくありません。クラウド型のシステムは、法改正があった場合、自動でアップデートされます。

給与計算業務をアウトソーシングすることにより、業務効率化だけではなく、自社の社員がコア業務に集中できるメリットも期待できます。アウトソーシングやクラウドを利用した給与計算システムによって自社の拠点以外の場所で給与計算のデータを保管することは、事業継続計画の観点からも望ましいといえるでしょう。

4. 給与計算の業務スケジュール

給与計算業務には、毎月の給与支払いのほかに、労働保険料の申告・納付や社会保険料の算定、住民税の年度更新、年末調整などの業務があります。役所に提出する期限などを含めて、年間スケジュールを把握しておくと良いでしょう。

4月:給与改定 「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」の提出/異動した月の翌月10日締切 3月分の健康保険料・介護保険料の改定 雇用保険料改定
5月:住民税年度更新
6月:労働保険年度更新の手続きの開始(概算・確定保険料申告書)/7月10日締切
7月:4月~6月の給与をもとに社会保険料算定手続き(算定基礎届)/7月10日締切
8月:4月の昇給者を対象とした随時改定(月額変更届)による社会保険料改定手続き(給与の締日・支払日、昇給後の給与支払時期によって前後します)
9月:8月に月額変更届を提出した者の社会保険料改定(給与の締日・支払日、昇給後の給与支払時期によって前後します)
10月:年末調整書類の配布。7月に算定基礎届を提出した者の社会保険料改定
11月:年末調整書類の回収
12月:年末調整の実施と源泉徴収票の発効/1月31日締切
1月:給与支払報告書の提出/1月31日締切

企画・編集:『日本の人事部』編集部

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