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究極の人事給与システムとは何か?~人事部がシステムベンダーに求めるべき“姿勢”
優れた人材を採用し、働きやすい環境を整え、企業の成長に不可欠な人事戦略を立案・実行していくこと。それが、企業のバックエンドにあたる人事・総務部門の本来の業務であることは、あらためて説明するまでもないだろう。日増しに複雑化するビジネス環境において、人事部は、これまで以上に効率的に業務を進める必要がある。その強力な支援策として、人事給与システムを始めとするITシステムの導入は重要な検討課題となる。以下、「究極の人事給与システムとは何か」について、検証していくことにする。
究極の人事給与システムとは何か?

ITシステムの導入の際、「最新のトレンドに対応している」「機能が豊富である」「最新技術を使っている」といったポイントを売り込むベンダーは少なくない。しかし、このようなポイントを押さえたからといって、満足のいくシステムになるとは限らない。目先のポイントに目を奪われているようでは、満足のいくシステムを手に入れることは難しい。人事部の業務に役立つITシステムを手に入れるためには、「自分たちに必要なものは何か」を考え抜くことが欠かせないのだ。

“究極の人事システム”を手に入れるためには、現在だけでなく、将来の成長と環境の変化を見据えた上での検討が必要になる。実際、人事給与システムの導入にあたっては、クライアント企業が手にするのは“満足のいくシステム”ではなく、“現状では満足のいくシステム”になりがちである。“現状では満足のいくシステム”では、運用開始からいくらも経ずして機能が要求を満たせなくなってしまう(下図参照)。

図:システム導入時点での満足は継続できない
システム導入時点での満足は継続できない
出典:株式会社クレオ

人事給与システムの対象となる“人”というファクターは年々変化するため、固定的なシステムでは雇用環境との乖離が徐々に大きくなっていく。このような雇用環境の変化に、人事給与システムがどのように対応していくかが大きな課題となる。

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「現状の満足」だけでは満足できない~複雑化する労務管理の課題

人事戦略は、個々の企業において独自の要件を持つが、同時に共通の課題も少なくない。例えば、労働者市場の動向や、労務関連法案の変更などは、いずれの企業でも共通の課題となる。

平成20年度厚生労働白書では、「労働力人口の見通し」として、2017年には約440万人減少すると予測している(労働市場への参加が進まない場合)。ただし、労働市場への参加が進む場合には減少は100万人にとどまり、そのためには「女性の就業支援」「若者の就業支援」「高齢者の就業支援」が必要になるとしている。白書の内容は、高い確率で社会施策・法制度の立案・実施に反映されていくものと予想される。

白書では「現役期における就労と所得確保」として、以下の取り組みの推進を掲げている。

現役期における就労と所得確保
  • 若年層の雇用の安定・促進
    -フリーター常用雇用化プランの推進
    -ジョブ・カード制度の推進
  • パートタイム労働者の待遇改善
    -改正パートタイム労働法の着実な実施(2007年改正)
  • 派遣労働者の就業環境の整備
    -「緊急違法派遣一掃プラン」の実施(2008年)
    -労働者派遣制度の在り方の検討
  • 最低賃金制度の適切な運営
    -改正最低賃金法の適切な施行(2007年改正)
  • 仕事と生活の調和の実現に向けた取組みの推進

すでに実施された改正と実施予定の改正案、推進策の案を掲載したものだが、これらは今後の労務法令のさらなる改正を促すだろう。だとすれば、雇用形態の多様化がますます進むであろうことは想像に難くない。

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複雑な労務管理業務をカバーする究極の人事給与システムの要件

雇用形態の多様化と比例し、煩雑の度合いを増していくのが労務管理業務である。人事部に限っても、採用業務の増加、入社/退社手続きの増加、多様な職務形態への対応、給与計算の複雑化、ますます求められる法令順守など枚挙にいとまがない。また、これらの肥大化した作業をこなせる人手が不足していることが、深刻な問題となっている企業も少なくないはずだ。つまり、労務管理業務の複雑化が、人事部そのものの人手不足をもたらすのだ。

そこで、人手を増やすこと以外の方法で、業務の効率を向上させる必要がある。その際には、現時点での課題を解決できる機能に加え、継続的な満足が得られるシステムを検討しなければならない。

このような究極の人事給与システムを選ぶ際は、次の要件を押さえておきたい。

1.安全性(不正が起きない)
  • 権限設定
  • 異動、退職時の権限更新
  • システム利用状況の管理(アクセスログ管理など)
2.汎用性(データの2次加工が容易)
  • 現実的な用途を想定したデータベース
  • ファイルレイアウトの公開
  • 充実したデータ検索機能
3.操作性(業務やシステムのプロでなくても操作できる)
  • 誰でも、ほとんど訓練することなく使える
  • イメージや流れで操作できる

【安全性】とは、企業の情報資産保全への取り組みを支援する仕組みを指す。個人情報保護やJ-SOX法、企業コンプライアンスなどへの意識の高まりから、企業の情報資産保全への取り組みが年々手厚さを増しているのは周知のとおり。そのために、人事システムの【安全性】として、システムの権限設定ができ、異動・退職時の権限更新の管理がきちんと行えるといった、“不正ができない”仕組みが必要になる。また、アクセスログの保管といった“万一の情報インシデントにも迅速に対応できる”仕組みも含んでいる。

2番目の【汎用性】とは、データ加工のしやすさや拡張性といったシステムの柔軟性を意味する。汎用的・将来的な使い方を想定したデータベースの設計思想や、ファイルレイアウトの公開、さまざまな方法から可能となるデータ検索機能もこれにあてはまる。また、法令改正やビジネス環境の変化といった長期的運用を可能にする対応力を含む。

最後の【操作性】は、誰もがシステムを扱うことができる「使いやすさ」や、イメージや流れで端末での業務を進めることができる「直観的操作性」などを意味する。現場が使いやすいばかりではなく、情報システム部門などの管理者や、経営情報の把握が必須となる経営者にとっても使いやすいシステム設計思想も重要となる。

これらのポイントは、人事給与システムに要求されるのは“機能”ではなく、むしろソリューション全体としての“姿勢”や“考え方”にあるということになる。

このような要件を満たす「究極の人事システム」は、労務管理業務に次のような効果をもたらす。

1.究極の人事システムは、労務コンプライアンス順守のための【労務管理の標準化】を実現する。業務からの属人性の排除や業務の見える化の推進がこれにあたる。特定の人員に依存する業務の発生や、作業内容のブラックボックス化を防ぐ標準化されたシステム構成となっている。

2.究極の人事システムは、【人事戦略の立案と実行】を助ける。例えば、特に煩雑となるパート/アルバイトや登用・転籍社員管理に対応。また、法令改正や社内制度改革などの環境変化に強いため、将来を見据えた戦略的な運用が可能となる。

3.究極の人事システムは、【管理業務の効率向上】を達成する。ユーザーのストレスを最小にし、作業能率を向上させる。管理業務に割く時間を圧縮させることで、従業員はより生産性の高い戦略的業務へと作業をシフトすることができる。

人事給与システムを使いこなせたとき、人事部門の定常業務は効率化され、専門知識や経験を持たない社員であっても、間違いをほとんど犯すことなくオペレーション可能になる。また、その空いた時間で、高度な人事戦略マネジメントを立案・実行することも可能になる。さらに、人事給与システムを使いこなすことで、タイムリーな人事情報を取得し、その結果、変化を続ける雇用環境に素早く対応できるようになるのだ。

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システムベンダーに求められる“姿勢”

繰り返しになるが、現状を満足させるだけのシステムでは、多様化・流動化する社会にあって早晩古びてしまうほかはない。とはいえ、将来必要な機能要件を今から想定するのは至難の業だ。前章では、現状の問題を解決し、かつ継続的な満足・付加価値を生み出してくれるシステムの要件として「安全性」「汎用性」「操作性」を挙げた。

そこで重要となるのが、システムを提供するベンダーの“姿勢”である。経営者・担当部署・一般社員それぞれが使いこなせるシステム構成となっているか、法令改正へのタイムリーな対応などのサポート体制はあるか、顧客の立場から展望した将来の課題に柔軟に対応できるかといったサポート体制はもちろんのこと、次のように顧客企業のITシステム運用を強力に支援する姿勢が求められる。

求められるベンダーの姿勢

1.惜しみない情報公開(お客様に情報をオープンにする)
  • ファイルレイアウトの公開
  • お問合せQ&A履歴公開
  • カスタマーサービスサイトの充実
2.業務ノウハウ(業務を知り、経験を活かす)
  • 人事・総務部門に対する業務経験
3.ノウハウの委譲(スムースな運用を支援する)
  • システムを提供するだけでなく、使いこなせる状態にする
  • お客様同士の交流促進

これらは機能としては表れないベンダーの態度ともいうべき部分であり、言い換えれば「ベストパートナーを目指すベンダー」のみが継続できる“姿勢”なのである。究極の人事給与システムとは、運用体制の一部として信頼できるパートナーを含んでいるのだ。

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