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履歴書等の管理について

弊社では電子稟議決裁システムを導入しています。
採用についてもこのシステムを利用しており、
応募者の履歴書をPDFにしたものを添付したうえで、
決められたルートで稟申し、最終的な決裁が終わったもの
については、社内で公開されるものとなっています。

物品の購入等、一般的な稟申であれば公開でも構わない
のですが、採用に関する稟申も公開されてしまい、
このシステムにログオンできる全社員が検索閲覧でき、
履歴書のPDFが閲覧できる状態となっています。
また個人の給与やボーナスについても額面が閲覧できる
場合があります。

非常に問題のある状態だと考えますが、何を根拠として
会社側に提示すればよいでしょうか(法律等)。
それとも特になにも問題がないものなのでしょうか。
また何か罰則等がありましたら、ご教授いただきたく
お願いします。

投稿日:2021/10/21 19:00 ID:QA-0108955

w_hさん
静岡県/化学

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

利用目的を超えて、個人情報を閲覧できる状態というのは、個人情報保護法に違反しており、

利用目的を超えて閲覧等する場合は、従業員の個別同意が必要です。

投稿日:2021/10/22 10:06 ID:QA-0108978

相談者より

ありがとうございます。参考になりました。

投稿日:2021/10/22 10:39 ID:QA-0108985大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

個人情報

個人情報保護法で、「個人情報を取り扱うに当たっては利用目的をできる限り特定し、原則として利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。」となっています。
給与や履歴書というプライバシーの最たる秘密事項を勝手に公開することは明らかに個人情報の流出といえる危険状態だといえると思います。
職務上管理が必要な者以外はアクセスできない設定に直ちに変えるか、それまでは該当情報はすべて紙の文書で対応するなど、早急に対策して下さい。

投稿日:2021/10/22 10:11 ID:QA-0108980

相談者より

ありがとうございます。参考になりました。

投稿日:2021/10/22 10:39 ID:QA-0108986大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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