貸会議室・研修施設の種類と選び方・比較ポイント
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「貸会議室・研修施設」とは、会議や研修、面接などの会場として時間単位で借りられる施設のことです。オフィス縮小などコスト削減の傾向が強まるなか、用途に合わせて選べる貸会議室・研修施設は、さまざまな場面で活用が進んでいます。
貸会議室・研修施設を利用するメリットを整理するとともに、種類と特徴、比較のポイント、おすすめのサービスを紹介します。
貸会議室・研修施設とは
貸会議室・研修施設とは、ミーティングや会議、研修などに時間単位で利用できる施設・サービスのことです。広さは多様で、数人での打ち合わせに適しているタイプから、数百人から1,000人以上の研修・カンファレンスなどに対応できるタイプまであります。
机や椅子を自由にレイアウトできるほか、プロジェクターやホワイトボードといったビジネスに必要な設備を備えており、機材などを持ち込まなくてもすぐに利用できるという利点があります。
貸会議室・研修施設が役立つ場面
貸会議室・研修施設はビジネスのさまざまな場面に活用できます。主な用途を以下にまとめました。
数人でのミーティングから数百人の会議、研究会まで、人数に応じて適した広さを選択できます。
ワークショップでは、内容によって適したレイアウトや必要な備品が変わります。貸会議室・研修施設はレイアウトを自由に変えられ、ワークショップ運営に必要な備品が備わっていることが多いため、手軽に活用できます。
さまざまな規模の研修・セミナーに活用できます。音響設備や映像設備、ホワイトボードといった備品が利用できるなど、会場設営の手間を省くことが可能です。
貸会議室・研修施設は、採用活動のさまざまな場面で役立ちます。面接・試験会場として利用できるほか、会社説明会を開催することも可能です。アクセスのよい立地を選べば、学生や求職者にとっての利便性も高まります。
社内の懇親会や歓送迎会などに利用することもできます。スペースを貸しきることができるため、社内イベントに利用しやすい点がメリットです。
貸会議室・研修施設の種類・特徴
貸会議室・研修施設にはさまざまなタイプがあります。代表的な種類と特徴を以下に整理しました。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| 貸会議室 | 民間・公営の施設があり、数人から数百人単位まで、さまざまな広さがある。机や椅子、ホワイトボードなど、基本的な設備が揃っていることが多い。 |
| カンファレンスルーム | 数十人から数百人の収容人数に対応するところが多い。貸会議室よりもグレードが高い施設を指すことが多く、重要な会議やイベントなどに活用されている。 |
| セミナールーム | 数人から数百人規模まで対応し、特に研修・セミナーでの利用に適した設備を整えているのが特徴。スクリーンや音響設備などを備えている。 |
| ホテル | ホテルはアクセスが良いところに立地しているケースが多く、クロークやドリンクサービスなど、サービス面が充実しているのが特徴。数人から1,000人を超える収容人数まで、広さ・用途は多岐にわたる。 |
| イベントホール | 数百人から1,000人を超える収容人数に対応する施設が多い。会議、研修のほか、展示会や各種の催しに利用される。映像・音響設備や照明など、大規模な集会での利用を踏まえた設備が整っている。 |
貸会議室・研修施設を利用するメリット
ビジネスに貸会議室・研修施設を利用することで、次のメリットが期待できます。
オフィス縮小によるランニングコストの削減
社内に会議室や打ち合わせスペースを保有する場合、毎月の賃料が高くなるほか、管理や清掃などのコストも発生します。利用頻度によっては、費用対効果の面で無駄が生じているケースもあります。貸会議室・研修施設は必要に応じて利用できるため、オフィスを縮小してランニングコストを削減できるというメリットを得られます。
用途に応じて施設を選択できる
社内に会議室を備えている場合でも、用途や人数によって対応できないことがあります。貸会議室・研修施設は、少人数でのミーティングから大規模な会議・研修まで、規模や内容に適した施設を選択することができます。音響・映像機器など、自社で所有していない便利な設備を利用できる点もメリットです。
また、外部の人を招く場合は、アクセスしやすい場所にあることが望ましいケースがあります。立地を選べるのも施設を利用する利点の一つです。
会場設営・運営の委託が可能
大規模な研修やイベントを開催する場合、会場の設営・運営に多くのリソースを割かれるケースが少なくありません。貸会議室・研修施設の中には、設営・運営の委託が可能なところもあります。日頃から段取りに慣れているスタッフが対応してくれるため、大きなトラブルや進行のミスを避けられる点もメリットといえます。
貸会議室・研修施設の直近トレンド
コロナ禍をきっかけにテレワークが広がり、オフィススペースを削減する企業が増えました。一方で、不特定多数の人を収容する貸会議室・研修施設は、感染症対策をはじめ、衛生面強化の取り組みが進んでいます。共用部分の消毒や定期的な換気のほか、ソーシャルディスタンスに配慮したレイアウトを提案するなど、ガイドラインを設けているところが多くなっています。
もう一つのトレンドがオンラインへの対応です。昨今、オンライン商談やウェビナーが増えている中で、「社内に適したスペースがない」「音声・映像が途切れてしまうのが心配」「自社に機材がない」といった課題を挙げる企業が増えています。
貸会議室・研修施設の中には、安定的な回線環境を整えるなど、ライブ配信への対応を強化している施設もあります。また、機材を備えてウェビナー開催のサポートをするなど、サービスが拡充されています。
貸会議室・研修施設の選び方・比較ポイント
貸会議室・研修施設を選ぶ際にどのような点に留意すべきなのか、ポイントを見ていきます。
アクセスがよいか
利用する人がアクセスしやすい立地にあるかどうかを確認します。オフィスや駅からの移動を踏まえて検討するとよいでしょう。特に社外の人が参加する会議やイベントの場合は、交通の便が良いか、初めて訪れる人でもわかりやすい場所にあるかといった点に配慮することが重要です。
周辺環境はよいか
セミナーや研修では、静かな環境が求められるケースが多くなります。周辺が騒がしくなく、集中できる環境であることもチェックしておきたいポイントです。途中で食事をとる場合は、周辺の飲食店の状況も確認しておくと安心です。
必要な設備があるか
必要に応じて、以下のような設備を確認しておきます。
| 設備の項目 | 詳細 |
|---|---|
| 基本備品 | 机、椅子、パーテーションなど |
| 事務用品・OA機器 | コピー機、プリンター、ホワイトボード、レーザーポインター、ノートPC、延長コードなど |
| 映像機器 | プロジェクター、スクリーン、ビデオカメラなど |
| 音響機器 | マイク、スピーカー、音響ミキサーなど |
| 通信設備 | LAN・Wi-Fiなど |
| ステージ関連設備 | ステージ、吊り看板、金屏風など |
広さは十分か
利用する人数に適した広さがあるかどうかを確認します。特に大規模な研修やイベントの場合は、座席のレイアウトを踏まえて、対応できる広さとなっているかをチェックする必要があります。
また、実技をともなう研修やワークショップを行う際も、十分なスペースがあるかを確認します。施設側が提示している収容人数よりも広いスペースが必要となる場合もあるため、下見することをおすすめします。
さらに、昨今では感染症対策のため、座席と座席の間隔を空けることが必要になるケースが多くなっています。その点を見越して十分な広さかどうかを確認しましょう。
ネット環境は整っているか
現在は、ビジネスにおいてネット環境は必須です。Wi-Fi環境が整っているかどうかなど、通信環境や通信設備はあらかじめ確認しておきましょう。
オンライン会議やウェビナーなどに利用する場合は、対応する施設を選ばなければなりません。なかには、安定した高速通信に対応しているところや、高度な配信機材をそろえているところもあります。専用のネット回線を引いたり、機材設置のサポートを行ったりしているところもあります。
サービス面は充実しているか
外部の人を招く場合は、サービス面も確認しておきます。お茶やコーヒーなどのドリンクサービスや荷物預かりのサービス、弁当などのケータリングサービスと連携しているところもあります。こうしたサービスは、参加者の満足度につながります。
禁止事項はあるか
貸会議室・研修施設では、禁止事項が設けられています。たとえば、食事をしてはいけない、大きな音を出してはいけないなど。これらの禁止事項が用途にそぐわないケースも出てくるため、事前に確認しておく必要があります。
利用料金は適切か
上記に記載されたさまざまなサービスが、施設利用料に含まれているのか、オプション料金になるのかをしっかりと確認します。そのうえで、総額の利用料金が自社の求めるものと見合っているか、予算内に収まるかなど、複数の施設を比較・検討することが重要です。
貸会議室・研修施設を利用する際の流れ
貸会議室・研修施設を利用する際の一般的な手順について解説します。
| 1）施設選定・見積もり取得 |
|---|
| まずはさまざまな手段を講じて、候補となる施設を探します。ある程度候補が絞られたら電話やメールなどで連絡し、用途、日程、開催概要などを伝えて、見積もりを取得します。この段階で下見をするのもよいでしょう。このようにして、複数の中から候補を絞り込んでいきます。 |
| 2）予約 |
|---|
| 正式予約の前に、仮予約のステップを設けているところもあります。正式に予約したあとにキャンセルするとキャンセル料が発生するところもあるので、事前に利用規約を確認しておきます。 1年前から予約を受け付けるなど、受付期間に制限が設けられていることもあるので、注意が必要です。 |
| 3）打ち合わせ |
|---|
| 正式に予約したら、施設側と当日に向けての打ち合わせを行います。具体的な用途と参加人数、当日のレイアウト、必要な備品などをすり合わせていきます。大きなイベントでは直前に利用人数などの変更が生じることも多いため、最終確認は入念に行います。 |
| 4）利用 |
|---|
| 利用当日は、開催前に運営に関する最終チェックを行います。当日になってからの大きなレイアウト変更などは対応できないことがあるため、注意が必要です。 |
| 5）精算 |
|---|
| 利用後に精算します。施設の利用料以外にオプションのサービスを利用している場合は、合わせて精算します。 |
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用途に応じて最適な施設・サービスを選択
貸会議室・研修施設にはさまざまなタイプがあり、社内の小規模の集まりから外部の参加者を招いた大規模なイベントまで、用途に応じて最適な施設・サービスを選べることが大きなメリットです。
昨今は感染症対策やオンラインへの対応など、時代の変化に応じてサービス内容も拡充されています。オフィスのダウンサイジングをしたい企業にとっても、メリットの大きなサービスです。有効に活用してみてはいかがでしょうか。
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