規程にない手当支給について

回答いたします

ご質問のケースでございますが、

会社規程を下回る取扱いは許されませんが、会社規程を上回る取扱いは可能です。

よって、会社規程に定めをしないで手当を支給することは、問題ありませんが、
少なからず、個別の労働条件の変更となりますので、該当者に対しては、
変更後の労働条件の通知行為は、必ず行ってください。

会社規程の変更時期についてですが、支給ルールの明示については、
可及的速やかにが適当と思われますので、
1年程度は、時間が掛かりすぎる感がございます。

他の部分の内容変更も含めてとなりますと、今後、新たな変更点も生じる可能性
があり、切りがない場合や、同じ手当でも新たなルール設定等が生じる場合が
あり、混乱しますので、手当部分のみ先行しての変更が望ましいです。

投稿日：2025/04/14 13:25　ID：QA-0150948

相談者より

承知いたしました。
労働条件通知を必ず作成し本人と会社で保管するようにいたします。

規則変更時期について、1年は長いと私も考えていたため、手当の部分のみ先に変更/規則に反映できないか社内で検討し進めさせていただきます。

ご回答ありがとうございました。

投稿日：2025/04/14 13:37　ID：QA-0150953大変参考になった

ご質問の件

不利益変更ではありませんが、本人には
給与辞令などで書面で交付して下さい。

労基署への届出は多少遅れても構いませんが
規定変更と説明周知は原則として導入前に行って下さい。

投稿日：2025/04/14 15:26　ID：QA-0150969

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。

従業人には、労働条件通知書を作成し、本人と会社で保管するようにいたします。

規則変更前には、従業員へ説明し従業員代表から承認を受けておりました。
今回も同様に対応をいたします。

投稿日：2025/04/15 08:26　ID：QA-0151006大変参考になった

項目　　　　　　　　　　　　　　　　　　回答
規則に記載のない手当を先行支給することは？ 原則OK（ただしリスクあり）
リスク回避策は？　　　　　　　　　　　　　社内通知や支給対象者への個別書面化
いつまでに就業規則へ反映すべきか？　　　　　理想は支給開始から3～6ヶ月以内、遅くとも1年以内

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。

１．結論
就業規則に未記載の手当を一時的に先行して支給すること自体は違法ではありませんが、早期に規則へ明文化・整備することが強く推奨されます。
理想的には 「支給開始から3〜6ヶ月以内」には反映されることが望ましいです。

２．背景と法的な位置づけ
労働基準法 第89条
常時10人以上の労働者を使用する場合、賃金・手当の種類と計算方法等を就業規則に記載し、労基署に届け出る義務があります。

３．記載のない手当を支給するリスク
リスク　　　　　内容
・労使トラブル「他の非正規職員にも支給すべきでは？」という不公平感や説明責任の発生
・人事評価や等級制度との不整合手当の支給条件が明確でないと、後から異議が出る恐れ（例：なぜAさんには出て、Bさんには出ないのか？）
・労働基準監督署の指摘対象になる可能性賃金規程と異なる支給をしていると「就業規則との不一致」として改善勧告を受ける場合も

４．合理的な運用対応策
（1）一時的な「社内通知」または「覚書」を発行する
就業規則の改定までの間、以下のような文書で運用上のルール化をしておくことで、リスクを回避できます。
例：「資格手当支給に関する社内通知」
「2025年6月より、非正規職員のうち○○資格を有し、かつ指定業務に従事する者に対し、資格手当として月額〇〇円を支給します。なお、詳細は次回の非正規雇用就業規則改定時に正式に記載いたします。」
→ 通知文に【対象者・条件・金額・反映予定時期】を明記するのがポイントです。

（2）就業規則の改定
記載が必要な内容
就業規則に手当を追加する際は、以下のような構成で記載するのが一般的です：
第○条（資格手当）
次の資格を保有する者に対し、月額○○円を支給する。
・社会保険労務士　○○円
・介護福祉士　　　○○円　…など

第○条（職務手当）
次の業務に従事する者に対し、月額○○円を支給する。
・管理補佐業務　○○円
・指導担当業務　○○円

５．まとめ
項目　　　　　　　　　　　　　　　　　　回答
規則に記載のない手当を先行支給することは？ 原則OK（ただしリスクあり）
リスク回避策は？　　　　　　　　　　　　　社内通知や支給対象者への個別書面化
いつまでに就業規則へ反映すべきか？　　　　　理想は支給開始から3～6ヶ月以内、遅くとも1年以内

以上です。よろしくお願いいたします

投稿日：2025/04/14 15:43　ID：QA-0150971

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。

該当の従業員には労働条件通知書をお渡しいたします。
規則変更時には従業員全体にも説明を行い、代表従業員から承認を得ることにしていますので、
今回も同様に対応いたします。
また、規則の内容は教えていただいたように、資格の有無やどのような業務に従事すると手当が発生するかなど、細かく規則に反映するようにいたします。
規則の改定は、社内で検討し、遅くとも半年以内に対応できるようにいたします。

ありがとうございました。

投稿日：2025/04/15 08:30　ID：QA-0151007大変参考になった

リスク

社員に有利な措置であれば実施は可能となります。
一方、就業規則への反映に1年もかかるという理由が不明ですが、一般的には即時から数ヶ月程度くらいかと思いますが、異常なタイムラグはその原因によって、管理部門かあるいは経営陣の責任問題になるかと思います。半年以上かかるものには思えません。

書面化できないことは主に会社にとってのリスクです。恣意的運用や実際の適用条件等でもめた時に、判断基準となる文面がないことから、言った言わないなどの不毛なトラブルが起こる可能性があります。

投稿日：2025/04/14 22:18　ID：QA-0150989

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。

規則への変更は、これを機に内容を見直しし、現代に沿ったものに変更することになりました。
そのため、社内で話し合った結果反映には半年～1年以内にと言われていました。
このたび、様々な方からご意見を頂戴し、再度話し合いを行いまして、遅くても半年以内に改定することにいたしました。

書面には必ず残し、本人と会社で保管いたします。

ありがとうございました。

投稿日：2025/04/15 09:06　ID：QA-0151009大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、手当に関しましては、就業規則上の絶対的必要記載事項になりますので、極力早期に改正手続きを採られる事が必要といえます。

但し、規定前に支給されても労働者に有利な措置である事から、それ自体について特に問題はないものといえます。

投稿日：2025/04/14 22:48　ID：QA-0150997

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。

当初、改定まで1年と社内でなっていましたが、
こちらでいただいたご回答を参考に再検討いたしました。
半年以内に改定できるよう進めていきます。

ありがとうございました。

投稿日：2025/04/15 09:07　ID：QA-0151011大変参考になった

規則に記載のない手当を支給するとしても、労働者には不利益にはなりませんので、何も問題はありません。

ただし、それがそのまま労働条件として機能しますので、労働条件変更通知書といった形で交付すると供に、速やかに就業規則に根拠規定を設ける必要があります。

会議で役員の承認が必要なまでは理解できますが、規則に反映するのに数ヶ月～1年程度というのは、普通に考えれば理解できるものではありません。

労働条件を改正するわけですから、速やかな対応が望まれます。

投稿日：2025/04/15 06:42　ID：QA-0151003

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。

労働条件通知書を作成し、本人と会社で保管いたします。

改定の反映は、当初規則そのものを見直すことにしたため、1年ほど欲しいと言われていました。
こちらでいただいた回答を参考に、再検討したところ、半年以内で改定できるように進めることになりました。

ありがとうございました。

投稿日：2025/04/15 09:09　ID：QA-0151015大変参考になった