1on1の方法
1on1ミーティングには、コミュニケーションの活性化などのメリットがありますが、話し合いをする目的がわからなくなってしまったり、時間をとられるだけになってしまえば、メリットを受けることができません。上司と部下の信頼関係が構築されていることを前提に、「傾聴」「コーチング」「ティーチング」「フィードバック」の技法を使い分けることが大切です。時間配分や、話の内容にも気を配ります。
「1on1」の前提条件は上司と部下の信頼関係
事実の把握だけに特化した「面談」とは異なり、1on1ミーティングでは、部下の成長や信頼関係の熟成、コミュニケーションの質の向上などを目的にしています。そこで最初に重要なのが上司と部下の信頼関係の構築です。信頼関係が成立していなければ、部下が心を開いて話すことは難しく、話の中で気づきを得ることも少なくなってしまいます。
1on1ミーティングは上司が部下の話を聞くものであるため、部下は「本当のことを話すと評価が低くなるのではないか」「秘密を知られたくない」と考えがちです。カウンセリングのように、全く業務と関係のない人の方が部下も話しやすいかもしれませんが、1on1ミーティングの目的は、部下の成長。部下に適切なアドバイスができるのは、その業務内容を把握し、直接指導している上司でしょう。1on1ミーティングがうまくいけば、その利益は部下自身にとっても企業にとっても大きなものになるはずです。
「傾聴」～1on1ミーティングを成功させる技術～
傾聴とは、話を否定せず、耳も心も傾けて、相手の言葉を真摯に「聴く」テクニックです。よく知られている傾聴の基本的な技術として、「うなずき」「あいづち」「繰り返し」「言い換え」があります。
「うなずき」「あいづち」「繰り返し」「言い換え」
「うなずき」や「あいづち」は、相手に話をしっかりと聴いていることを伝え、共感していると感じてもらうことができるようになります。
「繰り返し」や「言い換え」は、話が詰まってしまったときや、相手がなかなか話そうとしないときなどに用いる技術で、「〇〇ということですね」と相手の発言を繰り返したり、「〇〇とは、つまり□□ということですよね？」と言い換えたりすることを言います。これによって、部下に自分の発言の再考を促し、その内容を確認させることができます。
相手を肯定する「レコグニション」
1on1ミーティングではさらに一歩進んで、「レコグニション」つまり「無条件で相手を肯定する」という手法も効果的とされています。例えば、部下が会社に対する愚痴を言ってきたとします。そんなときにも、上司が不快感を口に出さずに「それはそうだな、いつも申し訳ない」などと言って相手を肯定してあげることが、信頼関係の構築には重要だとされています。
- 【参考】
- 「傾聴」の詳しい解説はこちら
「1on1」ミーティングの技法「コーチング」「ティーチング」「フィードバック」
1on1ミーティングの基礎となる信頼関係が構築されたら、次はいよいよ部下の学びの時間のスタートです。1on1ミーティングでは、部下の成長を促すために、「コーチング」「ティーチング」「フィードバック」などの積極的な働きかけをすることがあります。
「コーチング」
1on1ミーティングにおける「コーチング」とは、部下に問題解決を促す行動をさせるような質問をすること。例えば、「その根本的な原因はなにか」「どうして今回はうまくいったのか」「どうやったらもっとうまくいったのか」などを問いかけます。「今回の成功で学んだことはなにか」と問いかけるのも効果的でしょう。コーチングで重要なのは、上司が答えを出さないこと。部下に考えさせることで成長を促します。
「ティーチング」
1on1ミーティングにおける「ティーチング」とは、そのまま知識を教えることを意味します。上司は、部下の置かれた状況において、「ティーチング」と「コーチング」のどちらが適切かを判断しなければなりません。例えば、部下から「〇〇は誰に聞けばよいのですか？」と質問されたら「ティーチング」で対応するべきでしょう。
「フィードバック」
1on1ミーティングにおける「フィードバック」とは、相手が傷つくようなことだとしても、失敗を失敗だと認めさせたり、周りからはどう見えるかを素直に伝えたりする方法です。
例えば、「今回は準備に時間がかかりすぎてしまったね」「もう少し資料をちゃんと作るべきだったね」「最後のクロージングを丁寧にすべきだった」などという指摘が考えられます。部下にとっては耳が痛いことでも、適切なフィードバックを受けることで次の成長へとつながります。
ここで注意しなければならないのは、「人格の否定」につながらないようにすること。「人格の否定」は、パワハラになってしまいかねません。そのため、「生まれつきの問題だ」や「頭が悪いからだ」などとは、絶対に言ってはいけません。
「1on1」ミーティングの時間配分や話の内容
1on1ミーティングは週に1回、30分～60分くらいで行うのが一般的です。メインで話すのは部下ですが、上司が呼び水となるような話をするとスムーズに進行します。
1on1ミーティングの初期段階～信頼関係を構築するために～
1on1ミーティングは先述のとおり、信頼関係の構築が重要ですが、そのためには相手の健康状態を気遣ったり、モチベーションのアップにつながるような話題を取り上げたりするといいでしょう。場合によっては仕事以外の趣味の話も効果的ですが、踏み込みすぎると逆に距離ができたり、ハラスメントととられることもあるので、注意が必要です。
1on1ミーティングに慣れてきた頃～部下の成長につなげるために～
1on1ミーティングに慣れてきたら、部下の成長のために、業務内容や組織が抱えている課題、キャリア支援や戦略に関する話題などを取り上げるとよいでしょう。これまでに述べてきたとおり、1on1ミーティングの目的は自分で考える社員の育成です。
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1on1
1on1の方法
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