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職場のモヤモヤ解決図鑑【第41回】
メンタル不調になった従業員の休職手続きを解説。
人事がすべき対応と心構えとは

職場のモヤモヤ解決図鑑

自分のことだけ集中したくても、そうはいかないのが社会人。昔思い描いていた理想の社会人像より、ずいぶんあくせくしてない? 働き方や人間関係に悩む皆さまに、問題解決のヒントをお送りします!

漫画(職場のモヤモヤ解決図鑑【第41回】)
吉田りな(よしだ りな)
吉田 りな(よしだ りな)
食品系の会社に勤める人事2年目の24才。主に経理・労務を担当。最近は担当を越えて人事の色々な仕事に興味が出てきた。仲間思いでたまに熱血!

人事の吉田さんは、営業部マネジャーの加藤さんから「部下がメンタル不調を抱えている可能性がある」と相談を受けました。そこで、従業員が休職する際の手続きについて確認したところ、産業医への相談や休職後の復職支援など、人事として対応するべきことが多々あるようです。メンタル不調での休職対応にあたって、人事が行うべき手続きと、心構えを解説します。

従業員がメンタル不調かも。まず人事ができることは

メンタル不調に陥った従業員に対して、人事がすべきことは、現状確認、休職制度の説明、復職に向けた支援といった管理部門の役割を果たすことです。精神疾患に限らず、従業員の健康問題はプライバシーにかかわるため、慎重に取り扱わなければなりません。本人と話をする場合は意図せず他人に内容を聞かれることがないよう、個室などを使います。また、知り得た情報は関係者以外に漏れることのないよう、慎重に取り扱うことが必要です。

本人の現状や病院受診の有無を確認しよう

まず大切なのは、本人の現在の状況の確認です。勤務状況で日頃と違う点はないか、不眠や食欲不振などの身体症状はあるかなどを聞きます。医師の診察を受けていないようであれば、早めの受診をすすめることも重要です。

従業員50人未満の事業所では、産業医を選任していないこともあります。提携・契約している社内の産業医がいなければ、都道府県の精神保健福祉センターなど、従業員本人が自身のメンタル不調について相談できる先を案内します。

休職制度について説明する準備をしよう

自社の休職制度について、正しく理解するのも人事の仕事です。休職制度とは、会社に籍を置いたまま一定期間の労働義務が免除されるもので、従業員が復職するために治療に専念できることが利用の前提となります。

療養のために勤務ができない場合に、健康保険から支給される傷病手当金があります。休職時の手当や、休職が認められる期間については、会社によって異なります。

従業員からの休職制度に関する質問に対してすぐに答えられるよう、自社の就業規則を理解しておくことも重要です。本人は、メンタル不調に苦しむと同時に、休職時の生活や仕事について不安を抱いています。こうした不安を取り除くためにも、休職できる期間、その間の賃金の取り扱い、利用可能な給付金や、復職までの流れについてしっかりと説明することが大切です。

メンタル不調になった原因にも気を配ろう

メンタル不調に、職場の人間関係が影響しているケースもあります。本人と面談する際は、パワハラやセクハラといった問題がないか気を配るとともに、必要があれば事実確認を行います。

本人との面談や休職制度の説明は直属の上司が行い、可能であれば人事も同席します。メンタル不調の原因に職場の人間が関与している可能性がある場合は、人事主導で行うのが望ましいでしょう。

休職の必要性があるときに人事がすべき手続きの流れ

休職が必要な場合の手続きの流れを紹介します。

【STEP. 1】
休職には主治医の診断書が必要

休職にあたっては、医師からの診断書が必要です。そのほか、就業規則に定めがある場合はそれに従います。

休職の期間や賃金、手当、傷病手当金などの説明は、わかりやすいよう書面にまとめます。直属の上司や産業医と連携し、本人の要望に耳を傾けながらケアを行います。

厚生労働省が配布する「こころの健康サポートガイド」には、メンタル不調になった場合に受けられる医療支援や経済的支援がまとめられているので、必要に応じて利用するといいでしょう。

【STEP. 2】
休職中の本人の連絡先を確認しておく

休職期間に入る前に、休職中の本人の連絡先を確認します。

ただし、会社からの必要以上の連絡は本人の負担となるので、注意が必要です。休職とは、復帰に向けて治療に専念するための療養期間のため、連絡は本人の容態を確認する場合など最低限にとどめます。「1ヵ月に1回連絡をする」など、あらかじめタイミングを決めておくと、本人の心理的負担を軽減できます。

【STEP. 3】
復職の際も主治医や産業医、管理職と連携を

復職には主治医からの診断書が必要です。休職を経て、本人から復職の意向があれば、主治医に判断を仰ぐように伝えます。医師には、診断書に就業上の配慮に関する事項を具体的に記入してもらいます。

復職の際には、主治医や産業医、人事・管理職で連携を取ることが重要です。主治医が復職可能と判断しても、これまで本人が従事していた業務を、復職後いきなり行えるとは限りません。勤務可能かどうかの判断は、職種や業務内容に応じて、産業医の意見も聞いた上で決めることになります。本人の承諾を得て、人事担当者が本人と一緒に主治医の話を聞くなど、主治医との連携が必要になるケースもあります。

復職が可能と診断されたら、職場復帰支援プランを作成します。支援プランの作成は人事が主導し、産業医や管理職と連携して、本人とも話しながら進めます。

【復職プランの内容例】

  • 職場復帰日
  • 管理監督者による就業上の配慮(業務内容や業務量の変更)
  • 人事労務管理上の対応(配置転換や異動)
  • 産業医などによる医学的知見からの意見・アドバイス(安全配慮義務に関する助言など)
  • フォローアップの具体的内容

以下の職場復帰支援の手引きでは、復職を決定する際に事業者が確認するべき事項や、復帰後のフォローアップの内容についてまとめています。

休職・復職対応で使える書式文例

休職願

復職申請書

メンタル不調の休職対応で人事が心がけるべきこと

メンタル不調は、はっきりとした「完治」の見通しが立たないこともあります。休職期間中は、療養に専念できるようサポート体制を整えること、健康状態についての情報管理を徹底すること、本人の意向を尊重しながら企業として支援することが重要です。

【人事が心がけるべきこと その1】
ケガとは異なるメンタル不調の休職

メンタルヘルスの不調による休職は、たとえ医師から「〇週間の療養が必要」と診断されていても、当初予測した期間通りに復職できるとは限りません。また、復職後に再発することもあります。

回復状況は人によって異なるため、似た症例での休職・復職の事例があってもそのまま当てはめることはできません。そのため、就業規則に基づきながら、できる限り本人の意向や状態に配慮して復職を支援するのが望ましいといえます。

症状の診断、復職の判断を行う医師の意見を踏まえながら、本人が安心して休職できる体制を整え、サポートするのが人事の仕事です。

【人事が心がけるべきこと その2】
休職は回復のため。本人に負担をかける対応は避ける

休職期間中、上司や同僚が仕事に関する連絡をとることがないよう、休養中の対応について現場と確認する必要があります。

容態や復帰日について確認する場合は、上司からでなく人事から連絡します。これも、本人に仕事のプレッシャーを感じさせない配慮の一つです。

定期連絡が本人の負担になるようであれば、最初の診断書の有効期日前に「引き続き療養」か「職場復帰可能」かの医師の診断書を随時提出してもらうよう決めておくとよいでしょう。

また、休職中の本人の様子も含め、健康に関する情報は守秘義務として管理を徹底することも重要です。職場はもちろん、飲み会などのアンオフィシャルな場でも話題にしてはいけません。また、上司や同僚に休職は怠けといった誤解が生じないよう、日頃から社内で理解を深めることも重要です。

もし本人が休職を希望しない場合には

収入や将来の生活への不安から、メンタル不調を抱える従業員が休職を拒むケースも考えられます。本人の意向を尊重することは重要ですが、就業を続けることで症状が悪化する懸念もあります。また、状況を知っていながら会社が事態を放置したのであれば、労働契約法第5条の安全配慮義務の点で責任を問われるかもしれません。

休職が従業員本人の回復に必要な措置であること、傷病手当金など休職期間中の収入を保障する制度があることなどを説明し、本人の不安を取り除き、理解が得られるよう丁寧に話し合うことが大切です。

復職後の業務量や働き方に不安を感じる人もいます。その場合、休職期間が明けてからすぐに通常業務に戻るのではなく、業務量の調整や配置転換という選択肢もあります。

休職制度や復帰プランを説明することも、本人が安心して治療に専念するためのサポートになります。主治医や産業医など専門家のアドバイスを踏まえつつ、回復までの道のりを支援することが大事です。

【まとめ】

  • メンタル不調の休職について自社の就業規則を確認する
  • 休職応は、プライバシーに配慮し、本人の意向を確認しながら主治医・産業医など専門家のアドバイスをもとに進める
  • メンタル不調の背後にパワハラやセクハラなど人間関係のトラブルがないか気を配る
  • 復帰にあたっては本人の症状や状態を考慮し、個人の状況に適した復職支援プランを立てるのが望ましい
(後編に続く)

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