Web社内報ツール・アプリのメリット・種類・選び方
～全国のソリューション企業一覧～
かつては紙で提供されていた社内報を、Webで提供するのが「Web社内報」です。社員はスマートフォンのアプリなどを活用することで、社内限定のWebコンテンツを閲覧できます。紙による社内報よりも編集・作成を簡単に行えるほか、動画を使うなど自由度も高まります。製本や配布のコストカットはもちろんのこと、従業員と双方向のやり取りが行えるなど、コミュニケーション施策の一つとしてもその効果が期待されています。
Web社内報とは何か
社内報は、会社のビジョンや理念、社内のさまざまな情報などを従業員に伝えることで、帰属意識を向上さえることを目的としてつくられるものです。これまでは紙での発行が主流でしたが、時代の流れとともにWebに切り替える会社が増えてきています。
Web社内報は、オンラインで内容を閲覧できるため、会社側は配布や印刷のコストを削減できます。また、作成にかかる時間を効率化したり、従業員の閲覧率を高めたりすることも可能です。
Web社内報に掲載するコンテンツは、紙の社内報と基本的には変わりません。例えば、経営方針やビジョンの共有、業績報告、従業員の成功事例や表彰、新しいプロジェクトや取り組みの紹介、福利厚生や従業員サポートに関する情報、従業員の声やアンケート結果、イベント情報、新入社員や異動・退職者の紹介、規則やポリシーの変更、そして社内文化や価値観の強調といった内容が挙げられます。
これらのコンテンツを通じて、Web社内報は会社の最新情報をタイムリーに従業員に届けるだけでなく、従業員同士のコミュニケーションやエンゲージメントを促進する役割も果たしています。さらに、インタラクティブな機能や動画コンテンツ、コメント機能を導入することで、紙の社内報よりも豊かなコミュニケーションが可能となります。
Web社内報のメリット
Web社内報には以下のようなメリットがあります。
印刷や配布にかかるコストカット
デジタル化して発行するため、紙版で発生していた印刷費は必要ありません。さらに、各部署に配布する手間も削減できます。
大企業になればなるほど、発行部数が多く、各事業所へ郵送が必要になるなどコストがかかります。過去の社内報を保管する場所も確保しなければなりません。Web社内報であれば、こうした印刷・配布・保管にかかるコストの問題を解決できます。バックナンバーの検索も容易に行えます。
情報伝達のスピードアップ
紙での社内報は、印刷日をあらかじめ決め、それに合わせてコンテンツを作成するなど、情報が伝わるタイミングが決まっていました。一方、Web社内報には、更新の自由度が高いという特徴があります。月次・週次など、会社に合わせたタイミングで情報を発信できます。また、更新した内容はすぐに反映され、従業員は場所を問わずに閲覧することが可能です。情報伝達のスピードがアップする点が、Web社内報の特徴といえます。
Web版はその日のうちに最新情報を届けることも可能です。リモートワークが広がり、社内コミュニケーションのあり方が模索されるなか、スピーディーに情報を共有できることがWeb社内報の大きなメリットといえます。
多彩なコンテンツ表現が可能
Web社内報ではデジタル化の特徴を生かして、文字だけではなく、音声や動画のコンテンツを作成することも可能です。紙版よりも多彩なコンテンツ作成が可能なため、従業員の興味をひくような情報を発信できます。ページ数の制限がないため、ボリュームのある社員インタビューや、社内のニュースなどを自由に作成できます。
従業員の反応をデータで蓄積できる
紙の社内報には、「従業員の反応がわからない」「経営層の言葉が届いていないように感じる」といった課題がありました。一方、Web社内報は、従業員の読了率などのデータを蓄積し、いつ、誰が、どのくらい見たかといった細かいデータを分析することができます。可視化されたデータを活用すれば、社内報のブラッシュアップも可能です。読了率が低いコンテンツ、逆に多くの従業員が見たコンテンツなどを分析することで、より魅力的な社内報を作ることができます。
| 項目 | Web社内報 | 紙の社内報 |
|---|---|---|
| コスト面 | 印刷・配布費用がかからない。導入・運用に初期費用と維持費が必要 | 印刷・配布にコストがかかる。導入コストは比較的低い |
| 情報伝達 | リアルタイムで更新可能。デバイスがないと閲覧が難しい | 全員に一斉に情報が届く。更新や配布に時間がかかる |
| コンテンツ表現 | 動画やインタラクティブな機能が使える。専門スキルが求められることがある | 紙ならではのデザインが可能。表現の自由度が限定的 |
| コミュニケーション | コメントやアンケートでどうのやり取りが可能。即時対応が求められることがある | 対面でのフィードバックが得やすい。反応を集める仕組みが必要 |
| データ活用 | 閲覧率や読了率のデータを収集・分析できる | 閲覧状況の把握が難しい |
Web社内報のツールの種類
社内報のWeb化を助けてくれるのが、Web社内報ツール。以下の二つのタイプに大きくわけられます。
Web社内報特化型
Web社内報特化型のツールは、簡単に社内報を作成できる点に重きを置いています。社内報のテンプレートや、CMSのような記事作成機能を搭載した、コンテンツ作成に強みを持つタイプです。直感的で使いやすい管理画面、洗練されたデザインなどにより、記事の入稿や公開、修正などが簡単にできます。Webの知識がない人でも社内報を簡単に作成できる点に特徴があるため、紙版からデジタルに切り替える際に適しています。
社内ポータルサイト型
社内ポータルサイト型のツールは、社内報の作成はもちろん、社内のさまざまなコミュニケーションの場面で活用できる多様な機能を備えています。社内規定やマニュアル、日報など他の情報も形にして蓄積・共有できるタイプです。社内の情報を一元管理し、情報発信・反応など双方向のコミュニケーションが可能です。Web社内報だけではなく、さまざまな情報の可視化や共有化を進めたい企業に適しています。
Web社内報サービスの選び方
Web社内報サービスを比較する際のポイントについて解説します。
目的とターゲットの明確化
まず、何を誰に伝えたいかを明確にします。社内報をWeb化するといっても、情報共有だけが目的なのか、従業員のエンゲージメント向上に重きを置くのかによって、どのような情報発信の形が適しているかは異なります。あらかじめ目的が明確であると、コンテンツを作成する際の指針にもなります。
さらに、社内報を導入する際、誰に届けたいかターゲットを想定しておくことで、適したツールを選択できます。たとえば、従業員の多くがオフィス外で活動していてPCを持たない場合は、スマホアプリで閲覧できるWeb社内報にする必要があります。
また、社内報を作成するのは個人なのか、あるいはチームなのかなどの運営体制や、担当する従業員のデジタルスキルを踏まえた上で、適切なツールを選ばなければなりません。
機能の比較
基本機能である記事作成、編集、配信はもちろん、動画配信など多様なコンテンツの形に対応しているかなど、必要な機能が搭載されているかどうかを確認します。さらに、追加機能としてアンケート機能や分析ツールがそろっているかが、目的に応じた選び方のポイントです。対応デバイスの確認、分析機能で収集できるデータは何か、読ませる工夫であるプッシュ機能がついているかなど、複数のツールを比較することで、自社の目的に沿ったツールを選ぶことができます。
操作性とデザイン
Web社内報ツールは、社内報を作成する側、社内報を読む側の双方にとって使いやすいものでなければなりません。
作成する側
操作が煩雑でわかりにくいと、社内報を作成するのに時間がかかってしまいます。デモ画面などで確認し、作成、編集などが直感的に操作できるものを選びます。
読む側
デザインのわかりやすさや、更新された記事の視認性を確認します。社内報の更新や社内通達のお知らせなどが一覧化されている機能があれば、従業員は更新を見逃さずにキャッチできます。
自社の目的に沿ったデザインのカスタマイズの可否や、拡張性の有無なども事前に確認します。
コストパフォーマンス
Web社内報ツールは基本的に、初期費用と月額費用がかかります。ユーザー数や、オプション機能の有無など、プランによって価格も変動します。自社が求める機能を把握し、初期費用・ランニングコストを比較します。
セキュリティー対策
会社にとって重要な情報が含まれるため、Web化する際にはセキュリティー対策が重要です。Web社内報ツールが、どのようなセキュリティー対策を講じているのか確認します。
不正アクセスを防ぐための2要素認証やIPアドレス制限などは、貴重な自社の情報資産を守るために欠かせません。また、ユーザーに応じて操作・閲覧できる権限を切り分ける機能があると、情報漏えいなどのリスクを軽減できます。
サポート体制
サポート体制も、導入を検討する際の重要なポイントです。サポートは、導入直後のサポートと、運用中の定期的なサポートの二つに分けられます。
導入直後に必要となるのが、わからない点を教えてくれるサポートです。操作や分析の仕方といった基本を教えてくれるサポートや、従業員目線でわかりやすいコンテンツを作成するためにアドバイスをしてくれるサポートがあります。
運用中の定期的なサポートは、Web社内報が自社の目的に沿った効果を発揮するために伴走してくれるものです。定期的なレポート作成、運用課題に向けた解決などを行うところがあります。
Web社内報の導入の手順と注意点
Web社内報を導入する基本的な手順と、注意点について説明します。
導入前の準備
導入の前に、Web社内報を導入する目的を明確にします。Web社内報には、情報発信という手段が目的化してしまいやすい傾向があります。社内報の作成自体が目的となると、内容のレベルが下がったり、従業員の興味をひかないコンテンツを発信し続けてしまったりと、活動自体が形骸化してしまいます。
事前に、「配布コストをカットする」「企業のビジョンを浸透させる」など、Web社内報を使う上でのゴールを明確にします。ゴールは、自社の課題に合わせて設定。たとえば、従業員同士の情報共有がうまくいかない、帰属意識の情勢が難しいという課題が明確になれば、課題に合わせた社内報の使い方を考えることができます。
サービス選定と比較
自社に適したWeb社内報サービスの選定を行います。いくつかのWeb社内報ツールを、「操作性」「コスト」「分析機能」など、自社にとって必要な項目をもとに比較します。その際、他社の導入事例も参考になります。課題と共に導入前・後の変化が語られることが多いため、似たような課題を抱える事例であれば、サービス導入の前後をイメージすることができます。
導入後の運用と改善
社内報を定期的に作成するための運用体制を構築します。定期更新を目指すのであれば、基本的なテンプレートやレイアウトを決めておくと、チームで作成する場合も統一感が保たれます。社内報で扱われる「社員紹介」「トップメッセージ」などの基本的なコンテンツを押さえつつ、従業員が読みたいと思うような企画をチームで考えるのも社内報を活性化させる施策の一つです。
アンケート機能を活用することで、従業員から社内報に対する感想や意見を得て、コンテンツの改善などに生かしていくことができます。
まとめ
Web社内報は、現代の組織のコミュニケーションのあり方に合わせ、情報共有をスムーズに行う上で役立ちます。情報を発信するだけではなく、組織のコミュニケーション活性化や帰属意識の向上など、組織のあり方そのものにアプローチできる施策です。リモートワークの普及など、組織内での人と人とのかかわり方が多様化する現代だからこそ、ツールを用いたコミュニケーションが、会社の思いや考えを伝える上で役立ちます。
Web社内報を効果的に活用するためには、自社が抱える課題を整理し、Web社内報を作成する目的を明確にします。目的に合わせてサービスを比較することで、自社にとって最適なサービスを選択できます。
Web社内報ツール・アプリを提供する全国のソリューション企業一覧
人と組織の課題を解決するサービスの潮流や選定の仕方を解説。代表的なサービスの一覧も掲載しています。
