企業における情報管理の最新実態

インターネット、電子メールの私的利用などへの対応

社内におけるインターネットや電子メールの私的利用については、「就業規則」「社内規則や規定」「マニュアル、マナー集」などで何らかの定めをしている企業が8割程度と大勢を占めています。

「定めている」場合の内容として具体的記述のあった中で多かったのは、「原則として禁止」「全面的に禁止」でした（107社中69社＝64.5％）。そのほか、休憩時間のみ利用を認める、フィルタリングによりアクセスできないサイトを設ける、閲覧履歴を管理する、メールは上司をCCに入れて送信するといった内容も挙げられました｡

図表1　社内におけるインターネット、電子メールの私的利用についての規程・ルールの有無

インターネットや電子メールの私的利用をはじめ、問題となる利用を防止するための取り組みとしては(複数回答)、社員への「呼び掛け」が最も多く挙げられました（インターネットで62.3％、電子メールで62.8％）。

インターネットでは、システム管理責任者などによる利用状況の「モニタリング(監視)」も56.8％と過半数に上り、さらに、「問題のあるWEBサイトへのアクセスは、システム上行うことができない」（58.3％）、「会社で認めていないソフトのダウンロードは、システム上行うことができない」（35.7％）というように技術的に制御している企業もみられました｡

総じて、従業員規模の大きいほうで実施割合は高くなっています。

「特に策は講じていない」は、インターネットで5.0％、電子メールで15.6％でした。インターネットや電子メールが広く普及し、職場で日常的に使われていることから、社員の問題行為を防ぐため、多くの企業が対策を講じていることが分かります｡

図表2　社内におけるインターネットや電子メールの私的利用、問題となる利用の防止策の実施状況（複数回答）

［注］「その他」は“モニタリングを可能としており、必要であれば監視する”“社内機器に導入されているソフトを監視”“情報セキュリティに関する教育を定期的に全社員に実施”など。

情報管理上の問題行為に対する懲戒

情報機器やインターネットなどの利用、社内機密データ(顧客情報や営業機密など)の取り扱いをめぐり、職場で問題となりそうな12のケースを挙げ、それぞれについて処分の対象とするのかどうか、さらに処分する場合の内容を回答いただきました。

「（2）許可を得て会社のパソコンを自宅に持ち帰ったところ、家族が勝手にダウンロードしたファイル共有ソフトを介して機密データが流出した」について、「判断できない(該当ケースは発生し得ない)」が27.1％と他のケースに比べて多くみられましたが、いずれも「処分の対象とする」が7～8割台と大勢を占めています｡例えば、「（3）許可を得て社内機密データを社外に持ち出し、うっかり電車内に置き忘れた」や「（4）携帯電話を紛失し、社内機密データを漏洩させた」、「（11）電子メールの誤送信により、社内機密データを漏洩させた」といった“うっかりミス”に対しても、多くの企業が処分の対象としています｡

具体的処分内容としては、ほとんどのケースにおいて「譴責(始末書提出)」が最も多く、注意処分～減給といった比較的軽い処分内容に回答は集中していました（なお、複数の処分が想定される場合は「最も処分が重い場合」で回答いただきました）｡

ただし、「（6）社内機密データを勝手に持ち出し、インターネット上で公開した」や「（7）上司のパスワードを使って、アクセス権のない社内機密データに不正にアクセスし、コピーした」といった悪意のあるケースについては「懲戒解雇」が多く、特にケース（6）では48.2％と半数近くが「懲戒解雇」でした｡

図表3　モデルケース別にみた情報管理上の問題行為に対する懲戒処分の有無