自然災害時に企業が行うべき防災対応

1. 自然災害時に備えて、企業がすべきこと（企業防災）

自然災害はほとんどの場合、予期せぬタイミングで起こるものです。企業には安全配慮義務があり（労働契約法第5条）、十分に準備してスムーズに事業を継続することは責務といえます。企業は自然災害時に備えて、どんな対策を行うべきなのでしょうか。防災対策・事業継続計画（BCP）の観点から見ていきます。

【参考】

防災情報のページ　企業防災とは何ですか？｜内閣府

オフィスの防災対策

自然災害に見舞われた場合、まずは会社の設備や労働者の被害を最小限に食い止めるための対策が必要です。主な対策として安全確保、物的被害の軽減、二次災害の防止などが考えられます。

事業継続計画（BCP）

多くの会社がすでに防災対策に取り組んでいますが、近年では予期不能な災害も増加傾向にあります。自然災害が起こっても事業を継続していけるよう、準備しておくことは大変重要です。

＜事業継続対策の一例＞
• 数ある事業内容の中から重要業務を取捨選択し、優先順位をつけて復旧計画を立てる
• 重要な業務を遂行するため代替事務所・事業所を検討・決定する
• 上記のような事業継続のためのあらゆる計画を立て、BCPマニュアルを作成する

【関連記事】

BCP（事業継続計画）とは｜日本の人事部

2. 「自然災害時における社内ルール」を策定するポイント

自然災害時に、あらかじめ決めておいた取り組みをどんなタイミングで実行するのか、社内ルールを策定しておくことが大切です。

出社が困難な場合のルール策定および周知

自然災害に見舞われた際、ポイントになるのは「社員の出退勤に影響があるか」です。安全を確保できているのか、公共交通機関の状況はどうかなどを確認し、社員の出社の可否を判断する必要があります。出勤が難しい状況であるにもかかわらず出社を強要するなどして、万が一のことがあれば、安全配慮義務違反を問われる可能性もあります。

従業員の出社基準を策定する際は、以下の情報を活用するといいでしょう。

どの時点の情報で判断するか（例：午前7時時点）も重要です。防災情報を活用する際は警戒レベルや台風の予想進路、大雨警報の危険度分布、各種警報・注意報情報などを細かく確認し、どのレベルになったら出社、一時待機、休業にするのかなどを具体的に決定します。

運行情報については、参照する路線をあらかじめ決めておきます。従業員それぞれの通勤経路の状況を把握して、個別に出社・在宅勤務のいずれかを指示することもあります。また、終業後の帰宅困難者への対策も決めておく必要もあります。

自然災害時における行動マニュアルの策定・整備・周知

自然災害時における企業の事業継続は、社員一人ひとりの心がけや素早い行動が大きなカギを握ります。自然災害に備えて、個人でできる防災対策マニュアル、災害発生時の行動マニュアルを策定、整備し、全社に周知しておくことが重要です。

＜社員が事前にできる防災対策の内容一例＞
• パソコン内のデータの定期的なバックアップ
• デスク周りの備品・什器の転倒防止
• 災害時の役割分担
• 情報収集源や伝達方法の確認

＜災害発生時の社員行動マニュアルの一例＞
• 在籍部署内の安否確認（システムを導入している場合は定期的にテストを行う）
• 部署内業務の現状把握および必要な対策の遂行
• 危険物の確認と必要な対処
• 避難経路の確認および必要なタイミングでの避難
• 自宅待機や在宅ワーク時の社内外での情報共有方法

自然災害時の休業

企業としては事業を継続したくても、休業せざるを得ないケースもあります。休業するかどうかは、以下の状況などを元に判断します。

• 事業所の建物や什器・備品など物理的な被害状況
• 出社困難者の発生など人的な被害状況
• 店舗所在地が他社ビル・商業施設であるなど、自社での判断が不可能な場合のオーナー対応

先述したように、出社の判断基準となる「防災情報」の各種警報の種別によって、休業の判断基準を決めておくケースもよく見られます。

【関連記事】

自然災害時の休業手当について｜日本の人事部

自然災害時のテレワーク実施

出社が困難だと判断された場合、在宅でのテレワークを実施する企業が増えています。自然災害だけではなく、新型コロナウイルスなど感染症の拡大を防ぐためにも、テレワークは事業継続において有益な対策の一つです。

ただし、テレワークに関する就業規則を設けても、すぐに運用できるわけではありません。テレワークの実施には準備が必要です。事前に試行しておくことで、災害時にも冷静・スムーズにテレワークへ移行できます。

テレワーク導入済みの企業では、自然災害時にテレワークを実施する際、対象とする部署・職種などを決めておくと良いでしょう。特に事務職関連、営業職の一部、コールセンター、エンジニアなどのクリエーティブ系職種は、平時からテレワークを活用するのが得策です。

自然災害時の特別措置としてのテレワーク導入は可能か？

突然の自然災害で応急的にテレワークを導入しても、困難が待っていると考えられます。テレワークの導入をする場合はセキュリティー対策、データの共有とバックアップが必須ですが、災害の中ですぐに運用できるものではないからです。

個人のパソコンや自社のサーバーから重要なデータが消失する可能性があり、クラウドを活用してデータを保存するなどのBCP対策をとる企業も多くあります。

働き方改革の推進という観点からも、自然災害時には労使ともに有益な形でテレワークに移行できることが望ましいでしょう。

導入する場合、対象業務・対象者をはじめ、テレワーク時の人事評価制度の実施方法、テレワーク時に要する費用負担、人材育成方法など、あらゆる側面からの取り決めが必要です。

特に費用に関しては、パソコンやインターネット環境の整備、通信費、交通費の再計算など、トラブルのないような取り決めが欠かせません。準備せず突発的にテレワークを導入することは情報漏えいのリスクから考えても非常に危険なので、平時からの導入や、テレワーク・在宅勤務の規定を設けておくことが望ましいといえます。

【参考】

テレワークガイドラインを改定しました｜厚生労働省

3. 自然災害時のために押さえておきたい初動対応

自然災害時の賠償請求問題でよくあるのが、事前にルールを策定していなかった、初動対応が遅れたなどの「準備不足」です。自然災害時のために心得ておきたい初動対応を、見ていきます。

地震発生時

発生時に社内にいる場合、大きな什器などから離れて机の下に避難し、屋外へ出ないように周りの従業員に声をかけます。揺れがおさまったら、事前に決められた避難誘導担当者は出口の確保、リーダーは該当部署など決められたメンバーの安否確認、必要に応じて救護・救出担当者がケガ人などの対応に当たります。情報収集担当者の情報とリーダーの判断で、避難などの行動を取ります。

社外にいる場合はまず会社に連絡しますが、情報伝達経路が遮断されている可能性もあります。社外で自然災害に見舞われた際の対応を事前に決めておき、周知することが重要です。

火災発生時

事業所内で火災が発生した場合、まずは消防機関への通報、消火活動を行います。火災は一気に燃え広がって被害が拡大するケースが少なくありません。火災が判明した際は、通報と消火活動を並行して行います。

また、周辺企業・住民にも素早く伝えることが被害拡大を未然に防ぎます。あらかじめ役割を分担しておき、速やかに対応することが重要です。

壁や天井に引火するなど、初期消火が難しい場合は、速やかに避難します。一酸化炭素中毒などの危険もあるため、ハンカチで口と鼻を押さえ、低い姿勢で避難するなど細かな配慮が必要です。

火災の場合は、鎮火したと思っていても見えない部分がまだ燃えていることも考えられます。そのため、消防の検分を受けることもあります。

台風や水害の発生時

台風や大雨などによる水害や土砂崩れなどは、火災や地震とは異なり、事前に天気予報である程度予測できます。企業が定めたルールに基づき、状況に応じて出社するかどうかを判断します。ハザードマップで、あらかじめ災害リスクを調べることも重要です。

企業としては、従業員の安全配慮を徹底し、事前に出社条件を規定した上で、前日に出社・自宅待機・休業の判断基準などを周知することが望ましいでしょう。

甚大な被害を事前に想定し、柔軟な対応ができるよう万全の対策を

自然災害時に起こりうるさまざまなトラブルや二次災害をできる限り想定し、備えておくことは大変重要です。企業としては、事業継続のために必要なルールを作成し、全社に周知する必要があります。

自然災害時の対応ルールを決めておかなかったために、従業員の身に大きな危険が降りかかることは、避けなければなりません。万一の場合は大切な社員、家族の未来を奪うことや、損害賠償などのトラブルに発展することもあります。事前に対策を練り、急なトラブルにも冷静に対応できる社内基盤を整えることが重要です。