『日本の人事部』とは
【ヨミ】セイサンセイコウジョウ 生産性向上
近年では労働力減少などの影響により、働き方改革が着実に進んでいます。また、ワーク・ライフ・バランスの実現に向けて、長時間労働の是正や有給休暇取得率アップが推進されるなど、これまでの働き方が大きく変化しようとしています。そこで注目されているのが「生産性向上」です。生産性とは成果に対する投資の割合を示すもので、アウトプット（産出・価値・成果など）をインプット（投入資源）で割った比率を指します。つまり、低い投資で高い成果を上げるほど生産性が高い、ということになります。
1.生産性向上とは
生産性向上の概要
利益に直結する生産性向上への取り組みは、企業経営における重要課題の一つ。生産性を計算することで、どのくらいの資源を投入して、どれだけの成果を生み出したのかを数値で判断することが可能になります。
生産性は生産の要素によって、大きく、労働生産性・資本生産性・全要素生産性の三つに分けられます。労働生産性は労働者一人における生産性、資本生産性は投入した資本に対する生産性、全要素生産性はすべての投入資源における生産性です。
生産性を向上するには、インプット（投入資源）を少なくして、アウトプット（成果）を多くする、もしくはアウトプットはそのままでインプットを少なくする、といった方法が考えられます。
【生産性向上と業務効率化の関係】
生産性向上と業務効率化との違い
生産性向上と混同されやすい言葉の一つに「業務効率化」があります。業務効率化とは、これまで行っていたやり方を変えることで、よりコストを抑え、より早く業務を完結させること。たとえば日常的な個人業務においても、その内容を見直すことで、業務効率化を実現することができます。
一方、生産性向上は、少ない投資で成果を高めることを指します。業務効率化に限らず、新規事業への取り組みや人事異動といった施策においても、生産性向上の考え方が採用されています。
2.生産性向上が注目される背景
国内における労働人口の減少
近年、働き方改革が進められている理由の一つが、少子高齢化に伴う労働力人口の減少です。国内の経済が発展するために必要な労働力人口は減少の一途をたどっており、将来的に深刻な問題となることが懸念されています。
このまま労働力人口が減少していけば、昨今の人材不足問題はますます加速することが予想されます。企業が積極的に採用活動を行ったとしても、人材を確保することはさらに困難になるでしょう。そのため、限られた人材をいかに活用し、多くの利益を生み出すのかを考えることが重要になります。つまり、生産性向上が今後の経済発展における鍵となるのです。
企業の競争力強化
モノ・サービスが飽和化・多様化している状況の中では、企業の価値を明確に打ち出せるかどうかが、将来的な存続・発展に大きく影響します。ここで重要な位置づけとなってくるのが生産性向上です。グローバル化が進むビジネス環境において国際的な競争力を持つためにも、生産性の向上は不可欠といえます。
とくに、国の経済成長には労働生産性の向上が大きく寄与します。そこで政府は、国際経済力の強化を図るため、生産性向上に向けた取り組みを後押ししています。このような背景から、産業にかかわらず、多くの企業が生産性向上をより重要な経営課題と捉えるようになってきています。
3.生産性向上の具体的な方法
【主な生産性向上策】
個人で行う生産性向上
(1)業務プロセスの改善
個人でできる生産性向上でまず挙げられるのは、業務プロセスの改善です。現在担当している業務内容を洗い出し、プロセスごとに必要の有無を判断していきます。これまでやってきた作業だからという理由で、継続する必要はありません。必要がないプロセスを省くことで、作業時間を短縮することができます。
新入社員や真面目なタイプの社員に多いのが、「何でも受けてしまう」「最後まで完璧にやろうと思ってしまう」という傾向です。しかし、自分のキャパシティを超えてしまうと、長時間労働や精神的ストレスの一因につながり、結果として生産性を下げてしまいます。
一人で抱え込んでしまわないよう、周囲に相談しながら「できること・受けていいこと・周りに頼めること」を判断し、業務に取り組むことが重要です。
(2)タスク管理
スムーズに仕事をこなしていくには、タスクの管理が重要なポイントとなります。必要なタスクを整理しておくことで、仕事のやり残しや遅延を未然に防ぐことができます。
手順としては、まず必要なタスクをすべて洗い出します。さらに作業工程を分解できるものは分解し、それぞれにどれくらいの時間をかけているのかを確認します。次に優先順位を決め、午前・午後など時間帯に応じてタスクを整理します。
一日の始めには仕事の流れをイメージし、作業が終わったら振り返りを行うことが効率化のポイントです。必要であればタスクの順番を変更しながら、より効率よく仕事が進むように改善していきます。
(3)モチベーションの維持
仕事に対するモチベーションを維持したり高めたりする工夫も、生産性向上を実現するうえで重要です。たとえば、仕事のオン・オフを切り替えるため、終業後に自分へのご褒美タイムを用意しておくという方法があります。長時間労働の是正や、仕事への集中力を高めるうえでも効果的です。また、就業時間内はしっかり仕事に集中できるよう、環境を整えることも大切です。
(4)スキル習得
ほんの少しのスキルでも、全体として見たときに業務の効率化につながることがあります。たとえば、どの部署でも使うであろうパソコンスキルの習得は、大きな改善ポイントとなるでしょう。ショートカットキーを覚える、新しい資料作成方法のノウハウをインプットする、といった工夫が生産性向上につながります。
この他にも、円滑なコミュニケーション術や、より高い専門技術の勉強など、現在の職場環境で生かせるスキルを学ぶ努力は大切です。
組織で行う生産性向上
(1)マネジメント力強化
社員一人ひとりが生産性向上を目指すことは大変重要ですが、それだけで事業全体として生産性向上を実現できるわけではありません。部署やチームといった組織レベルで、取り組んでいくことが必要です。
チーム全体で生産性向上を実現するには、リーダーのマネジメント能力が重要なポイントになります。社員の能力を最大限に引き出し、信頼関係を築くことがモチベーションアップや業務効率化へとつながるからです。
また、チーム全体のコミュニケーション力を高めることも大切です。問題に対して率直に意見を言いあい、必要に応じて連携できる環境を整えることは、チーム全体の成果につながります。
(2)IT活用などの設備投資
設備投資は、生産性向上に大きく寄与します。たとえば業務の効率化を図る設備投資として、勤怠管理・品質管理にITシステムを導入すれば、社員の作業時間が短くなり、生産性が向上します。
また、近年注目を集めているAI・ロボットなどへの設備投資は、深刻な人材不足の解決策として、今後さらに導入する企業が増えると予想されます。
(3)モチベーションと連携する評価制度
社員が高いモチベーションを維持しながら仕事に集中できる体制を整えることも大切な施策です。人事評価においては、生産性と連動する評価制度を導入するというやり方があります。たとえば、残業せずに成果を生み出している社員を評価する仕組みなどがこれにあたります。
この他にも、有給休暇を取得しやすい環境をつくるなど、ワーク・ライフ・バランスの充実を図ることもモチベーションを高める施策となります。
4.生産性向上のために企業が考えるべき要点
現状における課題を分析できているか
生産性を向上するには、まずは現状をよく理解することが重要です。課題を可視化して分析することで、必要な対策を講じることができます。
まずは現状におけるコスト（材料費・人件費など）を把握し、どの部分が生産性を下げる要因となっているのか分析します。さらに改善案を考え、どれくらいのコストで生産性向上を期待できるのか具体的に試算します。実際に改善をした結果、どれくらいの生産性向上が実現したのか結果を算出するという一連の流れで、生産性を高めていきます。
働いている時間の中身の分析ができているか
生産性向上のためには、「短い時間で成果を挙げる」ことが求められます。ゆえに、一体なににどのくらいの時間を使っているかを見える化することが重要です。
たとえば、付加価値を生み出している時間を「稼働時間」とし、付加価値を生み出すために必要な準備時間を「準稼働時間」、何も付加価値を生み出さない時間を「非稼働時間」とします。営業職であれば訪問と提案が「稼働時間」、提案資料作成やメール処理が「準稼働時間」、探し物やメール・書類の二度見が「非稼働時間」です。これをもとに、具体的に「稼働時間が4時間、非稼働時間が3時間、非稼働時間が1時間」と分析し、稼働時間の割合をなるべく増やしていくことがポイントです。
社員へのしわ寄せがないか
生産性向上を求めるあまり、社員に大きなしわ寄せがいっていないかどうか、注意しなければなりません。たとえば、無理な業務効率化を図ったことで社員が自宅に仕事を持ち帰ったり、休日にサービス出勤したりしているようでは、本来目指すべき生産性向上とは相反する状態といえます。生産性向上や効率化を進めるときは、社員の業務が本当に改善されているかを注視しなくてはなりません。
5.生産性向上の取り組み事例
厚生労働省が平成30年3月にまとめた「生産性向上の事例集」の中から、成功事例を三つ紹介します。
POSシステム導入により生産性向上
従業員3人の接骨院における取り組み事例です。来院者数の増加を目指すためには、受付・精算などの時間を短縮し、施術受け入れ可能人数の拡大をはかる必要がありました。この課題を解決するため、コンサルタントへ依頼して業務フローを見直し、POSシステムを導入しました。この対策には助成金を活用しています。
結果的に、受付・精算時間は従来の約半分となり、施術時間も約9%短縮することができました。目的としていた来院者数は16％の増加となり、生産性向上に成功しています。
生産・原価管理システム導入により生産性がアップ
従業員数10人の障がい者福祉事業所では、就労継続支援事業におけるさまざまな製品製作にまつわる管理業務が煩雑になっていました。これまではエクセルで管理していましたが、業務効率化を目指し、助成金を活用して精算・原価管理システムを導入しました。
システム導入の結果、原価率管理や生産状況が一元化され、作業時間が75％も短縮しています。生産性が向上した分は、6人の従業員の時間給を30円アップするという形で還元されています。
見積書作成システムの導入により成約率アップ
従業員数6人の葬祭業社では、これまで見積書を作成する際に、営業が顧客と直接話し合いながらアナログで作っていました。この見積書作成の負担を軽減する対策として、助成金を活用し、ホームページ上で顧客側が自身で見積もりできる仕組みを導入しました。
これにより、業務効率化が実現しただけではなく、顧客が作成した見積書によってスムーズに詳細な商談へと入りやすくなり、成約率も向上しています。
6.中小企業は国の支援制度も活用しながら早期対策を
生産性向上は、企業が少子高齢化社会を生き抜くための重要課題です。労働力減少によって人材確保が難しくなることも想定すると、限られた人員で成果を上げる方法を考えることは急務です。
生産性向上を着実に実現するには、現状の課題を正確に把握することからスタートする必要があります。個人・組織レベルで行える生産性向上の方法をピックアップし、できることから始めましょう。
厚生労働省では、中小企業や小規模事業者に対して生産性向上の支援をするため「業務改善助成金」の制度を設けています。こうした支援制度を有効に活用しながら、早期に対策を講じていくことが大切です。
