病欠となった日を、後から年次有給休暇として処理することは問題ないか

年次有給休暇は、事前申請が原則

年次有給休暇を申請するタイミングは法律で具体的に明記されていませんが、労働基準法39条第5項では次のように規定しています。

従業員が年次有給休暇を取得したいと申し出た場合、「事業の正常な運営を妨げる」ような事情がなければ、断ることはできません。従業員が年次有給休暇を取得する時季を指定すれば、使用者である企業が時季変更権を行使しない限り年次有給休暇は成立し、従業員の労働の義務が免除されます。

従業員が年次有給休暇を取得する時季がわからなければ、企業は時季変更権を行使することはできません。そのように考えると、年次有給休暇は、原則として事前に申請しなければならないといえます。

ただし、当日の始業前に従業員が急病や子どもの発熱などの理由で年次有給休暇を申請してきた場合、「当日の連絡は認めない」という対応には問題があります。年次有給休暇は、その請求が当日であることを理由に拒否することはできません。

裁判例：電電公社此花電報電話局事件

【引用】

裁判例結果詳細｜電電公社此花電報電話局事件（最一小判昭57.3.18）全文｜裁判所

この判例では、従業員が当日になって年次有給休暇の取得を請求してきた場合、事業の正常な運営を妨げる正当な理由があって、すぐに取得時季を変更することを従業員に伝えれば、時季変更権の効力は認められると判断しています。時季変更権は、正当な理由があって遅滞なく行使すれば、休暇が開始した後でも認められます。

企業には時季変更権が法律上認められており、その前提として事前申請を求めるのは当然のことでしょう。ただし、従業員にやむを得ない理由がある場合や、特別な理由がある場合は、事業の正常な運営を妨げるほどの事情がなければ、当日や事後の申請を認める対応が現実的といえます。

従業員からの事後申請を必ず認めなくてはならないか

従業員が病気などで欠勤した後に、年次有給休暇にできないかを相談され、断るべきか、認めるべきかを迷うこともあるでしょう。事後申請の対処法について解説します。

原則認める必要はないが、柔軟に対応すべき

従業員がやむを得ない理由により、当日の始業開始前や出勤前に年次有給休暇を使って休みたいと連絡してきたケースや、年次有給休暇開始前や休暇に入ってからその取得を申請してきたケースでは、事前申請を原則としつつ、ときには特段の事情がなければ取得を認めるという対応も必要でしょう。しかし、従業員の休暇が終わった後に会社は時季変更権を行使できないため、出勤できなかった日の翌日など、事後に年次有給休暇を申請してきたケースでは、企業は認める必要はありません。

ただし、従業員が事前に連絡できなかった事情を考慮して、特別に年次有給休暇として処理するケースもあります。なぜなら、従業員自身が入院して連絡ができない場合や、家族や親類に不幸があって急いで駆けつけるため連絡することができない場合もあるからです。

このように事前連絡ができないケースは誰にでも起こり得ます。企業は、柔軟に対応する必要があるでしょう。

申請方法や手続きは就業規則に明確なルールを作る必要がある

就業規則には、年次有給休暇の申請方法や手続きについて規定を設けるのが一般的です。就業規則に明確なルールがなければ、拒否する根拠がなく断ることもできないため、注意が必要です。

就業規則に申請方法や手続きの規定を設ける際、当日や事後の申請を認めるのであれば、「原則は認めない」としつつも、「緊急時ややむを得ない理由がある場合は、事後の申請を認めることもある」などと、企業が当日や事後の申請を認めるかどうかを判断する内容にするとよいでしょう。

申請方法や手続きについても同様です。原則は「指定する最初の休暇の〇日前に所定の書面で届け出なければならない」とし、「緊急時ややむを得ない理由がある場合は、事前に直属の上司または所属長に電話で連絡し、事後出勤時に遅滞なく申請する」などと例外を定めます。

年次有給休暇を1週間前や3週間前までの申請とする企業もありますが、時季変更権の行使に必要な時間が1週間や3週間も必要となる合理的な理由がなければ、認められないこともあります。事前申請は遅くとも「前日まで」とするのが妥当でしょう。

病欠を会社側で自動的に年休として処理することは可能か

年5日の取得義務を守るため、もしくは従業員の年次有給休暇が未消化のままだとトラブルの原因になるため、病欠を自動的に年次有給休暇として処理したいと考える企業もあるでしょう。病欠を事後に年次有給休暇で処理する際の注意点について解説します。

企業の一存のみで処理することはできない

年次有給休暇の残日数が十分残っているとしても、病欠した日について、企業の判断のみで年次有給休暇として処理することはできません。ただし、従業員が同意すれば、年次有給休暇として処理することは可能です。

また、従業員が希望しても、「会社が許可しなければ年次有給休暇が取得できない」という対応も誤りです。年次有給休暇は労働者が日付を指定すれば労働の義務が免除され、許可や承認を必要とするものではないことに留意する必要があります。

就業規則に事後の申請を認めることがある旨を規定していれば、従業員の申請によって同意を確認できます。一方的に企業が処理するのではなく、従業員の意向に基づいて処理するのが正しい方法といえるでしょう。

傷病手当金・休業補償との兼ね合い

入院のため従業員が長期間休むケースでは、健康保険の傷病手当金を受給することができます。傷病手当金の支給額は標準報酬月額の平均額の3分の2、つまり、給与の約3分の2程度で計算されるため、一般的には通常の賃金を支払う年次有給休暇の方が金額は高くなります。しかし、金額が多いからといって、企業が年次有給休暇で勝手に処理することや強制することは認められません。

傷病手当金の支給率や労災の休業補償給付の支給率と年次有給休暇の賃金は異なるため、従業員の年次有給休暇が残っているのであれば、従業員に補償内容と支給率を説明し、年次有給休暇を消化するか、傷病手当金や休業補償給付を受給するかを選択してもらうのが正しい対応です。

年次有給休暇を積み立てられるようにする

未消化の年次有給休暇は企業がよく抱える問題の一つです。従業員が取得しないでいると2年の時効で消滅してしまうため、退職時にまとめて消化したり、買取りを請求されたりするケースがあります。このようなトラブルを防ぐためにも、普段から休暇を取得しやすい環境を整える必要があります。時効で消滅する年次有給休暇を特別休暇として積み立てられるようにするのも一つの方法です。

病気・傷病に対応できる休暇制度を導入する

事前に病気・傷病などに対応できる特別休暇制度を導入すれば、そもそも年次有給休暇の取り扱いで迷うことはなくなります。法律を上回る特別休暇は企業で自由に設計することができ、従業員にもメリットがあります。採用の際には労働条件のアピールにもつながるため、検討してもよいでしょう。

例(1)病気休暇・傷病休暇

長期期間の治療が必要な病気やケガで入院や通院をする際に使用できる休暇です。時効で消滅した年次有給休暇を積み立てる形式や、最初から年次有給休暇とは別に設ける形式があります。時間単位や半日単位の取得を認める例もあります。

例(2)出産・子育て休暇

産前産後休暇、育児休暇とは別に、妊娠・出産から子育てまでの過程で使用できる両立支援を目的とした休暇です。女性だけではなく、男性も取得できるようにしている例もあります。