フレックスタイム制で勤務時間を事前に申請させるのは適切か

法令ではほぼ決まっていない

フレックスタイム制は、法律に「始業及び終業の時刻を労働者の決定に委ねる」こと以上は書かれておらず、勤務時間を事前に申請させることについては、ほぼ説明がないのが現状です。厚生労働省が作成したリーフレットや労使協定例などを見ても、事前申請の可否や労務管理の方法について詳細に解説されたものはなく、運用方法は現場で考えるしかありません。

フレックスタイム制において労働者は、一定の期間内（清算期間）の総労働時間を定められた上で、仕事と生活の調和を図りながら、自身で始業・終業の時刻を選択して働きます。大切なのは、始業・終業の時刻が「労働者の決定に委ねられている」と言えるかどうかです。

どのような事前申請であればよいか

運営上、会社には従業員の勤務予定を把握しておく必要性があり、業務を円滑に進めるためという程度の趣旨であれば、事前に始業・就業の時刻を申告してもらうことが可能です。法律違反になるとは言えないでしょう。

しかし、始業・就業の時刻を事前に申請させた上で、許可が必要となるのであれば話は別です。許可が必要であれば、「労働者の決定に委ねる」ことになりません。また、申告した時間に出社できなかったことを遅刻として取り扱うことは、始業・終業の時刻が労働者の決定に委ねられるというフレックスタイムの趣旨に反します。

では、どのような事前申請であれば許容されるのでしょうか。

翌日の勤務時間の共有を依頼する

翌日の業務の予定・計画を従業員に報告してもらい、社内で勤務時間を共有する程度であれば、問題はありません。会社は組織として運営されるべきであり、業務上の必要性から従業員の業務の進捗状況や行動を把握しておく必要があります。また、会社には労働時間を把握する義務があり、客観的な記録で労働時間を管理することが求められます。

顧客・取引先から担当者へ連絡が入ったとき、上司が部下はどこで何をしているのかをまったく把握しておらず、連絡も取れないようでは、顧客・取引先からの信用を失うことになりかねません。

ただし、従業員に予定を報告してもらう場合も、業務を円滑に進めるという目的の範囲内にとどめ、許可を要するものであってはなりません。

1週間前に勤務時間の共有を依頼する

1週間前に勤務時間の共有を依頼することも、業務を円滑にするという目的の範囲内であれば、ただちに法違反とまで言えません。ただし、方法によってはフレックスタイム制の趣旨に反してしまうため、注意が必要です。

翌週の勤務時間の予定を事前に申請させ、管理することはできません。会社として業務の進捗管理や納期管理など、従業員が職務をはたしているか、労働時間はどのくらいかを管理すること自体は、業務上必要であり、問題ないと言えます。

翌週の勤務時間の予定を事前に申請させる場合、変更があるときは事後に報告させるなどといった運用を行い、従業員に出退勤の時刻の裁量を与えなければなりません。あくまでも勤務時間を社内で情報共有するためであって、勤務予定の提出を義務付けたり、許可制にしたりするのではなく、従業員に決定権がある運用方法にすることが重要です。

1ヵ月前に勤務時間の申請をさせる

1ヵ月前に勤務時間を申請させることは現実的に困難であり、問題がある状態と言えます。そもそも1ヵ月前に勤務時間を特定するように指示すれば、従業員に始業・終業の時刻の裁量を与えているとは言えず、フレックスタイム制の趣旨に反します。労働時間の管理・把握は会社の義務ですが、従業員の業務の予定・計画と勤務時間の特定や管理は、切り離して運用方法を考えるべきです。