中途採用 採用フロー
中途採用の計画立案から入社業務まで、中途採用フローの組み立て方を解説します。
中途採用の流れ、進め方
中途採用業務は採用計画の立案から入社まで、業務が多岐にわたります。全体のフローを理解し、滞りなく進めていかなければなりません。
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- 採用選考における準備作業表｜日本の人事部
採用計画の考え方
採用計画とは、採用活動のもとになる指針のことです。
採用計画を決める際は、採用の目的を明確にし、採用目標を設定することから始めます。具体的にはいつ、どの部署に、どのような人を、何名採用するのかなど、採用のゴールを定めます。採用目標が決まったら、求める人物像や選考基準を考えます。
採用計画や募集計画を立てるうえでは、採用マーケティングの視点も大切です。採用マーケティングとは、自社がターゲットにする人材が求人市場にどのくらいいるのか、ターゲット人材はどのような業種や規模の企業に所属し、どの程度の年収があり、どのようなモチベーションで働いているのかなどを確認し、分析することです。これに沿って、待遇などの条件や、募集の打ち出し方が変わってきます。
- 【参考】
- 採用マーケティング｜日本の人事部
以下で採用計画を立てるときの考え方を整理します。
採用目的を明らかにし、目標を立てる
まず採用目的を明確にし、採用の目標を立てます。自社が求める人材を採用するための大切なプロセスです。
中途採用の主な採用目的には、次のようなことが考えられます。
- 欠員の補充（例：長年勤めていたベテラン社員が退職してしまった）
- 事業拡大による人員増強（例：新規事業部を設置するため、部員を探している）
- 高度な専門スキルを持つ人材の獲得（例：特許の申請に詳しい人材を求めている）
- ダイバーシティの推進（例：既存の従業員と異なるバックグラウンドの人材を求めている）
次に、採用目的から、採用のゴールである採用目標を決めます。採用目標でまとめるべき事項の例は次の通りです。
- 採用時期（いつまでに採用するか）
- 採用人数（何名採用するか）
- 求める人物像（どんな人物を採用するか）
複数の目標がある場合、優先順位をつけて対応することも視野に入れます。
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- 中途採用｜日本の人事部
求める人物像の定め方
採用目的に合わせて、求める人物像を明確にします。求める人物像は、「スキル」と「タイプ」の両面から判断する必要があります。
- スキル：学歴や経験、知識、能力、資格、年齢など
- タイプ：志向性や行動特性、意欲の方向性、業務適性、性格など
知識や経験があり、能力が高い人材でも、企業の経営方針や社風と一致しなければミスマッチが生じ、内定辞退や早期離職を招いてしまうかもしれません。そのため、スキル、タイプの両面から判断することが大切です。
スキルが不足しているがタイプが合致している人材は、足りない部分を入社後の育成でカバーすることも検討します。とくに若手の場合、業界経験がなくて即戦力にはならなくても、ポテンシャルを見込んで採用することがあります。
また、求める人物像を定める際は、人事部門や採用チームだけで決めるのではなく、現場、上層部、経営層などとすり合わせることが必要です。例えば、現場と人事で求める人物像に乖離があった場合、せっかく採用しても入社後にミスマッチを引き起こしかねません。
選考基準の決め方
求める人物像をベースにして、選考基準を決めます。具体的なスキルや経験、意欲や人柄などについて、「必須条件」と「あれば望ましい条件」に分けて前もって言語化します。
昨今は、選考時にストレス耐性を重視する企業が増えています。せっかく採用した人材がストレスで体調不良になったり、離職したりするのを防ぐため、精神面でタフであることを選考基準に含める場合もあります。
なお、家族状況や生活環境などの応募者の適性・能力とは関係ない事柄で採否を決定することは、公正な採用選考を求める厚労省のガイドラインに抵触します。
応募者の適性・能力に関係のない事柄を応募書類で尋ねたり、面接で質問したりすることのないよう配慮が必要です。応募者の適性・能力に関係のない事柄は、無意識に合否の判断に影響を与える可能性があり、就職差別につながる恐れがあります。
- 【参考】
- 公正な採用選考の基本｜厚生労働省
募集の準備と進め方
採用計画を立案したら、募集の準備を始めます。募集条件を決めて求人票を作り、自社の求める人物像や予算に合う方法で人材を募ります。
募集条件の定め方、求人票のつくり方
職業安定法第5条の3（労働条件等の明示）で定められている通り、募集条件には最低限明示しなければいけない労働条件があり、書面による明示が義務づけられています。条件は、可能な限り具体的かつ詳細に記載します。また、労働条件に変更がある場合は、その内容を明示しなければいけません。
- 業務内容
- 契約期間（期間の定めがある場合は、期間も記載）
- 試用期間（試用期間の有無と試用期間）
- 就業場所
- 就業時間
- 休憩時間
- 休日
- 時間外労働の有無
- 賃金（基本給や各種手当など）
- 加入保険（健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険など）
- 募集者の氏名または名称
性別や年齢は男女雇用機会均等法や雇用対策法にのっとり、原則として募集条件に載せません。
- 【参考】
- 動労者を募集する企業の皆様へ｜厚生労働省
- 【関連記事】
- 募集要項例｜日本の人事部
募集方法の選び方
ターゲットや自社の予算に合わせた募集方法を選びます。代表的な募集方法を七つ挙げます。
| 自社ホームページ |
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| ハローワーク |
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| 求人メディア |
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| 人材紹介サービス |
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| 合同会社説明会（転職フェアなど） |
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| リファラルリクルーティング |
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| ダイレクトリクルーティング |
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採用目標や採用コスト、採用スケジュールに合わせて、自社に最適な募集方法を選ぶことが重要です。
- 【参照】
- 求人申込み手続きの流れ｜ハローワーク
選考の進め方
自社の求める人材を採用できるよう、選考手法や選考回数を最適化しながら選考を進めていきます。
選考段階になると、採用担当者は応募者や選考者との連絡が増えます。連絡漏れやミスがないよう、的確に対応することが求められます。
選考フローの考え方、つくり方
採用目的や採用目標を考慮しながら、選考フローを組み立てます。
求める人材を採用することが第一の目的ですが、そのためには選考のスピードも重要です。優秀な人材ほど獲得が難しいため、迅速に選考を進める必要があるからです。簡略化できる選考フローがあれば省略するなどの工夫も必要です。
選考手法
自社が求める人材を見極めるため、各選考方法の特性を理解することが大切です。以下のような選考手法があります。
| 書類選考 | 応募者に履歴書や職務経歴書、エントリーシートを提出してもらい、経験や文章力を確認します。 |
| 面接 | 採用候補者と話すことで、人柄や能力を探ります。その際、企業側だけが質問するのではなく、採用者からの質問も受け付けます。最近ではオンラインでの面接も増えています。 |
| 適性検査 | 候補者の能力や性格などを検査します。企業によりパッケージ化されたものを使用するのが一般的です。 |
| 筆記試験・小論文・実技 | 企業が独自に課題を設定し、達成度を一定の基準で評価する手法です。「問題や課題は妥当か」「不備がないか」「どのような能力を試験したいのか」「採点基準は明確か」などを、事前に社内で確認する必要があります。 |
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選考の具体的な進め方
応募者が在職中の場合、現職の負担にならないように配慮しながら、選考日程を決めます。場合によっては、平日の夕方以降の時間帯や、オンラインでの実施も検討します。
応募者数が多い場合、書類選考を一次選考として応募者を絞り込むこともあります。
選考の実施・見極め編
選考では、「求める人物像」に合致する人材かどうかを見極めます。選考前に、選考者同士で採用目的や採用目標を再認識し、「求める人材像」を一致させておくことが重要です。認識を統一させた上で、以下のようなチェックポイントをもとに選考を進めます。
- 過去の経歴に問題はないか
- 就業意識や志望動機は明確か
- 文章力に問題はないか
- 知識・経験・スキルは自社が求めるものと合致しているか
- どんな考え方を持ち、どんな行動をしているか
- 行動によって今までにどんな結果を出したのか
面接など、社員と応募者が直接話す場面では、応募者も「この企業は自分に合うか」「入社して問題がないか」と企業を見定めています。イメージを損なうことのないよう面接官の振る舞いに注意を払うほか、採用したい人材には入社意欲を高める情報を伝えるなどの工夫が求められます。
選考の実施・実務編
採用担当者の実務は、応募者への連絡や面接官のスケジュール調整、面接場所の確保、応募者情報の共有など、さまざまです。『日本の人事部』では、応募者に案内する際に利用できるテンプレートを用意しています。必要に応じて活用してください。
人材紹介会社を利用している場合は、エージェントとのやり取りが発生します。エージェントから応募者に自社の魅力をアピールしてもらえるよう、工夫することが大事です。紹介された人物の良かった点、要件に沿わなかった点などを伝えることで、採用要件により近い人物を紹介してもらえる可能性もあります。
内定通知、入社手続き
採用が決定したら速やかに内定を通知し、入社意思を確認します。内定者は複数の企業から内定を得ている可能性があります。自社に入社してもらえるよう、採用担当者は内定者をフォローする必要があります。
内定通知の方法
内定者に書面を郵送します。口頭連絡やメールで内定の旨を伝えた場合も、併せて書面で通知します。口頭連絡やメールのみでは、正式な採用と認められない場合があるので、注意が必要です。
『日本の人事部』では、内定通知の書式を用意しています。ぜひ、ご活用ください。
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- 採用内定のお知らせ｜日本の人事部
内定通知・フォロー編
優秀な人材を逃さないためには、内定を出した後も丁寧にフォローを続けることが重要です。転職希望者は、複数の企業の選考を同時に受けることが多く、優秀な人材ほど複数の内定を得ている可能性が高いためです。
内定通知・実務編
内定通知書の発行や内定者フォローをスムーズに進めるには、書式などを事前に用意しておくことが大事です。
内定から入社までは、常に内定辞退のリスクを抱えた状態にあります。選考結果の連絡が遅れたり、メールでの対応が悪かったりすることは内定辞退の理由となり得るので、注意が必要です。
内定辞退を防ぐため、内定者に「入社承諾書」の提出を求める企業もあります。また、入社までの期間には、メールなどで定期的に連絡する、社内報を送付する、在籍社員との交流の場を設けるなど、さまざまなフォロー方法が考えられます。
万が一内定を辞退されたら、辞退理由を尋ねて、次回の採用へ生かせるノウハウを蓄積することが大切です。また、返答を迷っている内定者がいる場合、内定受理期限を設けることで、採用活動を長引かせないように工夫することも重要です。
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- 入社承諾書｜日本の人事部
- 採用｜日本の人事部
入社手続きの実務
入社が決まると、さまざまな事務手続きが発生します。期日までに漏れなく対応できるよう、手続きリストを準備しておくと便利です。以下に、入社手続きの一例を挙げます。
- 従業員名簿や賃金台帳の整備
- 各種社会保険の加入手続き
- 雇用契約の締結
- 入社時必要書類やマイナンバーの収集
- 備品の準備
- 入社オリエンテーションの準備
社会人経験がある中途採用者でも、入社直後は不安を感じながら過ごしています。中途採用者が安心して働けるよう、所属先での導入研修や上司との面談、同僚との交流の場など、受け入れ体制を整えておくことが重要です。
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