休職満了しても復帰できない社員の退職・解雇および有給の取り扱い

休職満了時の「基本」と「就業規則」

休職制度と期間満了の考え方

休職制度は法律で定められたものではなく、企業が就業規則に基づいて独自に設けています。その目的は、社員が傷病などで労務提供できなくなった際に、即解雇ではなく、一定期間の治療と回復の機会を与えることです。

休職期間が満了しても、休職事由が消滅せず、従前の業務を遂行できない場合、労働契約の根幹である労務提供義務が果たせないことになります。この場合、企業によっては就業規則に基づいて、退職の扱い（いわゆる「自然退職」的な取り扱い）とすることがありますが、注意が必要です。本人の同意や就業規則の明確な規定がなければ、解雇とみなされるリスクがあるため、慎重な対応が求められます。

就業規則の規定を確認する

対応を検討する上では、自社の就業規則、特に「休職規定」と「退職・解雇規定」の確認が不可欠です。「休職期間が満了しても復職できない場合は労働契約を終了する」旨の規定の有無と、その内容を正確に把握します。規定が曖昧な場合は、速やかに整備しなければなりません。専門家にも相談するといいでしょう。安易な対応は重大なトラブルを招くため、注意が必要です。

復職可否の判断は「会社の業務基準」で

「復職可能か」の判断で重要なのは、主治医の「復職可」診断書だけで判断しないことです。主治医は日常レベルでの回復を前提に診ていることが多く、会社の業務内容まで把握していることはほとんどありません。

必ず産業医の意見を聴取し、医学的見解と会社の業務内容の両面から検討します。最終的な判断は、主治医や産業医の意見を参考にしつつ、「従前の業務を、通常の水準で、安定して遂行できるか」という業務遂行能力を基準に、会社が行います。リハビリ出勤などを活用し、実際の状況を確認することも有効です。

「退職的取り扱い」と「解雇」：適切な選択と手続き

就業規則による契約終了（いわゆる「自然退職」）の要件と進め方

就業規則に「休職期間満了時に復職不可の場合は労働契約を終了する」との規定が明記され、かつ当該規定が労働者に周知されていれば、これに基づいて労働契約を終了させることが基本的な対応となります。
この場合、(1)明確な就業規則の規定と周知、(2)適正な休職期間の経過、(3)客観的な復職不可の判断、が必要です。

手続きとしては、本人へ事前に「満了日」と「復職できなければ契約終了となる旨」を書面で通知します。満了日をもって退職処理を行い、社会保険などの手続きを進めます。なお、この取り扱いは実質的には解雇と判断されるリスクもあるため、事前に専門家に確認することを推奨します。

「解雇」を選択する場合の注意点とリスク

就業規則に上記のような規定がない場合、または労働者が契約終了に同意しない場合、「普通解雇」を検討することになります。この際、「労働能力が著しく低下し、回復の見込みがなく、労務提供が期待できない」ことが解雇理由となります。

ただし、解雇は厳格に制限されており、安易な判断は不当解雇とみなされるリスクがあります。配置転換などの代替措置を検討し、すべての過程を文書で記録することが必要です。

休職満了時の具体的な対応

【Step1】復職可否判断と記録

満了日の1～2ヵ月前には、診断書提出、産業医との面談、本人との面談を行い、復職可能かどうかを慎重に判断します。「従前の業務を通常の水準で遂行できるか」が判断基準です。判断プロセス、医学的所見、本人の発言、検討経緯などはすべて詳細に記録しておきます。

【Step2】本人への説明と書面通知

復職が困難と判断した場合は、本人と面談し、(1)判断の根拠と経緯、(2)就業規則に基づく契約終了または解雇の可能性、(3)今後の手続きを丁寧に説明します。説明は書面で通知し、記録を残しておくとよいでしょう。

【Step3】手続きの実施

満了日をもって、退職もしくは解雇手続きを進めます。社会保険資格喪失、離職票交付（本人の希望により）、貸与品返却などを適正に行います。解雇とする場合は労働基準法に基づき、解雇予告または予告手当の支払いが必要です。

有給休暇の取り扱い

休職中は労務提供義務が免除されているため、有給休暇を取得することは原則としてできません。また、退職日をもって未消化の年次有給休暇の権利は消滅します。

退職までに有給休暇を消化したいという希望があっても、復職が前提でない場合は現実的に困難です。なお、会社に有給休暇の「買い上げ」義務はありませんが、会社が恩恵的に買い上げることは可能です。その場合は就業規則などで基準を明確にしておくとよいでしょう。
いずれにしても、本人と事前に十分な協議と合意形成を行うことが重要です。

まとめ

休職期間満了時の対応は、就業規則に基づく明確な手続きと、法的知識に裏打ちされた慎重な判断が求められます。さらに、本人の事情や心情に配慮したコミュニケーションも不可欠です。規定が不十分な場合は早期に整備を行い、対応に迷う場合は社会保険労務士や弁護士などの専門家への相談が推奨されます。

監修者：井上 久（井上久社会保険労務士・行政書士事務所）