働き方改革関連法における年次有給休暇取得に関する義務の解説と実例Q&A

1. そもそも年次有給休暇とは？

年次有給休暇（年休）は、一定の要件を満たした労働者に対して付与される休暇です。労働基準法では、毎年一定の年次有給休暇を付与することが使用者側の義務として定められています。

年次有給休暇の発生要件

年次有給休暇は、以下の二つの発生要件を満たすことで付与されます。

＜年次有給休暇の発生要件＞
・雇い入れの日から6ヵ月継続して雇われていること
・全労働日のうち80%以上出勤していること

勤続年数に応じて変動する付与日数

年次有給休暇は雇い入れの日から6ヵ月経過した後に付与されます。年次有給休暇の付与日数は勤続年数によって変動します。

＜年次有給休暇の付与日数＞

付与日数はあくまで下限であり、上記日数より多く付与しても問題ありません。

アルバイトやパートも対象になる

年次有給休暇の付与対象となるのは、全ての労働者です。要件を満たしていれば、雇用形態に縛りはなく、正社員のほか、契約社員や派遣社員、アルバイト・パートも対象になります。契約社員については、無期・有期は問いません。また、管理監督者も付与の対象になります。

フルタイム勤務でない場合の比例付与とは

フルタイム勤務でない場合は付与日数が変動します。これを比例付与といいます。比例付与の対象となるのは、下記の二つの条件の両方を満たしている場合です。

＜比例付与の適用要件＞
・週所定労働日数が4日以下または年所定労働日数が216日以下
・週所定労働時間が30時間未満

二つの要件を満たさない場合は、比例付与は適用されずに通常の年次有給休暇の日数が付与されます。比例付与の付与日数は週当たりの所定労働日数に応じて変動しますが、通常の年次有給休暇の付与条件を満たしていれば付与の対象になります。そのため、週1日勤務の従業員も対象です。

＜年次有給休暇の付与日数　※比例付与が適用される場合＞

引用：年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 p.3｜厚生労働省

買い上げが認められるケース

労働基準法では原則として年次有給休暇の買い上げを認めていませんが、買い上げが認められている例外が三つあります。

＜年次有給休暇の買い上げが認められている三つの例外＞
・法定基準を上回る年次有給休暇が付与されている場合
・年次有給休暇が時効になる場合
・退職により年次有給休暇が未消化になる場合

ただし、上記は買い上げが認められているだけであり、使用者が年次有給休暇を買い上げる必要があると決められているわけではないので、注意が必要です。

有効期限に気を付けよう

年次有給休暇には、発生日から2年間の有効期限があります。期限を過ぎた場合は、繰り越すことなく消滅してしまいます。また、付与単位は基本的に1日単位ですが、半日単位や労使協定を締結することにより時間単位での有給休暇を与えることができるようになります。

2. 働き方改革により変わった年次有給休暇の取得

2018年7月6日、「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」（働き方改革関連法）が公布されました。これに伴い、長時間労働の是正や副業といった新しい働き方の選択、雇用形態に関わらない公正な待遇の確保、労働環境の整備などが進みました。

年次有給休暇取得の促進はこれらの取り組みの一つであり、2019年に労働基準法が改正され、有給休暇取得率の向上を目指して取得日数に関わる義務が追加されました。

労働基準法改正による年次有給休暇に関する変更点

労働基準法改正による年次有給休暇における変更点は、これまでの付与日数の義務に加え、実際の取得日数についても使用者の義務が定められたことです。改正後は、年間10日以上の有給休暇の権利を持つ労働者に対し、使用者は年次有給休暇を年5日以上取得させる義務を負うことになりました。

年5日の時季指定義務について

労働基準法の改正前までは年次有給休暇の取得日数について、使用者に対する義務はありませんでした。そのため、年次有給休暇は労働者からの請求がある時季に与えることとされてきました。しかし、労働者自身で年次有給休暇の取得を申請することが難しいケースもあることから、その場合には使用者が時季を指定し、年5日の年次有給休暇を取得させなければならないように変更されています。

対象者は付与日数が10日以上ある労働者

年次有給休暇取得に関する年5日の時季指定義務の対象になるのは、年休が10日以上付与される労働者のみです。

ただし、年次有給休暇を5日以上取得できている労働者については、使用者が時季指定する必要はなく、指定することもできません。例えば、年次有給休暇を3日のみ取得している労働者がいる場合は、残りの2日分を時季指定し、年次有給休暇を取得させる必要があります。

労働者の意見を尊重する必要がある

使用者が年次有給休暇の時季指定をするときに注意しなければならないのは、労働者の意見を聞き、その意見を尊重しながら時季指定を行わなければならないことです。具体的には、使用者は労働者から取得時季に関する希望を事前に聴取し、その意見を踏まえて具体的な取得時季を指定する、といった進め方が必要です。

年次有給休暇取得の具体的な管理方法

これまで年次有給休暇についての管理は、付与日数と取得日数をチェックし、残日数を把握しておけば十分でした。しかし、法改正後は取得日数の管理も必要になりました。

管理簿は3年間の保存が必要　

使用者は、労働者ごとに年次有給休暇に関する管理簿を作成しなければなりません。具体的には、基準日と取得日数、取得日を記載して管理します。管理簿は名簿や賃金台帳と合わせても構いませんが、年次有給休暇の付与期間や該当期間の満了後3年間は大切に保存しておく必要があります。必要に応じて、いつでも出力する体制が整っている場合は、システム上で管理しても問題ありません。

就業規則への記載は必須　

年次有給休暇を含めた休暇に関わる事項は、労働基準法により就業規則に必ず記載しなければならない項目として定められています。そのため、年次有給休暇の時季指定を行う場合は、時季指定の対象となる労働者の範囲や具体的な時季指定の方法などについて就業規則に細かく記載しなければなりません。

以下は、厚生労働省が提示している「モデル就業規則」です。参考にしてください。

引用元：厚生労働省｜モデル就業規則

違反した場合の罰則

年5日以上の年次有給休暇取得の義務と就業規則への記載を怠った場合は、罰則が科せられる可能性があります。

年5日以上の年次有給休暇を取得させなかった場合、または年5日の時季指定を実施するにもかかわらず就業規則への記載がない場合は、30万円以下の罰金に科せられることがあります。労働者が請求した時季に年次有給休暇を与えなかった場合は、30万円以下の罰金または6ヵ月以下の懲役刑が科せられることもあるため、注意が必要です。

また、罰則は労働者1名につき一つの違反として取り扱われるため、仮に100名について違反があった場合は3,000万円以下の罰金となることも覚えておきましょう。

3. よくある事例を解説

年次有給休暇の付与日を特殊な時期にしている企業もあるでしょう。ここではよくある三つのケースについて、取り扱い方法をご紹介します。

年次有給休暇を前倒しして付与している場合

入社と同時に年次有給休暇を付与しているなど、労働基準法で定められた期間よりも前倒しで年次有給休暇を与えているケースです。この場合は、あくまで付与した日から1年以内に年次有給休暇を5日取得させる必要があります。

例えば、4月1日付の入社で法定通りに年次有給休暇を付与する場合は、10月1日に10日分の年次有給休暇が発生します。この場合、10月1日から翌年9月30日までの1年間に年次有給休暇を5日取得させることになります。しかし、入社日に年次有給休暇を10日分付与している場合は、翌年3月31日までの間に5日分の年次有給休暇を取得させなければなりません。

入社2年目以降の付与日が変更になる場合

全社員で年次有給休暇発生の起算日をそろえる目的で、入社2年目以降の付与日を変えるケースもあります。例えば、以下のケースについて考えてみましょう。

・4月1日に入社し、1年目は法定通り入社6ヵ月後に10日分の年次有給休暇を取得
・入社2年目以降の付与日は4月1日に統一され、同日に11日分の年次有給休暇を取得

1年目の年次有給休暇10日分は10月1日から翌年の9月30日の間について付与されます。しかし、入社2年目については、付与期間が翌年の4月1日から翌々年の3月31日となり、期間が重複することになります。

期間が重複してしまうと管理が複雑になるため、10月1日から翌々年3月31日までの期間中で割合を出し（18ヵ月÷12ヵ月（1年間）×5日）、7.5日以上の年次有給休暇を取得させればよいとすることもできます。

アルバイト・パートや派遣の場合

使用者が年5日の時季指定義務を負うのは、年次有給休暇が10日以上付与されている労働者です。比例付与が適用されないフルタイム勤務のアルバイト・パートや派遣社員が雇用形態を理由に除外されることはありません。比例付与が適用される週所定労働日数が少ない従業員についても、勤続年数が長く年次有給休暇が10日以上付与されている場合は、年5日の時季指定義務の対象労働者となります。

4. 年次有給休暇を管理しやすくするアイデア

法改正に伴い、年次有給休暇の管理項目が増えました。労働者が多いほど付与日や取得日数などの情報管理が複雑になるため、管理の負荷も増えてしまいます。ここでは、労働者ごとの年次有給休暇を管理しやすくする具体的なアイデアをご紹介します。

基準日を年始や年度始めに統一する

労働者が多かったり、新卒の一括採用を実施していたりする場合は、基準日を一つに統一することで管理しやすくなります。切りの良い年度始めや1月1日などがよいでしょう。ただし、入社2年目の社員などは付与期間の重複が発生することがあるため、計算方法については確認が必要です。

1ヵ月の間に違うタイミングで複数名が入社するなど、中途入社が多い企業の場合、基準日を月初に統一するのも管理をしやすくする上で有効です。

取得計画表を作る

労働者一人ひとりが自主的に年次有給休暇の取得申請ができるような仕組みをつくるのも良い方法です。事業所やオフィスごとに年次有給休暇の取得計画表を作成し、労働者に周知するとよいでしょう。

年次有給休暇は2年間の有効期限がありますが、期限ぎりぎりにまとめて消化しようとしても難しいでしょう。年次有給休暇の消化を促すには、計画的に取得してもらうことが大切です。例えば月ごとに従業員ごとの取得予定を明示すれば、部署内での調整が行いやすくなります。

計画年休を活用する

計画年休とは、使用者側が年次有給休暇取得日をあらかじめ指定する方法です。対象となるのは、付与日数から5日を除いた日数分です。例えば、12日の年次有給休暇が付与されている労働者については、7日分の年次有給休暇を計画的に付与することが可能です。

ただし、就業規則による規定や労使協定の締結が必要になります。また、残りの5日分の年次有給休暇については、労働者が希望するタイミングで自由に取得してもらわなければなりません。

時季を指定して取得を促す

年次有給休暇の取得率が著しく悪い労働者には、使用者から積極的に年次有給休暇の取得を促すことが大切です。早めに希望をヒアリングし、余裕を持って日程を調整するように促せば、年5日の時季指定義務を守りやすくなります。

5. 有給休暇取得が義務化された意味を従業員に周知することが大切

働き方改革関連法の施行に伴い、使用者は労働者が年次有給休暇を取得しやすくなるよう、これまで以上に配慮しなければならなくなりました。使用者側から見ると違反に関するリスクに注目が集まりがちですが、今回の法改正の目的である労働者の健康維持とワーク・ライフ・バランスの実現という観点を忘れてはなりません。従って、コンプライアンスの観点だけでなく、従業員全員に年次有給休暇取得の意義を理解してもらう取り組みが重要になります。

管理項目が増えるという声もありますが、管理方法を工夫することで業務負荷を軽減することは可能です。年次有給休暇取得の取得率向上を目指す上では、まず自社の管理体制を確認し、改善のための計画を立ててみるとよいでしょう。