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休職中の社員に届くＥメールの開封について

メンタル不調で医師の診断書提出の上、休職中の社員がいます。

この社員が担当するお客様から業務の依頼がＥメールで、この社員のみに送られていました。

しかし、当社では社員個人のプライバシーを考慮し、この休職中の社員のＥメールは一切、確認していませんでした。

その結果、お客様からの依頼に気付くことができず、結果として放ったらかしになってしまったため、大きな
クレームとなってしまいました。

休職中の社員に届くＥメールを会社が開封することに問題があるでしょうか？

問題を回避できるような規程を設ければ（休職者に限るなど）、開封することができるでしょうか？

社員との間でトラブルにならないように開封する方法があれば教えて下さい。

よろしくお願いいたします。

投稿日：2014/05/15 15:08　ID：QA-0058890

労務・法務・安全衛生

とんびさん: 長野県／精密機器（企業規模 101～300人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4件

プロフェッショナルからの回答

藤田　敏克: 社会保険労務士法人SRグループ　代表

詳細

会社が付与した正規アカウントであれば、開封しても問題ございません。

休職中の社員様のEメールですが、会社が付与した正規アカウントであれば、開封しても問題ございません。

本来であれば、担当者の休職にあたっては後任の担当者に引き継ぎを行うため開封の必要はございませんが、今回の事例のように、急な担当者変更においては引き継ぎが間に合わず、業務上に支障をきたす場合がございます。

会社が配布する正規アカウントでのメール等のクライアント様とのやりとりは公式なものであるため、
業務の必要性の観点で開封はやむを得ないものと考えられます。
（会社によっては業務メールを内部監査の対象にしております。）

尚、TwitterやFacebook、LINE等複数のコミュニケーションツールがございますので、
どこまで公式かを明確にするために、「文書管理規程」を設けている会社もあります。
『業務上のやり取りは、会社の配布アカウントでのメールに限る』等、公式なツールを明確化し、公式なツールについては監査対象とすることを明記することで同様のトラブルを未然に防ぐ方法も考えられます。

投稿日：2014/05/15 20:02　ID：QA-0058892

相談者より

ご回答いただきまして、ありがとうございました。

当社の諸規程を再度確認しましたが、Ｅメールに対する部分が不明確で、かつ、情報漏えいを防止するための規程では社員が他の社員のＩＤを用いてログイン等を行い、情報にアクセスすることが「不正」とされており、今回のケースのような場合には「不正」には当たらないこと等、見直しをしたいと思います。

その上で、開封しお客様のご迷惑にならないようにします。
（もちろん、日々の業務において、一人の社員しか分からないような業務の進め方も見直していく必要があります。）

投稿日：2014/05/16 08:48　ID：QA-0058897大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

社内規程を整備し、社員に告知、周知・徹底することが必要

Ｅメールは、ビジネス・コミュニケーション手段として不可欠のものであり、全社員にアドレスを付与している会社が殆んどでしょう。社員には、職務専念義務があり、ビジネス以外の使用は差し控えるべきである一方、会社には、社員の電子メールの閲覧に際しての、監視の必要性、監視の手段に就いて、適切な社内規程を整備し、社員に告知、周知・徹底することが必要だと思います。その上でなら、もっと早く、対処できたのではないかと思います。具体的な規程文言は、御社のニ－ズにお任せするとして、一般的ポイントは次の諸点が挙げられます。 ① 監視の目的、 ② メールの私的利用・機密情報漏洩等の禁止、 ③ 監視実施を必要とする事態の例示、 ④ 実施の方法、 ⑤ 監視を行う立場の人（通常、直属上司）などです。

投稿日：2014/05/15 20:47　ID：QA-0058895

相談者より

ご回答いただきまして、ありがとうございました。

社内規程の整備の必要性はもちろん、それを休職者だけでなく、全社員への周知が大切なことも教えていただき、大変参考になりました。

「メールが開封される可能がある」ことを社員の頭の中に常にあれば、メールの不正理由に対する「抑止力」にもなると思います。

労働組合とも協議するようにし、社内から反発や不信感が出ないよう丁寧に進めたいと思います。

投稿日：2014/05/16 08:59　ID：QA-0058899大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

業務

会社メールは個人のものではありません。業務推進のために会社が与えたものですから、名刺や電話同様、個人用件に使ったとすれば服務違反にもなり得ます。そうしたことを日頃から想定し、メール規定や合わせて電話、名刺といった会社のアセットの取り扱いもルールが必要と考えます。さて今回は事後になりますので、業務推進上の理由から、上長が引き継いだということを正式に決め、その上でメールも今後は引き継ぎ者が受ける旨、必要と思われる顧客に連絡されてはいかがでしょうか、特定が難しく、また該当社員とも今は連絡が取りづらい状況であれば、メールの転送設定などで、後任者が受けるようにする手もあります。本人にはトラブルが発生し、会社にとって重大な損失を与えたことから、こうした緊急措置に至った経緯を説明し、納得を得るよう努力すべきと思います。

投稿日：2014/05/15 22:48　ID：QA-0058896

相談者より

ご回答いただきまして、ありがとうございました。

本人がメンタル不調のため、なかなか直接話しができないため、まず、規程を至急整備し、お客様にもご迷惑がかかったことをきちんと説明した上で、転送・開封をしていこうと思っております。

投稿日：2014/05/16 08:53　ID：QA-0058898大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします　

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、御社業務に関する依頼であれば、担当社員でなくともメールを開封し対応されるのが当然の対応といえます。業務に関わる事でプライバシー等ということは通常考え難いですし、業務は会社の指揮命令下で行われるものですので、問題ございません。加えて、規定さえ設ければ、休職者でなくとも開封可能といえます。

投稿日：2014/05/16 21:23　ID：QA-0058902

相談者より

ご回答いただきまして、ありがとうございました。

会社が与えたメールですし、業務に必要な手段にもなっているため、
開封できないことはないだろう、と思いつつも、該当者がメンタル不調者のため、
開封後に大きなトラブルに発展するのではないか、という危惧から
ご相談させていただきました。

開封してもトラブルにならないよう、規程類の整備を進めながら
後任者への引継ぎも行なうようにしたいと思います。

投稿日：2014/05/19 08:15　ID：QA-0058911大変参考になった

回答が参考になった 0件

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